新形勢(shì)下檔案管理工作研究

摘要：檔案管理工作因其工作性質(zhì)，不斷進(jìn)步的同時(shí)，也存在一定程度的滯后。如何在國(guó)家發(fā)展、社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，緊跟時(shí)代步伐，滿足新形勢(shì)下各單位檔案管理的需求，本文通過(guò)分析檔案管理工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 整理

國(guó)務(wù)院辦公廳在其印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中指出，檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。因此，做好檔案管理工作，對(duì)于各地區(qū)各單位來(lái)說(shuō)，是必須進(jìn)行的基礎(chǔ)性工作。新時(shí)期新形勢(shì)下，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的進(jìn)程，加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

一、檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）不同階段表現(xiàn)。根據(jù)我國(guó)國(guó)情，檔案管理工作主要分為兩個(gè)工作階段：檔案室階段和檔案館階段。不同階段的工作側(cè)重不同，對(duì)于檔案的管理方式及檔案工作的服務(wù)對(duì)象也不同。檔案室階段，檔案的管理是為了本單位日常工作提供所需憑證和參考，強(qiáng)調(diào)利用性，一般屬于檔案的中間過(guò)渡階段。而在檔案館階段，檔案的使用價(jià)值降低，社會(huì)價(jià)值上升，檔案從社會(huì)應(yīng)用走向永久保存。檔案管理工作的重心也側(cè)重于對(duì)檔案的保護(hù)和整理。

（二）主體依附性。檔案產(chǎn)生于其所記錄的社會(huì)主體和實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程，是對(duì)該主體的全部歷史以及經(jīng)驗(yàn)成果、方法理念的反映。因此，檔案具有主體依附性，檔案的價(jià)值與其記錄的社會(huì)主體息息相關(guān)。檔案的主體依附性，使其不具備一般的傳播性，無(wú)法進(jìn)行正常的交互傳遞，從而限制了檔案管理的活動(dòng)范圍。

（三）相對(duì)封閉性?；跈n案的生成性質(zhì)，檔案管理具有相對(duì)封閉性。檔案直接關(guān)系到其所依附社會(huì)主體的切身利益，可能涉及國(guó)家機(jī)密、技術(shù)秘密等，因此，檔案從生成開(kāi)始，便由國(guó)家嚴(yán)格界定對(duì)外封閉期。檔案封閉期不對(duì)外開(kāi)放或限制開(kāi)放，有利于檔案的有效保管和保密，但同時(shí)也影響和阻礙了檔案的利用。這是貫穿于檔案管理工作中的固有矛盾，也側(cè)面推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理機(jī)制不完善。當(dāng)前，我國(guó)檔案管理工作尚未建立健全嚴(yán)格的規(guī)章制度和規(guī)范有序的工作流程。在實(shí)際工作中，建檔、保存、借閱等環(huán)節(jié)都存在疏漏，檔案資料收集片面、整理混亂等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，這對(duì)檔案的日常使用和保護(hù)都造成了負(fù)面影響。檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊，且某些單位管理人員多為兼職干部，崗位輪換不規(guī)律、人員調(diào)動(dòng)頻繁，無(wú)法專(zhuān)注于檔案管理業(yè)務(wù)，難以保證檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化。

（二）信息化水平不夠。隨著信息化管理的推進(jìn)，文檔管理系統(tǒng)介入到檔案管理的工作當(dāng)中，以信息化形式實(shí)現(xiàn)了文檔的集中選編、交互管理、靈活存儲(chǔ)。但文檔管理系統(tǒng)安裝復(fù)雜、存儲(chǔ)信息龐大，對(duì)管理人員的軟件水平提出了更高要求，并且具有一定的維護(hù)成本。因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)施齊全，提高人員信息化水平，是滿足信息化管理的基本條件。

（三）從業(yè)人員狀態(tài)。由于檔案管理工作的相對(duì)封閉性，以及日復(fù)一日復(fù)雜且枯燥的工作事務(wù)，作為檔案管理人員，容易把自己與外部環(huán)境隔絕，產(chǎn)生孤僻、壓抑的心理，對(duì)自身的職業(yè)產(chǎn)生煩躁不安的情緒。檔案管理工作本身也處于各單位整體工作的邊緣，擔(dān)負(fù)的職責(zé)往往得不到其他崗位人員應(yīng)有的尊重，使得檔案管理人員和相關(guān)從業(yè)人員往往缺乏應(yīng)有的職業(yè)成就感，進(jìn)一步加劇了檔案管理人員不良的心理反應(yīng)。

三、新形勢(shì)下檔案管理和服務(wù)理念的創(chuàng)新

（一）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。以人為本是開(kāi)展一切工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作的創(chuàng)新，歸根結(jié)底是人的理念、思想、方法和素質(zhì)的創(chuàng)新。要改變當(dāng)前檔案管理人員兼職干部多、業(yè)務(wù)素質(zhì)不均衡的現(xiàn)狀，需要培養(yǎng)和引進(jìn)信息化、專(zhuān)業(yè)化人才，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人專(zhuān)崗和協(xié)同管理。

（二）優(yōu)化檔案資源。檔案資源的收集，既要廣，也要精；既要全面，也要深入。不能一味求多，要嚴(yán)格按照《檔案法》《檔案工作實(shí)務(wù)》等法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際，著重收集、整理具有代表性的資料，規(guī)范檔案建檔編檔，形成檔案資源的集中和優(yōu)化。

（三）優(yōu)化服務(wù)機(jī)制。檔案管理工作雖然具有其特殊性，但本質(zhì)還是服務(wù)性工作。要改變檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)“你來(lái)查我才找”的被動(dòng)形式，把握好利用和管理之間的尺度。要從管理人員開(kāi)始，提倡積極主動(dòng)的服務(wù)態(tài)度，推行檔案管理服務(wù)均等化。要靈活運(yùn)用信息化管理，加強(qiáng)檔案管理人員協(xié)作、檔案管理部門(mén)協(xié)作以及兄弟單位協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建立檔案“一站式服務(wù)”，從而使得檔案服務(wù)更便捷、更親民。

作為檔案管理人員，必須要對(duì)檔案管理工作的重要性有足夠的認(rèn)知。隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案管理工作也在向新的階段邁進(jìn)，檔案管理人員也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這樣的新形勢(shì)下，把握機(jī)遇，突破自我，實(shí)現(xiàn)發(fā)展，成為檔案工作的有力保障，是每個(gè)檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取的。

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（作者簡(jiǎn)介：劉樹(shù)君，男，中專(zhuān)，集安市清河鎮(zhèn)文化站站長(zhǎng)）（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?