試在“云”端管后勤

錢耀剛

筆者從現(xiàn)代教育技術(shù)工作轉(zhuǎn)崗從事后勤管理，面對的是一校多區(qū)的航母型校園，學(xué)校以條線垂直管理與校區(qū)塊面管理相結(jié)合的方式運(yùn)行，各校區(qū)占地面積均較大，各校區(qū)之間有相當(dāng)長的物理距離，管理范圍較廣。后勤管理工作具有煩瑣、復(fù)雜、事務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，資產(chǎn)管理、基建維修管理、采購管理等更是后勤管理的重點(diǎn)難點(diǎn)。作為后勤服務(wù)管理工作的負(fù)責(zé)人，在思考之余，筆者發(fā)現(xiàn)校區(qū)后勤管理工作面臨以下幾個(gè)難題：一是如何匯總歸集各校區(qū)后勤管理工作的各項(xiàng)分散、孤立信息，以便全局把握統(tǒng)一管理的問題；二是如何協(xié)同各校區(qū)后勤管理部門，提高管理工作效率與提升管理工作品質(zhì)的問題；三是如何加強(qiáng)各校區(qū)信息溝通，實(shí)現(xiàn)管理工作提速增效的問題。

針對以上幾個(gè)問題，筆者想到是否可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行后勤管理網(wǎng)絡(luò)化的嘗試與探索呢？學(xué)校信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施齊全，后勤管理隊(duì)伍信息技術(shù)應(yīng)用水平較好，各校區(qū)使用光纖接入互聯(lián)網(wǎng)，這些軟硬件條件為后勤管理“云”端化、網(wǎng)絡(luò)化提供了有力保障。

一、“云”端存儲，資料管用兩相宜

學(xué)校后勤服務(wù)管理工作有很大一部分是需要進(jìn)行資料收集、匯總的工作。如何有效地匯總?cè)５暮笄诜?wù)工作各方面的資料？如何高效地收取各校區(qū)上交的各項(xiàng)資料？如何快速檢索與分享這些資料，以供學(xué)校管理者使用？針對這些問題，我們嘗試在學(xué)校服務(wù)器上架設(shè)FTP服務(wù)器，建立了具有本校特色的管理資源庫，將后勤管理服務(wù)工作所涉及的各項(xiàng)資料分類保存。FTP（文件傳輸協(xié)議）是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用之信息共享中的非常重要的一個(gè)內(nèi)容，后勤服務(wù)條線的各個(gè)管理者可以便捷存取所需資料。

在FTP管理資源庫的建立與使用過程中，我們發(fā)現(xiàn)其有以下優(yōu)點(diǎn)：①存取方便，不受物理距離制約，適用于多校區(qū)資料收集。②集中管理，資料匯集完整有序，便于學(xué)校管理。③權(quán)限清晰，管理人員各司其職，根據(jù)崗位存取對應(yīng)資料。

使用FTP建設(shè)資源庫固然有上述優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也有其不足之處：①FTP管理資源庫自身安全保障問題。由于資源庫建于學(xué)校服務(wù)器上，無論是硬件安全性還是軟件安全性，都不是非?？煽俊ＹY源庫內(nèi)資料需要更好的安全保障，如備份、防誤刪等。②FTP管理資源庫內(nèi)資源的分享功能較弱，不便于資源的交流。③FTP管理資源庫的應(yīng)用性能較弱，由于網(wǎng)絡(luò)帶寬限制以及特有的南北寬帶互通障礙國情，在異地使用管理資源庫時(shí)常常出現(xiàn)訪問困難問題。

針對以上問題，我們嘗試使用“百度云”服務(wù)加以解決。“百度云”是百度公司推出的一款云服務(wù)產(chǎn)品。通過百度云可以將照片、文檔、音樂、通訊錄數(shù)據(jù)在各類設(shè)備中使用，在眾多朋友圈里分享與交流。通過“百度云”的自動(dòng)同步功能，實(shí)現(xiàn)了管理資源庫的云端備份，保證了數(shù)據(jù)的安全。通過“百度云”的分享功能，實(shí)現(xiàn)了管理資源安全分享，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。利用“百度云”本身的帶寬與服務(wù)器資源，完美實(shí)現(xiàn)異地?zé)o障礙訪問管理資源功能。

由此，一個(gè)初具雛形的“云”端管理資源庫正式形成，在使用過程中體現(xiàn)了設(shè)計(jì)之初的設(shè)想，實(shí)現(xiàn)了多校區(qū)網(wǎng)絡(luò)化資源庫管理的初衷，發(fā)揮了較好的資料管理作用。

二、“云”端應(yīng)用，后勤管理高效率

學(xué)校后勤管理中，固定資產(chǎn)管理、基建維修管理、物料采購管理都是工作的重要組成部分，基于多校區(qū)的校情特點(diǎn)，學(xué)校后勤管理在資產(chǎn)管理的一致性、項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)化、采購工作的流程化等方面都有其特殊性。如何協(xié)同工作、高效優(yōu)質(zhì)完成此類工作，成為學(xué)校思考的內(nèi)容。學(xué)校已有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多校區(qū)網(wǎng)絡(luò)化統(tǒng)一管理。這一系統(tǒng)的使用，將管理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化，使其成為“云”端應(yīng)用不失為一個(gè)可行之法。

如何架構(gòu)“云”端應(yīng)用呢？在尋找比對之后，我們選定一個(gè)名為“勤哲Excel服務(wù)器”的軟件作為系統(tǒng)開發(fā)軟件。勤哲Excel服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶的管理軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺，用戶可以利用電子表格軟件Microsoft Office Excel、WPS電子表格和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)MS-SQLServer輕松完成網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)。我們根據(jù)學(xué)?；ňS修項(xiàng)目的審批實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)流程，利用這一軟件開發(fā)了覆蓋項(xiàng)目申報(bào)、預(yù)算、復(fù)核、審批、結(jié)算、反饋全流程的“學(xué)?；ňS修項(xiàng)目管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，體現(xiàn)了以下優(yōu)點(diǎn)：①網(wǎng)絡(luò)化管理，減少校區(qū)間距離影響，提高項(xiàng)目實(shí)施效率。②項(xiàng)目文檔電子化管理，便于匯總與整理，適合多校區(qū)校園的后勤服務(wù)管理要求。③責(zé)權(quán)分配明確，實(shí)現(xiàn)維修基建項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化實(shí)施，提升學(xué)校管理形象。學(xué)校將以此為起點(diǎn)，在今后繼續(xù)實(shí)現(xiàn)后勤服務(wù)管理應(yīng)用的“云”端化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、“云”端溝通，上情下達(dá)有效果

在學(xué)校管理工作中，文件精神的傳達(dá)、工作任務(wù)的布置等都免不了各種形式的溝通與交流。這些工作在單一校區(qū)的學(xué)校不會(huì)有實(shí)施方面的困難。然而，由于本校校區(qū)多，組織一次后勤管理者工作會(huì)議需要考慮多種因素，與會(huì)者也要進(jìn)行先期的課務(wù)調(diào)整、工作安排等，會(huì)議組織有一定的復(fù)雜度。同時(shí)，由于日常工作中，臨時(shí)任務(wù)、特別安排時(shí)有發(fā)生，也不可能經(jīng)常性以會(huì)議形式進(jìn)行傳達(dá)與布置。因此，如何實(shí)現(xiàn)文件精神的上情下達(dá)、任務(wù)下發(fā)得通暢到位，成了我們研究的課題之一。基于在管理資源“云”端化、后勤應(yīng)用“云”端化等方面的應(yīng)用實(shí)踐，我們也嘗試了日常交流與一般會(huì)議的“云”端化實(shí)踐探索。

學(xué)校建立了后勤管理工作群，將日常的臨時(shí)性工作任務(wù)與要求通過QQ群下發(fā)各校區(qū)后勤服務(wù)管理者，并要求及時(shí)作出任務(wù)響應(yīng)反饋，對于需要檢查顯性成果的任務(wù)，則要求各校區(qū)將任務(wù)完成情況拍攝照片后直接在群里遞交。這樣的溝通形式，極大地提高了溝通效率，加快了工作的速度。對于一些細(xì)節(jié)要求較多、較為重要的工作，我們通過群視頻功能召開網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議。網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議的使用，既能快速完成會(huì)議精神傳達(dá)，又避免了召開常規(guī)會(huì)議的種種條件限制，受到了學(xué)校后勤服務(wù)管理者們的歡迎。

基于QQ功能的“云”端溝通，主要體現(xiàn)了以下優(yōu)點(diǎn)：①溝通效率高，工作布置迅速。②制約條件少，降低組織工作難度。③降低溝通成本，減少參會(huì)的時(shí)間成本，適合多校區(qū)學(xué)校應(yīng)用。當(dāng)然在應(yīng)用過程中，也有一些美中不足的地方。比如，網(wǎng)絡(luò)狀況的不確定性影響溝通的流暢程度；因未及時(shí)看到消息而造成的延遲等。對于這些不足，我們通過多種其他渠道加以補(bǔ)充，以提高“云”端溝通的可靠性。

學(xué)校的后勤管理工作內(nèi)容繁多，多校區(qū)情況更為復(fù)雜，管理難度更高。筆者通過資源存儲、管理應(yīng)用以及溝通交流的“云”端化、網(wǎng)絡(luò)化探索，嘗試構(gòu)建信息化后勤管理體系，初步解決了本文開頭所述的三方面問題；良好的后勤服務(wù)為教育教學(xué)質(zhì)量的提高提供了保障，同時(shí)也成為提升學(xué)校管理水平、提高學(xué)校軟實(shí)力的有效手段。在今后的后勤管理工作中，我們還將繼續(xù)探索實(shí)踐，利用“云”端技術(shù)開拓新型管理模式，提升管理工作水平。endprint