檔案質(zhì)量管理淺議

張 宇 / 平泉市人力資源和社會保障局

檔案質(zhì)量管理淺議

張 宇 / 平泉市人力資源和社會保障局

檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作人員以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。為了提高檔案質(zhì)量管理的水平，必須建立檢查檔案管理制度，同時完善檔案管理自身的各種制度。

檔案；質(zhì)量管理；提高

隨著社會的發(fā)展，檔案質(zhì)量管理越來越顯得十分重要。面對檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。要明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，并從各方面入手使檔案質(zhì)量不斷提高。

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點

檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作人員以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個特點：一是全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。二是樹立“檔案質(zhì)量,人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。三是全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理?？茖W(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、建立檢查檔案管理制度

1.提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識。

提高檔案管理的認(rèn)識是保證檢查檔案質(zhì)量的前提。檢查檔案包括的內(nèi)容比較多，一般包括以下幾個環(huán)節(jié)。檢查準(zhǔn)備階段資料：檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等；檢查實施階段資料：檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達(dá)通知、送達(dá)回執(zhí)、被檢查單位的書面意見或說明、相關(guān)的調(diào)研資料等；檢查結(jié)論及總結(jié)資料：檢查結(jié)論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結(jié)、檢查情況匯總表、有關(guān)請示及回復(fù)文件等；檢查整改資料：入庫單、調(diào)賬憑證復(fù)印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的，是一項全面、細(xì)致的工作。一項檢查工作從檢查內(nèi)容的確定，檢查方案的制定，檢查通知書的下發(fā)，檢查工作的開展，到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀(jì)違規(guī)問題的整改等，整個過程都必須有嚴(yán)格的工作規(guī)則來制約。因此，提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識，是做好檔案管理工作的前提。

2.全員參與、分工負(fù)責(zé),是保證檔案質(zhì)量的重要手段。

檢查檔案質(zhì)量與業(yè)務(wù)工作質(zhì)量緊密相連，統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求，更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識，高質(zhì)量地完成檢查工作。實踐證明，建立具體檢查人員負(fù)責(zé)檔案整理、專職檔案管理人員再進(jìn)行復(fù)核的工作制度，是保證檢查檔案質(zhì)量的有效方法。檢查人員一般對違紀(jì)問題比較清楚，掌握檢查的整體情況，能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工，,既保證檢查資料的完整性，又保證其相關(guān)性。

3.加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理，是提高檔案質(zhì)量的制度保障。

檢查檔案的管理水，是隨著一定時期檢查工作的內(nèi)容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應(yīng)檢查工作發(fā)展要求，檢查檔案管理工作重心也應(yīng)由事后控制與管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過程中及時發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質(zhì)量的問題，加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理，不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問題，才能不斷適應(yīng)監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求，保證檢查檔案的質(zhì)量。

4.積極推進(jìn)信息化進(jìn)程,是提高檔案管理質(zhì)量的必然要求。

隨著辦公自動化技術(shù)的普及，財政檢查機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計算機(jī)進(jìn)行保存、檢索、編目、借閱等，不僅能減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度，提高工作效率,還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計算機(jī)相結(jié)合的方法管理檢查檔案，則既可以使案卷整齊規(guī)范，查找時一目了然，又能夠為查閱者提供迅速、準(zhǔn)確、快捷的查找方式，有利于提高檔案工作質(zhì)量。

三、完善檔案管理自身制度

1.必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。

檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。

2.建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。

要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識，要有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計劃，使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

3.運用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。

計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運用計算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

總之，檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，提高檔案管理人員的意識，檔案科學(xué)管理,用豐富科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。實踐證明，只有好工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

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