高職院校品牌專業(yè)檔案管理問題診斷及策略研究

田姝

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.30.222

摘 要：以高職院校品牌專業(yè)的檔案管理為研究對象，對品牌專業(yè)檔案管理的重要性和必要性進(jìn)行了論述，深入分析了當(dāng)前檔案管理工作出現(xiàn)的諸多問題，如檔案管理意識的薄弱、檔案管理設(shè)施的滯后、檔案管理機(jī)制的不健全等，明確指出檔案管理不到位對專業(yè)發(fā)展的不良影響，還分析了以上問題產(chǎn)生的主要原因，并就解決問題提出了專業(yè)的建議。

關(guān)鍵詞：高職院校 品牌專業(yè) 檔案管理

中圖分類號：G647；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）10（c）-0222-02

隨著就業(yè)競爭力的持續(xù)性增長以及我國對高職院校專業(yè)的特色化要求逐漸增強(qiáng)，品牌專業(yè)的建設(shè)成為了當(dāng)今我國高等職業(yè)教育院校發(fā)展的重中之重。品牌專業(yè)的建設(shè)有助于專業(yè)人才的培養(yǎng)，在很大程度提高了高職院校的就業(yè)率和競爭力。因此，高等職業(yè)教育院校越來越認(rèn)識到品牌專業(yè)建設(shè)的重要性。

而檔案管理工作就是高職院校品牌專業(yè)建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障。檔案管理工作是否到位直接關(guān)系到品牌專業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。品牌專業(yè)的檔案管理主要是指將品牌專業(yè)從創(chuàng)辦到發(fā)展積累下來的一系列有關(guān)教學(xué)、科研、各種培訓(xùn)等文字資料、音頻資料、圖片資料、視頻資料進(jìn)行歸納與整理。品牌專業(yè)的發(fā)展水平、個性特點(diǎn)、科研成果等均可以在檔案管理過程中詳實(shí)地體現(xiàn)出來。近年來，高職院校普遍認(rèn)識到品牌專業(yè)的檔案管理工作是不容忽視的，一些檔案管理具體的工作得到了進(jìn)步與發(fā)展，但是在有些方面仍然存在著諸多問題和不足。

1 高職院校品牌專業(yè)檔案管理的重要性

高職院校品牌專業(yè)檔案是使外界充分認(rèn)識本校品牌專業(yè)特色和發(fā)展的窗口，可以有效提升品牌專業(yè)的社會影響力。同時品牌專業(yè)檔案是品牌專業(yè)發(fā)展的力量源泉。高質(zhì)量和高水平的檔案管理能夠?qū)⑵放茖I(yè)從建立到發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴逐漸積累下來，幫助專業(yè)建設(shè)人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在關(guān)鍵時刻決定專業(yè)發(fā)展的方向，從而打造出自己的辦學(xué)特色。專業(yè)檔案中的部分資料也可以運(yùn)用到教學(xué)運(yùn)行之中，為品牌專業(yè)教學(xué)管理提供良好的支撐，因此，高職院校品牌的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)受到高度重視。

2 高職院校品牌專業(yè)檔案管理的問題診斷

2.1 品牌專業(yè)檔案管理意識相對滯后

通過對部分高職院校的走訪調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)的高職院校盡管相當(dāng)重視品牌專業(yè)的建設(shè)，但是在考量品牌專業(yè)建設(shè)時，往往將眼光駐足于該專業(yè)的就業(yè)率，以就業(yè)率的高低來評判品牌專業(yè)的優(yōu)劣，而專業(yè)檔案管理的工作往往被忽視。有些專業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，品牌專業(yè)的檔案管理工作主要是分類保存，并不需要太高的技術(shù)含量。正因如此目前大多數(shù)的品牌專業(yè)的檔案管理者并不具備檔案管理的相關(guān)知識和技能，甚至許多品牌專業(yè)的檔案也并沒有安排專人管理，而是由普通的教務(wù)人員代為管理。由于沒有獨(dú)立、完整的品牌專業(yè)檔案管理部門和具有專業(yè)知識技能的檔案管理者，從而導(dǎo)致品牌專業(yè)的相關(guān)資料堆砌、亂放、遺落等現(xiàn)象頻發(fā)，不能得到及時梳理、歸檔和儲藏，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)工作不能順利進(jìn)行和開展。

2.2 品牌專業(yè)檔案管理的設(shè)施落后

隨著科技的進(jìn)步以及信息技術(shù)的普及，與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，現(xiàn)代的檔案管理工作已逐步發(fā)展為信息化管理方式。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為照片掃描件等數(shù)字化檔案。再將圖片、資料、記錄、音頻、視頻等信息存入電腦，以數(shù)字化的形式將檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行呈現(xiàn)，檔案管理人員通過在電腦上操作對相關(guān)電子文件進(jìn)行整理和歸檔，便于統(tǒng)計、檢索和應(yīng)用。利用品牌專業(yè)的網(wǎng)站平臺按照不同級別的權(quán)限向用戶開放，實(shí)現(xiàn)不同教師不同學(xué)校資源共享。但是，很多高職院校的品牌專業(yè)并沒有針對檔案管理配備專用電腦、掃描儀、移動硬盤等必備設(shè)施，也沒有設(shè)立專門的品牌專業(yè)檔案室或者檔案室規(guī)模較小，檔案儲藏柜和消毒器等保護(hù)設(shè)施也有所缺失，使得品牌專業(yè)的相關(guān)檔案不能得到有效的歸納、消毒與保護(hù)。除此之外，相關(guān)檔案管理人員對于數(shù)據(jù)庫和云平臺等相關(guān)先進(jìn)數(shù)據(jù)存儲方法和專業(yè)知識掌握并不熟練，而是依然延續(xù)了傳統(tǒng)的檔案管理方式方法，直接導(dǎo)致工作效率低下。

2.3 品牌專業(yè)檔案管理的機(jī)制不健全

由于部分高職院校的相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理重視程度欠佳，品牌專業(yè)的檔案管理機(jī)制往往不夠健全。因?yàn)闆]有相應(yīng)的規(guī)章制度和問責(zé)機(jī)制，相關(guān)材料的整理與保存沒有專門的負(fù)責(zé)人。而無人負(fù)責(zé)、無人監(jiān)管的現(xiàn)象甚至?xí)?dǎo)致部分資料的老化、破損、丟失等各種紊亂的現(xiàn)象。這樣的檔案管理不但不能夠?yàn)槠放茖I(yè)的建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)和支持，反而給專業(yè)建設(shè)發(fā)展帶來了諸多的困擾。

3 高職品牌專業(yè)檔案管理的策略探究

3.1 提高品牌專業(yè)檔案管理的意識

高職院校應(yīng)該從根本上提高品牌專業(yè)檔案管理的意識。眾所周知，檔案管理工作較為紛繁而復(fù)雜，涉及到方方面面細(xì)微瑣碎的事項(xiàng)。作為學(xué)校乃至二級學(xué)院的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在重視品牌專業(yè)建設(shè)的同時，加強(qiáng)對品牌專業(yè)檔案管理的重視程度，把檔案管理納入到專業(yè)建設(shè)的計劃中，將其作為品牌專業(yè)發(fā)展的重要事項(xiàng)去抓。在教師隊(duì)伍中，大力宣傳品牌專業(yè)檔案管理工作的重要性，使廣大教師提高品牌專業(yè)檔案管理的意識，調(diào)動他們積極主動地參與學(xué)校品牌專業(yè)資料的收集工作。此外，對于每個品牌專業(yè)都應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案管理人員，通過組織培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等多種方式方法加強(qiáng)檔案管理人員對品牌專業(yè)檔案管理的認(rèn)識，充分了解品牌專業(yè)檔案管理的價值所在，不斷學(xué)習(xí)并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高數(shù)據(jù)收集和檔案管理能力，從而提高檔案管理質(zhì)量和水平。

3.2 加強(qiáng)品牌專業(yè)檔案管理的設(shè)施建設(shè)

目前，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，檔案管理更多地采用了資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化的管理形式，因此，高職院校對品牌專業(yè)檔案管理過程中應(yīng)該加強(qiáng)管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。建立專門的品牌專業(yè)檔案室，配備專用電腦等必備硬件設(shè)施，將有關(guān)教學(xué)、科研、培訓(xùn)、會議等文字資料、音頻資料、圖片資料、視頻資料進(jìn)行甄別與篩選，存儲到電腦，從而促進(jìn)存儲和查閱工作的進(jìn)行。除此之外，高職院校還應(yīng)該為輔助檔案管理的信息化添加相應(yīng)的其他硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，如掃描儀、打印機(jī)以及檔案管理軟件等，有效實(shí)現(xiàn)高職院校品牌專業(yè)檔案管理的信息化，從而方便資源的共享以及日后的數(shù)據(jù)提取和使用。

3.3 健全品牌專業(yè)檔案管理機(jī)制細(xì)化考核方式

學(xué)校應(yīng)該構(gòu)建一套完善的檔案管理制度，構(gòu)筑一套科學(xué)、系統(tǒng)、完整的管理體系和評估方法，對品牌專業(yè)檔案管理工作進(jìn)行及時監(jiān)督、監(jiān)管。并且相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)適時督促品牌專業(yè)的檔案管理者積極的參加培訓(xùn)活動，從根本上增強(qiáng)檔案管理者的知識儲備和專業(yè)技能，使檔案管理者的各個事項(xiàng)都做到有章可循，從而緩解目前檔案管理工作紊亂的情況。另外，檔案管理工作是一項(xiàng)紛繁而復(fù)雜的工作，高職院校在部署檔案管理工作時應(yīng)該將工作落實(shí)到實(shí)處，建立健全各人員之間的職責(zé)協(xié)調(diào)機(jī)制，避免出現(xiàn)品牌專業(yè)資料和數(shù)據(jù)的丟失、破損以及遺漏現(xiàn)象。

4 結(jié)語

高職院校品牌專業(yè)的建設(shè)離不開檔案管理，檔案材料是高職院校品牌專業(yè)建設(shè)的重要載體，是外界充分認(rèn)識品牌專業(yè)的窗口和工具，是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。品牌專業(yè)檔案管理是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分。高職院校只有在日常工作中加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，才能使品牌專業(yè)的檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，步入規(guī)范化、系統(tǒng)化、智能化以及科學(xué)化的軌道，從而更好地為品牌專業(yè)乃至高職院校的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)和支持。

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