淺談高職院校辦公軟件實訓(xùn)如何提高學(xué)生的綜合辦公能力

彭柳

【摘要】辦公室自動化至今為止沒人給出一個準(zhǔn)確的定義，隨著計算機的高速發(fā)展，辦公自動化的概念逐漸被人提出。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，最大限度地利用信息資源，提高產(chǎn)量和質(zhì)量，以謀求更好的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。由于辦公現(xiàn)代化飛速發(fā)展，各企業(yè)和事業(yè)單位對職員的辦公軟件操作能力的要求也日益提高。而能否熟練使用辦公軟件也成為了現(xiàn)代辦公人員的基本要求。經(jīng)過我多年的教學(xué)經(jīng)驗來看，辦公軟件實訓(xùn)對于培養(yǎng)學(xué)生實踐能力，提高職業(yè)素養(yǎng)以及綜合辦公能力具有十分重要的意義。但是目前的辦公軟件實訓(xùn)仍存在很多問題，還需要不斷的去完善。

【關(guān)鍵詞】高職院校；辦公軟件；實訓(xùn)教學(xué)；綜合辦公能力

【中圖分類號】G712；TP317.1-4 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）11-0065-02

一、辦公軟件實訓(xùn)特點

1.起點高。大學(xué)生是高職院校開設(shè)辦公軟件實訓(xùn)的主要教學(xué)對象，因為他們在大一學(xué)年剛開始時就已經(jīng)學(xué)過了計算機基礎(chǔ)理論，并且以掌握計算機基本的操作技能。此階段的學(xué)生感興趣的是辦公軟件的高級操作技能。辦公軟件實訓(xùn)的時間一般為兩周，留給學(xué)生用來熟悉用來熟悉辦公軟件的基本工作頁面、操作方法以及功能的世紀(jì)青年并不多，而辦公軟件的高級應(yīng)用以及綜合應(yīng)用才是其重點。因此起點高的辦公軟件實訓(xùn)可以提高學(xué)生的辦公軟件操作應(yīng)用水平。

2.實訓(xùn)服務(wù)于使用項目。辦公軟件實訓(xùn)的目的不是為了練習(xí)某一個知識點，而是在練習(xí)知識點的同時得到了高級技能以及綜合應(yīng)用的技能訓(xùn)練。這樣會使學(xué)生在完成項目的同時有成就感。選取在實際生活、工作以及學(xué)習(xí)中可能會遇到問題來設(shè)計實訓(xùn)項目，例如論文排版、制作簡歷、工資統(tǒng)計等。其中論文排版是每個學(xué)生寫畢業(yè)論文時都會遇到的問題，假如學(xué)生很熟悉Word文檔簡單的格式設(shè)計，而對頁眉頁腳和目錄設(shè)置等高級應(yīng)用不了解，這樣在工作過程中就會很麻煩。因此所設(shè)計的實訓(xùn)項目也是為了學(xué)生以后能夠?qū)W以致用。

二、辦公軟件實訓(xùn)所存在的問題以及解決方法

辦公軟件實訓(xùn)所存在的最大的問題就是如上文所說，一些項目的實訓(xùn)目的只在于訓(xùn)練某個知識點，讓學(xué)生學(xué)會某個技能，但是學(xué)生在訓(xùn)練完之后并不能去靈活地運用，當(dāng)再次遇到相同的問題時仍不知道怎樣去解決。在學(xué)習(xí)過程中并沒有使學(xué)生得到高級技能以及綜合應(yīng)用的技能訓(xùn)練。這樣的實訓(xùn)是沒有意義的。針對這一現(xiàn)象，采用項目教學(xué)法是最為妥當(dāng)?shù)摹?/p>

項目教學(xué)法與2003年7月由德國聯(lián)邦職教所提出，其主要是在老師的指引幫助下給予學(xué)生一個完整的初期項目并由其獨立完成。包括收集信息、分析數(shù)據(jù)設(shè)計方案以及項目的實施等都由學(xué)生自己完成。通過此過程，幫助學(xué)生了解出處理項目所遇到的每一個問題以及掌握每一個環(huán)節(jié)?！绊椖繛橹骶€，老師為引導(dǎo)，學(xué)生為主體”是其最顯著的特點，是師生共同努力完成項目，共同學(xué)習(xí)取得進(jìn)步的教學(xué)方法。

項目教學(xué)法是當(dāng)前在高職院校中正在全面展開的教學(xué)方法，其應(yīng)用范圍十分廣泛。項目教學(xué)法將教學(xué)實踐、實訓(xùn)中大的項目、案例分解成一個個小項目，在教學(xué)過程中結(jié)合實際，在學(xué)生親身體會所學(xué)知識在實際中的應(yīng)用，不僅提高了學(xué)習(xí)興趣，同時也在實訓(xùn)中提高了學(xué)生的綜合辦公能力。當(dāng)這些小項目被一個一個完成之后，就需要一些綜合性的大項目來鍛煉學(xué)生的綜合應(yīng)用能力，來提高學(xué)生對計算機基礎(chǔ)知識的靈活運用，從而達(dá)到學(xué)以致用。

三、辦公軟件實訓(xùn)組織方式

3.1 嚴(yán)格要求學(xué)生，一人一機，并在規(guī)定的機房上機。實訓(xùn)期間的非上機時間要相互交流討論，取長補短，總結(jié)出自己的薄弱環(huán)節(jié)。

3.2 根據(jù)學(xué)生實際情況，分幾人為一組，其中至少有一到兩名操作能力較強的同學(xué)，上機時一小組成員坐在一起，以達(dá)到相互幫助、共同進(jìn)步的效果。辦公軟件實訓(xùn)應(yīng)以分好的小組為單位，小組中成員各司其職，團(tuán)隊協(xié)作完成任務(wù)，以此來增強其團(tuán)隊協(xié)作能力，并提高相互溝通的能力[1]。

四、辦公軟件實訓(xùn)實施過程

首先給學(xué)生提供實訓(xùn)項目任務(wù)書，任務(wù)書應(yīng)列出目的、要求、項目、課時分配、實訓(xùn)組織方式以及考核形式與評分標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)同時使用文字?jǐn)⑹霾襟E和效果圖以及輔助說明，方便學(xué)生理解和操作。教師不應(yīng)提供任何素材，但可簡要講解關(guān)鍵步驟，然后學(xué)生根據(jù)老師所講，自己在網(wǎng)絡(luò)上尋找相關(guān)素材并整理，依據(jù)實訓(xùn)項目任務(wù)書來完成整個項目[2]。

在整個實訓(xùn)操作過程中，如遇到不解問題，學(xué)生應(yīng)及時向老師提問，老師給予隨時答疑并解決問題。讓學(xué)生認(rèn)為項目已完成時應(yīng)與效果圖進(jìn)行對比，可以有一點出入，但還是當(dāng)出入過大時，學(xué)生應(yīng)思考是什么原因所導(dǎo)致并修改，直至操作與效果圖相符為止。

五、辦公軟件實訓(xùn)考核形式

實訓(xùn)考核分為過程考核和結(jié)果考核兩種形式進(jìn)行。

5.1 過程考核，主要考核以下幾點

（1）實訓(xùn)要求明確，具有具體實訓(xùn)計劃和進(jìn)程表，并且實訓(xùn)能按照其有條不紊的進(jìn)行。

（2）實訓(xùn)過程應(yīng)嚴(yán)格按照實訓(xùn)項目任務(wù)書來操作，不按要求操作者成績按不及格處理。

（3）嚴(yán)格遵守學(xué)校紀(jì)律、實訓(xùn)地點規(guī)章制度，不遲到、不早退、不曠課。如發(fā)現(xiàn)有上述情況，過程考核按不及格處理。

5.2 結(jié)果考核主要考核項目的完成情況以及答辯情況

（1）實訓(xùn)總結(jié)要字跡工整有條理，合乎規(guī)范要求。

（2）答辯過程中，學(xué)生應(yīng)對老師提出的問題給予合理的回答和解釋，并進(jìn)行相關(guān)的操作。

六、“行程計劃”綜合項目實訓(xùn)

項目名稱：行程計劃。

方法：項目教學(xué)法。

內(nèi)容：辦公軟件實訓(xùn)。

目的：熟悉辦公軟件使用，提高學(xué)生綜合辦公能力。

（一）項目整體設(shè)計

1.項目介紹

項目名為“行程策劃”。以“達(dá)明公司一位網(wǎng)絡(luò)項目部的管理人員李麗向部門經(jīng)理申請到世碩技術(shù)有限公司進(jìn)行關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)+的學(xué)習(xí)。另一位網(wǎng)絡(luò)客服部的員工王娟申請到精元股份有限公司進(jìn)行倉庫物業(yè)管理的進(jìn)修。兩位員工均為女性，進(jìn)修地點都在北京，進(jìn)修時間為期三周，周一至周五安排培訓(xùn)，周末不培訓(xùn)，可自行安排時間”為背景。要求：兩個同學(xué)為一個小組，分別模擬為李麗和王娟，請對兩位的行程和經(jīng)費進(jìn)行合理的安排。endprint

2.知識目標(biāo)

（1）熟練運用網(wǎng)絡(luò)查找自己所需資料，以及素材；（2）能夠把相關(guān)散亂素材整理，形成相應(yīng)的文獻(xiàn)；（3）能夠按要求熟練使用相關(guān)計算公式來設(shè)計Excel表格；（4）能夠獨立自主的完成帶有藝術(shù)字、超鏈接等的演示文稿；（5）能夠在PPT的輔助下清晰的表達(dá)自己的計劃安排。

3.能力目標(biāo)

（1）提高學(xué)生使用office軟件的熟練程度，提高學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)途徑解決問題能力；（2）提高學(xué)生的語言表達(dá)能力（書面表達(dá)與口語表達(dá)）；（3）增強其遇到問題時分析問題的能力；（4）使學(xué)生養(yǎng)成遇事獨立思考、獨立解決問題的習(xí)慣。

（二）任務(wù)分析

1.搜集目的地資料

使用某度地圖或者某德地圖查找兩家公司的具體地址：李麗去培訓(xùn)的世碩技術(shù)有限公司，王娟培訓(xùn)的精元股份有限公司。

通過電腦客戶端或者移動客戶端的酒店或者旅游APP（某程、某牛、某哪網(wǎng)）查找住宿的酒店及酒店費用，同時將酒店具體地址、聯(lián)系方式以及分別從住宿酒店到達(dá)目的進(jìn)修地點的最佳路線和備用路線。

學(xué)生可以為二者選擇兩種方案，分別為合住和分開住。（1）合?。阂岳铥?、王娟培訓(xùn)地點的中間位置為原點，選擇交通便利的地點附近的酒店為住宿地點。有點：兩人住在一起安全，而且節(jié)省開支。缺點：相對來說較為奔波，比較麻煩。（2）分開?。焊髯赃x取離自己目的地近的地方住宿。優(yōu)點：便于培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不用住宿的地方和培訓(xùn)點來回奔波。缺點：一個人住不安全，在周末出行、考察的溝通上帶來不便。

在該任務(wù)階段，小組合作學(xué)習(xí)方式是一個比較合適的方法，小組成員明確分工，每個人負(fù)責(zé)自己的任務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)搜集資料、整理歸納，再根據(jù)實際情況作出可行性較大的項目策劃書，并且上交任課教師。通過此項任務(wù)可以使學(xué)生的網(wǎng)絡(luò)搜索能力和團(tuán)隊協(xié)作能力得到極大的鍛煉和提高[3]。

2.出行時間、路線規(guī)劃設(shè)計

此小項目的任務(wù)：設(shè)計完成的出行規(guī)劃書，可以完成“行程策劃”的演示文稿，并且能夠清晰表達(dá)該項目。主要有以下要求：（1）有培訓(xùn)結(jié)構(gòu)相關(guān)簡介；（2）寫明所選出行方案以及入選理由、所需費用，主要是為了證明方案的可行性和合理性；（3）有所培訓(xùn)內(nèi)容的相關(guān)簡介；（4）標(biāo)明入住酒店的具體位置、聯(lián)系方式、所需費用；（5）標(biāo)明兩人到達(dá)培訓(xùn)單位的最佳路線，備用路線，出行費用；（6）寫清楚日程表和周末出游的安排。

小組成員分別完成6個小項的內(nèi)容，之后匯總資料由組長整理歸納為Word文檔，有副組長根據(jù)文檔資料制作“行程策劃”的演示文稿。該項任務(wù)不僅提高了學(xué)生的信息采集和整理能力，還使學(xué)生更加熟練地使用office軟件，也進(jìn)一步提高了學(xué)生的團(tuán)隊分工合作能力。

3.出行花銷預(yù)算

此項任務(wù)要求學(xué)生制作出“出行花銷預(yù)算表”，有如下要求：（1）“出行花銷預(yù)算表”一共分五個子表：李麗花銷預(yù)算表、公共費用、李麗花銷表、王娟花銷預(yù)算表和王娟花銷表；（2）出行花銷預(yù)算表包括：項目名稱、預(yù)算金額、是否報銷及備注；（3）五個分表包含存入與支出兩項。每一項應(yīng)包括：時間、金額、項目名稱、是否報銷以及備注。該項任務(wù)中的幾項表格鍛煉了學(xué)生對Excel的實際運用能力，Excel中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、公式計算以及表格的綜合運用都在該項任務(wù)中有所體現(xiàn)。

4.制作出行計劃PPT

此項目的任務(wù)是為“行程策劃”的項目書制作“出行計劃”的PPT，目的是在公司會議上向各部門經(jīng)理講解這次培訓(xùn)的必要性以及可執(zhí)行性等。PPT（演示文稿）制作功能強大、通用性強，而且可以配合多媒體展示。在此項任務(wù)中制作的PPT目的是為了展示此次計劃的可操作性，以便得到公司各部門的支持，獲得這次外出培訓(xùn)的機會。該項目對制作的PPT（演示文稿）有如下要求：（1）幻燈片設(shè)計風(fēng)格簡潔、大方，有新意；（2）有利于演講者語言表達(dá)，以說服各部門經(jīng)理為目的。

該任務(wù)不僅提高了學(xué)生對PPT的掌握度，也提高了學(xué)生的動手操作能力，而且在制作幻燈片的過程中加入了Word與Excel的內(nèi)容，使其對office各辦公軟件的用途以及區(qū)別有了更加深入的了解，從而使學(xué)生對這三種常用軟件的使用更更加協(xié)調(diào)[4]。

5.小組作品演示

該項任務(wù)是整個項目的最后一步，也是前期幾個任務(wù)的最后總結(jié)與展示，也是各個小組最后的成果演示，要求各小組用PPT（演示文稿）來講解各組的最后成果。具體要求：（1）小組2名成員演示，目的：爭取此次培訓(xùn)機會；（2）小組互評，目的：認(rèn)識到自己小組的不足，學(xué)習(xí)其他小組的長處；加深實訓(xùn)認(rèn)識，提高學(xué)習(xí)小狗；（3）教師點評，目的：激勵學(xué)生，認(rèn)識自己的長處與不足，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)熱情。

在此階段，各個小組在班級中、在全體學(xué)生中展示了各自小組作品，在小組互評環(huán)節(jié)認(rèn)識到了自己的不足之處，而教師對學(xué)生的點評與鼓勵，激發(fā)了學(xué)生學(xué)習(xí)的熱情，也提高了實訓(xùn)的效果，讓學(xué)生在之后的學(xué)習(xí)中更有競爭性。

在“行程策劃”這個綜合大項目案例中，通過分解不同的小項目來提高學(xué)生對辦公軟件的操作熟練度，讓學(xué)生在真正的項目實訓(xùn)中提高對office辦公軟件的應(yīng)用能力，而不是停留在軟件的基礎(chǔ)使用上，同時也提高了學(xué)生的團(tuán)隊協(xié)作能力、搜集資料的能力以及語言表達(dá)能力。

七、總結(jié)

培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)技能、增強學(xué)生實際工作能力最有效的方式就是辦公軟件實訓(xùn)。經(jīng)過我多年教學(xué)實踐經(jīng)驗表明，學(xué)生可以在實訓(xùn)過程中發(fā)現(xiàn)各種問題，在解決問題過程中得到感受和啟發(fā)。還可以使學(xué)生從不同的角度解決問題，讓學(xué)生主動思考，養(yǎng)成獨自思考的習(xí)慣，激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)新意識，提高其解決和處理突發(fā)問題的能力。

在現(xiàn)如今的社會，計算機早已成為社會多元化的潮流，他已滲入人們生活的方方面面。當(dāng)代學(xué)生作為未來的辦公室工作人員更是離不開計算機，其必須熟練掌握各種綜合辦公軟件，以及擁有強大的綜合辦公能力，才能不為這個社會所淘汰。

參考文獻(xiàn)

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[2]詹龍，張璐.論高職院校計算機基礎(chǔ)教學(xué)中的辦公軟件教學(xué)[J].現(xiàn)代營銷（學(xué)苑版），2011，（10）：284-285.

[3]林莉蕓，陳秀琴.對高職院校非計算機專業(yè)《常用辦公軟件》課程的幾點思考[J].福建電腦，2016，（05）：169-170.

[4]黃嘉.高職院校辦公軟件實訓(xùn)教學(xué)研究[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報，2014，（05）：31.endprint