信息化時代高校檔案管理的現(xiàn)實需求與路徑選擇

林杰

（華南理工大學(xué)公共管理學(xué)院，廣州510640）

信息化時代高校檔案管理的現(xiàn)實需求與路徑選擇

林杰

（華南理工大學(xué)公共管理學(xué)院，廣州510640）

隨著信息化時代的到來，高校檔案管理工作面臨著新的現(xiàn)實的挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作是高校日常工作的重要組成部分，能夠衡量高校的管理水平。因此，主要介紹了高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和基本構(gòu)成，針對目前信息化過程中面臨的主要的問題，提出了改善的路徑。

高校；檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)實需求；路徑選擇

作為高校的信息資源之一，高校檔案包羅萬象，主要有高校的科研、發(fā)展歷程、校園管理、學(xué)校黨政活動等的翔實記錄，是高校的事業(yè)、歷史發(fā)展的見證者，其管理水平可以作為高校管理水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和高校檔案管理之間的關(guān)系也越來越緊密。這就推動了檔案管理的信息化發(fā)展，同樣也帶來了許多的新問題和新挑戰(zhàn)。

一、信息化時代高校檔案管理的內(nèi)涵及構(gòu)成

隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理信息化逐步成為了目前檔案管理工作當(dāng)中的重要構(gòu)成部分。當(dāng)下，高校對于檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計和加工，并通過數(shù)字化的手段，對檔案資源進(jìn)行合理科學(xué)的分配，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源為全校師生、社會成員共同使用，這樣就能夠極大地開發(fā)和拓展信息檔案的利用率，從而實現(xiàn)信息檔案為社會服務(wù)的作用。可以說，高校信息化檔案管理建設(shè)是在進(jìn)行紙質(zhì)和電子檔案管理過程中，一方面不斷拓寬檔案的資源和類型，另一方面要不斷創(chuàng)新和改善檔案的利用方式。此方式通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和計算及技術(shù)進(jìn)行館藏檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)一步擴(kuò)充這些檔案管理的應(yīng)用方式。在校園數(shù)字化的過程中，檔案的數(shù)字化建設(shè)是非常關(guān)鍵的。利用信息化的技術(shù)獲取、處理、分類保存、應(yīng)用檔案信息，提升管理檔案過程中的管理效率，實現(xiàn)最大程度的資源共享，最終實現(xiàn)館藏信息的數(shù)字化，從而使得檔案管理工作進(jìn)一步走向數(shù)字化、規(guī)范化進(jìn)程。

通常來說，檔案管理的信息化主要包括以下幾個系統(tǒng)：（1）綜合布線系統(tǒng)。這一系統(tǒng)能夠滿足使用者快捷、方便查詢數(shù)據(jù)的需求，以及館藏工作者對歸檔過程方便、快捷的要求，同時，此系統(tǒng)的開發(fā)要考慮系統(tǒng)使用的可靠性、維護(hù)簡易、可擴(kuò)充等方面的性能。（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的過程中，一定要遵循可靠性、安全性、適應(yīng)性、擴(kuò)展性這四大目標(biāo)，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)計的過程中，同樣也要注意到檔案服務(wù)對象的廣泛性以及特殊性，要保證此系統(tǒng)的方便和快捷性。（3）身份驗證系統(tǒng)。在身份驗證系統(tǒng)的選擇上，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)一般選擇數(shù)字證書，利用非對稱和對稱密碼技術(shù)建立的身份驗證系統(tǒng)可以很好保障信息無法被他人竊取，并且能夠保障信息在傳遞的過程不被篡改。（4）數(shù)字化系統(tǒng)。此系統(tǒng)包括了數(shù)字化加工系統(tǒng)、微縮系統(tǒng)、綜合管理系統(tǒng)。（5）安防系統(tǒng)。（6）檔案庫管理監(jiān)控系統(tǒng)。

二、信息化時代高校檔案管理的現(xiàn)實需求

（一）高校檔案管理的效率不斷提升

在傳統(tǒng)的檔案管理過程當(dāng)中，管理人員通常以檔案作為實體進(jìn)行管理，這一管理過程工作量很大，效率極低；在檢索方面更是通過手工檢索，由工作人員進(jìn)行記錄查找，再根據(jù)記錄到庫房進(jìn)行查找，不但耗費(fèi)時間又耗費(fèi)人力。如果進(jìn)行信息化管理的話，檔案管理工作就能夠?qū)崿F(xiàn)自動化、實時化、共享化，只要把信息進(jìn)行錄入，就能夠多次使用，并且進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享，只要通過網(wǎng)絡(luò)，使用者就可以進(jìn)行及時快捷的查詢。另外，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計過程中，可以省略人工測算的步驟，信息化技術(shù)能夠使檔案信息的利用更加方便、容易，可以大大提高工作效率。

（二）能夠促使檔案工作者的業(yè)務(wù)水平不斷提升

檔案管理的信息化過程能夠使得檔案管理管理工作人員有充分的時間進(jìn)行業(yè)務(wù)鉆研，學(xué)習(xí)相關(guān)的科學(xué)管理知識，在工作的過程當(dāng)中不斷創(chuàng)新開拓，提升自身的管理水平。如果實行信息化管理，檔案工作人員就能夠從繁雜的人工勞動中得以脫身，減輕了工作強(qiáng)度，節(jié)省了大量的時間，這不但有利于檔案管理工作者的工作心情和工作狀態(tài)，更能夠體現(xiàn)出現(xiàn)代管理中“以人為本”的管理理念。

（三）能夠不斷的深化高校制度改革

目前，我國高校制度改革不斷深入，高校制度在不斷發(fā)生變化，制度改革導(dǎo)致了人才流動頻繁、管理事務(wù)多樣化、檔案文本多樣化等問題，在解決這些問題時，信息化管理能夠充分凸顯出其優(yōu)勢。以人事檔案管理為例，隨著認(rèn)識制度改革的深入，高校用人制度也在不斷的改變，合同聘用制打破了終身制的瓶頸，人事制度改革造成了頻繁的人員流動。一些人員的代理人事制度解決了以前的被動局面，將人事檔案交到為人才進(jìn)行服務(wù)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行專門的管理，在選擇了新的崗位之后，工作人員可以履行簽約，并進(jìn)行解除聘用合同的手續(xù)，在此過程當(dāng)中，員工人事檔案傳遞的過程不會受到影響。在高校進(jìn)行人才招聘時，只需要通過網(wǎng)絡(luò)平臺，從人才機(jī)構(gòu)的信息網(wǎng)上下載所需專業(yè)人才的檔案和基本信息，并進(jìn)行保存就可以。在實行信息化管理檔案之后，信息檔案能夠取代實體管理，減少在檔案查詢的過程當(dāng)中帶來的各種不便利。隨著信息化的不斷發(fā)展，高校能夠直接將檔案信息上傳到網(wǎng)上，在進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，也可以隨時把信息進(jìn)行上傳，不但有利于檔案管理，同時也加強(qiáng)了檔案的實時性。

（四）紙質(zhì)檔案得到更加妥善的保護(hù)

當(dāng)下，高校的檔案管理都是到檔案收藏室進(jìn)行紙質(zhì)檔案的翻閱，并從中抄錄相關(guān)的文件信息或是進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的復(fù)印。但是，不同部門的職能有所不同，利用檔案的部門又很龐雜，對于同一條信息，可能會有多個部門會進(jìn)行重復(fù)的查閱，這樣不僅會浪費(fèi)時間和人力，影響查閱的效率，并且會加速紙質(zhì)檔案的損壞。紙質(zhì)檔案是最為原始也最為有力的證據(jù)材料，其客觀性毋庸置疑，因此，保護(hù)紙質(zhì)檔案就十分重要。檔案的利用頻率十分高，在工作的過程當(dāng)中，很多檔案會被重復(fù)多次的查詢，在有爭議或是需要審核內(nèi)容時，檔案翻閱的次數(shù)更多，在一些問題有異議時，檔案可能需要多次查詢翻閱，在多次查詢翻閱、反復(fù)拆裝的過程中，檔案的損壞速度急劇加快。如果實行信息化的管理手段，檔案信息就可以在數(shù)據(jù)庫中獲取，這樣就會減少檔案管理人員和紙質(zhì)材料之間的接觸，也就減少了人為磨損，這樣既有利于紙質(zhì)載體的保管，同樣也能夠延長紙質(zhì)材料的壽命。

（五）檔案管理信息化之后，檔案管理的社會價值隨之不斷提升

信息化管理最大的特征就是信息的公開化。封閉的檔案管理模式限制了檔案信息的傳播和流通，阻礙了社會中有需求的人對于檔案的需求，從而會影響信息的傳播，就會在一定程度上影響社會財富的創(chuàng)造，導(dǎo)致了在我國不斷改革開放的今天，檔案受到的重視越來越小。據(jù)統(tǒng)計，我國的信息檔案在流通的過程中，有超過五成的人和部門無法及時獲取所需檔案?？梢姡忾]的檔案管理模式已經(jīng)無法符合社會改革的需求，與我黨在新時期的管理戰(zhàn)略是相違背的。實行檔案管理信息化，可將檔案管理和信息技術(shù)以及市場發(fā)展需求進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，深化服務(wù)的內(nèi)容和內(nèi)涵，不斷豐富和拓展服務(wù)領(lǐng)域，真正實現(xiàn)檔案信息的合理運(yùn)用，發(fā)掘出檔案中的知識價值，有利于信息的交流，部門之間相互的合作，為社會的各項事業(yè)提供良好服務(wù)。

三、信息化時代高校檔案管理的路徑選擇

通過分析檔案信息化的顯示需求，找到了我國目前檔案信息化存在的瓶頸，結(jié)合信息化的特點，筆者提出了下述的優(yōu)化路徑。

（一）加強(qiáng)信息化的宣傳，提升對于信息化的重視

在我國高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，不僅僅簡單的需要信息化技術(shù)，更重要的是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到信息化管理的重要性，樹立起正確的信息化管理理念和思想。在檔案管理過程中，要不斷引進(jìn)新技術(shù)，不斷更新信息化管理技術(shù)和手段。雖然利用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)取代舊日的手工勞動是一個循序漸進(jìn)的過程，不是一朝一夕就能完成的，但是在改變的過程當(dāng)中，要利用現(xiàn)代化信息化的檔案管理思想和理念進(jìn)行指引，因而，在目前的高校檔案管理時，轉(zhuǎn)變落后的管理方式是十分重要的。為此，學(xué)校要做好信息化管理的宣傳工作，提升全校人員對于檔案管理的認(rèn)識，在宣傳的過程當(dāng)中，可以改變學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視科研輕視檔案的問題。做好檔案管理信息化的進(jìn)展宣傳，并及時地把信息化過程中遇到的一些問題進(jìn)行匯報，爭取政策上更大的支持，為推進(jìn)信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

（二）制定出符合學(xué)校實際情況的檔案管理制度和模式

與社會其他部門相比，高校的檔案管理有著自身的特殊性，因此要結(jié)合實際，設(shè)定符合高校的檔案管理模式。如會議記錄管理、教師工作量管理、進(jìn)修情況管理、學(xué)生健康標(biāo)準(zhǔn)實施等各方面的管理。正是由于存在這些與眾不同的方面，對于普通的檔案管理制度來講，是有一定的局限性。因此，要根據(jù)高校的特點，建立起專門針對高校的檔案管理制度，只有這樣，才能做到有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化可以說是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。檔案資料信息想要實現(xiàn)管理過程中的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，就必須要先解決檔案信息處理過程當(dāng)中的規(guī)范問題。當(dāng)下，我國高校檔案管理在管理思想、管理手段上都有一定的問題，正是由于這些問題，嚴(yán)重制約了我國高校檔案信息化的建設(shè)腳步。想要不斷推動高校檔案管理的信息化進(jìn)程，能夠讓檔案信息資源發(fā)揮出最大的社會效益，高校檔案管理部門就要不斷加強(qiáng)高校檔案管理的規(guī)范建設(shè)。作為社會檔案事業(yè)系統(tǒng)中的一個重要組成部分，必須把高校檔案管理工作納入全社會系統(tǒng)中進(jìn)行考慮，從而更好地進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。如果不遵循標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則，在運(yùn)行的過程就會舉步維艱。因此，必須要建立起檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能夠有利于高校檔案的信息化管理和信息資源的廣泛共享。

（四）完善高校檔案的內(nèi)容體系

根據(jù)高校檔案管理的實際情況，高校檔案管理的內(nèi)容體系一般包含教學(xué)、科研、管理、財務(wù)、公共設(shè)施和其他，在這些大的類別又可以細(xì)化出若干個小的項目。此外，高校檔案管理的內(nèi)容體系形式也應(yīng)該多樣化，如紙質(zhì)文字材料、影像材料、聲音材料等。因此，高校的檔案管理歸檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)建立起科學(xué)規(guī)范的檔案內(nèi)容體系，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的系統(tǒng)科學(xué)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理的整體功能，提升檔案利用的價值。

（五）加大資金投入力度，加強(qiáng)相關(guān)硬件、軟件設(shè)施配置

由于信息化建設(shè)過程本身就是一項資金密集型的工程，需要進(jìn)行大量資金的投入來購入相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，所以在檔案管理信息化的過程中，尤其是在初期，其建設(shè)必然是一項高投入的工作。如果資金緊缺必然會影響相關(guān)軟件和硬件的基礎(chǔ)建設(shè)，導(dǎo)致設(shè)備滯后，影響甚至延遲信息化的過程。當(dāng)下，我國高校的信息化管理建設(shè)過程中，雖然已經(jīng)奠定了一定的基礎(chǔ)，但是總的來說還是處于一個比較低的水平，一些高校檔案室設(shè)施還非常的不完善。尤其是在一些招生情況較差的高校，檔案室甚至只有最基本的基礎(chǔ)設(shè)施，一些高校的檔案室甚至是處于應(yīng)付的狀態(tài)。從檔案管理工作信息化的需求看來，目前我國的高校檔案管理的存儲、傳遞、網(wǎng)絡(luò)化等方面和檔案信息化管理仍然存在著很大的距離。因此，高校的檔案信息化管理建設(shè)還應(yīng)當(dāng)加大對于基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，從而加速整體的前進(jìn)步伐。

（六）提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

和其他普通檔案相比，高校檔案具有其特殊性，如涉及范圍寬廣、工作量巨大等。加上檔案管理工作本身就是一個系統(tǒng)的過程，涉及到了各個方面的工作，學(xué)科交叉十分的明顯，尤其是在當(dāng)下科學(xué)分化和高度綜合發(fā)展的情況下，對于高校檔案管理工作人員來說，只具備檔案學(xué)的相關(guān)專業(yè)知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。況且，高校檔案管理人員大部分并非檔案專業(yè)出身，專業(yè)能力十分欠缺，急需提升。結(jié)合檔案管理人員的專業(yè)能力現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，有三種路徑提升專業(yè)能力：首先，提升思想認(rèn)知，轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)管理思想，提升對于信息化的認(rèn)識；其次，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)行持續(xù)的業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)；最后，引入高素質(zhì)的檔案管理相關(guān)人才。

結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息化也在不斷迅速發(fā)展。信息化的快速發(fā)展，為高校檔案的管理工作提出了新的要求。在知識經(jīng)濟(jì)條件下，我們每個人都享受到了信息化帶來的便利，同時也受到了信息化帶來的挑戰(zhàn)。在機(jī)遇和挑戰(zhàn)相互作用的情況下，我們更應(yīng)該把握好高校檔案管理的發(fā)展方向。只有選擇正確的發(fā)展路徑，才能夠推動高校檔案管理工作的不斷進(jìn)步，實現(xiàn)檔案的社會價值。

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[責(zé)任編輯 柯黎]

G647.2；G270.7

A

1673-291X（2017）26-0163-02

2017-05-20

2015年度華南理工大學(xué)中央高校項目“信息化背景下高?；鶎涌蒲袡n案管理的問題及對策研究”（-x2ggD2157380）

林杰（1981-），男，廣東廣州人，碩士，實驗師，從事計算機(jī)應(yīng)用、科研管理研究。