充分運(yùn)用短信通知，做好學(xué)院辦公室的精細(xì)化管理工作

陳瑋

摘 要： 學(xué)院辦公室是承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)，在學(xué)院整個(gè)工作中具有特殊的地位和作用。利用新媒體平臺，分門別類，分組管理，字斟句酌，深思熟慮，根據(jù)各類通知的特點(diǎn)及要求對短信分別加以編輯，充分發(fā)揮其作用，是學(xué)院辦公室加強(qiáng)精細(xì)化管理，提高工作效率的良好途徑。

關(guān)鍵詞： 短信通知 新媒體 分組 編輯 分類

高等學(xué)校二級學(xué)院辦公室承擔(dān)著學(xué)院的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、人事、物資、經(jīng)費(fèi)使用等日常管理工作，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁和樞紐，也是學(xué)院對內(nèi)對外的窗口。辦公室是院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策和實(shí)施決策服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。它在學(xué)院整個(gè)工作中具有特殊的地位和作用。在日常工作中，院辦與學(xué)校各職能部門及學(xué)院師生有著廣泛的工作聯(lián)系。辦公室的主要職能是圍繞高?！叭瞬排囵B(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)”的中心工作，做好服務(wù)、管理、信息處理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等。辦公室有黨政、教務(wù)、科研、研究生教學(xué)等管理功能。因此，辦公室工作質(zhì)量和效率，不僅關(guān)系著全院各項(xiàng)工作的進(jìn)程和效果，而且關(guān)系著學(xué)院的聲譽(yù)和形象。正確發(fā)揮辦公室的作用，履行好辦公室的職能，具有非常重要的意義。我在學(xué)院辦公室工作多年，認(rèn)為充分利用短信通知加強(qiáng)學(xué)院辦公室的精細(xì)化管理，是提高工作效率的好辦法。在實(shí)踐中我的具體做法如下：

一、利用QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)平臺，充分發(fā)揮新媒體的作用。

院辦有一項(xiàng)重要功能是上傳下達(dá)，我強(qiáng)調(diào)通過QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)平臺高效地完成管理工作。我們學(xué)院的教職工群和學(xué)生教學(xué)信息員等很多群都是我建的，我也盡力發(fā)揮它們的作用，堅(jiān)持用短信通知加強(qiáng)各項(xiàng)管理工作。短信管理方便快捷，能很好地保證信息傳遞的穩(wěn)定性。我們一直保持著和人事處、教務(wù)處、科技處、研究生院等上級各職能部門、兄弟部門，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師及學(xué)生的密切聯(lián)系，通過這樣精細(xì)化的管理，提高工作效率。

選擇QQ、微信這些新媒體平臺作為短信發(fā)送主要載體的原因主要是：

1.經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，成本較低。除了上網(wǎng)費(fèi)外，不需要其他任何費(fèi)用。這對年齡較大平時(shí)不用電腦上網(wǎng)的老師或出門在外不便用電腦上網(wǎng)的老師是非常有利的。

2.方便快捷，資源共享。QQ群的最主要優(yōu)勢是可以及時(shí)上傳各類文件的電子稿至共享區(qū)域，有需要的群成員只要有網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地都可以根據(jù)通知要求自行下載、查看，不管是文字還是圖片資料。比如學(xué)院培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教職工聯(lián)系方式表、畢業(yè)展的照片等。

3.群體交流，溝通無礙。QQ或微信群的另一大優(yōu)勢是可以實(shí)現(xiàn)群成員在一起就一個(gè)問題各抒己見，交流思想、看法。偶爾有空的時(shí)候，同事們也在群里聊聊生活問題，使大家增進(jìn)彼此間的了解和情感交流，也是一種休閑放松的方式。另外，群成員可以單獨(dú)點(diǎn)對點(diǎn)交流。不管是師生之間、同事之間，還是上下級之間，均可以任意交流，互動交流可以由“1對N”、“N對1”、“N對N”等多種方式展開，同時(shí)保證一定的私密性。

4.穩(wěn)定安全，記錄可查。所有發(fā)送的短信及要求對方回復(fù)的消息記錄都可以通過電腦或手機(jī)查看。偶爾有的事情忘記了也沒關(guān)系，查看歷史記錄就可以解決問題。

二、分門別類，分組管理，盡量減少不同成員之間的互相干擾。

如QQ群，我們有和上級職能部門及兄弟部門交流的工作群，如人事工作群、財(cái)務(wù)管理群、安全信息群、教務(wù)管理群、研究生教學(xué)秘書群、科研秘書群等。學(xué)院內(nèi)部有全體教職工大群，還有一些小群如院領(lǐng)導(dǎo)及主任群、管理人員群、導(dǎo)師群、學(xué)院黨員群等。有時(shí)候因?yàn)橐恍┡R時(shí)階段性工作，會根據(jù)需要新建學(xué)科評估、招生宣傳等群。專門針對學(xué)生的有教學(xué)信息員群、勤工助學(xué)群、在職研究生群、全日制研究生年級群等。這樣針對不同工作對象，發(fā)送不同的短信通知，以免造成對其他無關(guān)人員的干擾，影響其他人的工作。有些重要的如績效工作等通知，為確保每位成員都能收到，可以先在QQ群中發(fā)一遍，再通過微信發(fā)一遍。一般的消息，如果不是特別重要的，如學(xué)校的一些新聞報(bào)道等，只在QQ群發(fā)送即可。

三、字斟句酌，深思熟慮，短信通知應(yīng)該經(jīng)過草擬、編輯后再發(fā)出。

短信通知不是隨便發(fā)的，要經(jīng)過思考、編輯后再發(fā)出，保證信息傳遞的準(zhǔn)確、到位。傳達(dá)上級的通知也不能是簡單的復(fù)制、粘貼，而要經(jīng)過仔細(xì)閱讀，領(lǐng)會其精神、要求后再傳達(dá)。我的電腦中有一個(gè)專門的文件夾，就是各類短信通知。文件夾下又有很多個(gè)word文檔，發(fā)給不同對象的短信分別存放在不同的文檔中，這其中有發(fā)給教師的，有發(fā)給本科教學(xué)信息員的，有發(fā)給研究生的，還有作為班主任發(fā)給自己所帶班級學(xué)生的等。自2009年9月有記錄以來，一直到現(xiàn)在一共8年多的時(shí)間，大部分通知我都保留著，而且標(biāo)注了通知發(fā)出的日期，這就是我的短信通知記錄檔案。我的絕大部分通知都是在我的短信通知檔案中經(jīng)過編輯、處理以后再發(fā)出去的。在日常工作中，有的時(shí)候需要查核往年相關(guān)資料，我只要把通知檔案打開就一目了然了。我統(tǒng)計(jì)了一下，8年多來我發(fā)給老師的通知有記錄的超過41萬字，發(fā)給本科生教學(xué)信息員的通知約7萬字，2014年9月至今3年多時(shí)間發(fā)給全日制研究生的通知約6萬字，2012年9月至今5年發(fā)給在職研究生的通知約8000字，4年時(shí)間發(fā)給我擔(dān)任班主任的一個(gè)班級學(xué)生的通知約24000字。這些短信通知凝聚了我的心血，見證了我的付出。辛勤的勞動使我獲得了上級職能部門及本院領(lǐng)導(dǎo)、師生對我工作的高度肯定，他們說我是個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)、氣場強(qiáng)大的好老師。更重要的是，這些付出換來了學(xué)院學(xué)科建設(shè)、教學(xué)、科研等各方面管理的井然有序。

編寫短信通知有幾點(diǎn)需要注意：

1.通知要短而精?，F(xiàn)在不管是老師還是學(xué)生，工作、學(xué)習(xí)節(jié)奏都比較快，大家都很忙，所以通知不宜過長。特殊情況遇到很長的通知，可以分幾次發(fā)送。

如開學(xué)前的教學(xué)檢查提醒短信可以這樣發(fā)：明天就要正式上課了，按照慣例，教務(wù)處已安排以王校長為首的校領(lǐng)導(dǎo)檢查（全天都有，多批次）。請大家做好充分準(zhǔn)備，認(rèn)真?zhèn)湔n，提前搞清上課地點(diǎn)（特別是需要提前拿鑰匙的機(jī)房、多媒體教室等特殊教室），按時(shí)上課，千萬不要遲到。良好的開端是成功的一半，祝大家新學(xué)期工作順利。再比如，這是一條期末考試期間發(fā)現(xiàn)有作弊狀況后發(fā)給學(xué)生的通知：針對近幾天監(jiān)考中發(fā)現(xiàn)的不良現(xiàn)象，特提出警告：再有作弊者一律當(dāng)堂?？迹瑫r(shí)報(bào)送學(xué)院、學(xué)校教務(wù)處處理。請每位同學(xué)自律，對自己的行為負(fù)責(zé)，出了事沒有后悔藥。這條短信言簡意賅，語氣也比較嚴(yán)厲，能對學(xué)生起到震懾作用。

2.通知不能太短。短信如果太短的話，傳達(dá)的有效信息太少，影響表達(dá)效果。短信該長的時(shí)候也要加長。比如期中教學(xué)檢查的通知，可以用一句話：本學(xué)期期中教學(xué)檢查即將開始，詳見教務(wù)處網(wǎng)站。但我認(rèn)為這樣的通知太簡單了，還是應(yīng)該提綱挈領(lǐng)地把檢查要點(diǎn)提煉一下。我是這樣發(fā)的：各位老師，根據(jù)學(xué)校教學(xué)工作安排，本學(xué)期期中教學(xué)檢查工作定于第7周至10周（10月10日至11月4日）進(jìn)行。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、檢查內(nèi)容：1.教師教學(xué)情況；2.學(xué)生聽課情況；3.實(shí)踐教學(xué)情況。二、檢查的方式和要求：1.以學(xué)院自查為主。2.學(xué)院要認(rèn)真開展觀摩教學(xué)和互相聽課工作，要求近三年新上崗的青年教師至少聽取同行有經(jīng)驗(yàn)教師的授課兩三節(jié)次，并做好記錄。請各系及相關(guān)教師搞清要求，按規(guī)定落實(shí)。詳情請查閱教務(wù)處網(wǎng)站。謝謝！這樣的通知有200多字，確實(shí)不短，但全是要點(diǎn)，都是干貨，不宜再進(jìn)一步精簡。

3.視情況要求回復(fù)。大部分通知是面對全體老師的，大家知悉即可。但有部分通知是面對特定對象的，安排比較重要的工作，需要對相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)，必須要求對方回復(fù)。如通知召開黨政聯(lián)席會、專家評審會等。

如這一條：各位院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)術(shù)委員會委員，各系正主任，我院將于明天上午8：30開展2015年引進(jìn)人才及補(bǔ)充師資考核工作，地點(diǎn)：學(xué)院會議室。請準(zhǔn)時(shí)參加！謝謝，請回復(fù)！

4.配合使用網(wǎng)站鏈接。短信通知發(fā)送內(nèi)容相對而言是有限的，但具體的通知詳情是不可能完全說清楚的。此時(shí)就需要把人事處、教務(wù)處、研究生院、科技處等各職能部門網(wǎng)站上的相關(guān)通知鏈接同時(shí)發(fā)出，以便相關(guān)老師一鍵點(diǎn)擊，快速查看詳情。

比如這條關(guān)于開展2016年管理崗位五級及以下職員職級晉升工作的通知：我校2016年晉升五級職員指標(biāo)不超過5個(gè)、六級職員指標(biāo)不超過10個(gè)，七級及以下職員各單位按實(shí)際情況進(jìn)行推薦。晉升條件、程序等詳見人事處網(wǎng)站http：//renshi.njfu.edu.cn/typenews.asp？id=908請符合晉升條件者按要求提交申請材料，并于下周一下午5：00前交院辦。

5.通知要有溫度。大多數(shù)短信通知都是一般性的陳述，沒什么吸引力，經(jīng)常讓人感覺干巴巴，缺少親和力。有的時(shí)候要稍微費(fèi)點(diǎn)心思，動點(diǎn)腦筋，編一些有溫度有文采的短信，會有更好的效果。

如，2011年年終聚餐前，我給老師們發(fā)了這樣一條短信：“各位老師，特別提醒：今晚六點(diǎn)我院在南林大廈二樓風(fēng)和廳舉行迎新年聚餐活動，屆時(shí)請您在入口處領(lǐng)取抽獎(jiǎng)券并在券上簽名，投進(jìn)抽獎(jiǎng)箱后方可參加抽獎(jiǎng)。好酒等你品，好菜等你嘗，好禮等你拿。一年一次的歡聚，千萬不要錯(cuò)過！不見不散！”老師們收到這樣的短信后都很開心，興致勃勃地來參加學(xué)院活動。有的老師表示大冬天的本來不想大老遠(yuǎn)從家趕到學(xué)校參加聚會的，但因?yàn)槲业亩绦啪哂小吧縿恿Α本蛨?jiān)決地來了。學(xué)院也通過這樣的活動增強(qiáng)了教職工的凝聚力，達(dá)到了預(yù)期的目的。由此可見，短信通知的作用確實(shí)不可小覷。

四、短信通知的分類及其特點(diǎn)、要求和作用。

1.單純的事務(wù)性通知。這樣的通知一般是布置工作的，是大家應(yīng)該做、必須做的事。如發(fā)給學(xué)生的補(bǔ)考、核對學(xué)分、選修、重修、考試、比賽、評教、項(xiàng)目申報(bào)等通知。此類通知只要講清楚要點(diǎn)，如時(shí)間節(jié)點(diǎn)、注意事項(xiàng)即可，也可以稍微加一些補(bǔ)充、提示性語言。

如這樣一條發(fā)給學(xué)生的通知：“07級信息員，請通知保研的同學(xué)準(zhǔn)備參加復(fù)試，時(shí)間：9月29日，上午9點(diǎn)筆試，下午2：30面試。筆試時(shí)請帶好繪畫工具！地點(diǎn)：學(xué)院二樓會議室。謝謝！”

2.交流、指導(dǎo)工作類通知。這樣的通知一般是告訴大家如何開展工作的。比如，有關(guān)工作量核對的問題，因?yàn)楣ぷ髁渴欠趾芏嗖糠值?，但在?shí)際操作過程中，很多老師不細(xì)心核查，造成有些內(nèi)容沒有核對，表格也沒有簽字，有的選修人數(shù)有變化也沒修改等，最后結(jié)果是全院的核對表無法順利上交人事處，還要單獨(dú)一個(gè)個(gè)另外通知老師重新核對，耽誤了時(shí)間，造成了麻煩。為了減少類似情況的發(fā)生，我發(fā)的通知是這樣的：各位老師好，請于本月23日（下周五）前來院辦核對本學(xué)期本科各類課時(shí)工作量。核對時(shí)請注意包括5個(gè)部分：本?？普n堂教學(xué)、實(shí)習(xí)課、指導(dǎo)課程設(shè)計(jì)與大型作業(yè)工作量、當(dāng)量學(xué)時(shí)固定補(bǔ)貼、其他酬金補(bǔ)貼，每個(gè)部分都要簽字，不要遺漏。請?zhí)貏e注意查看學(xué)時(shí)、必修選修、課程類別、基本班數(shù)、重復(fù)班數(shù)、選修人數(shù)等。建議在教務(wù)處網(wǎng)站上核對過相關(guān)信息后再來簽字。碩導(dǎo)或有研究生課程的老師請于20號之前來核對。謝謝！

指導(dǎo)學(xué)生工作的：請各班信息員注意，遇到本班是實(shí)習(xí)周或全校停課政治學(xué)習(xí)時(shí)間，請你們或班長提前和相關(guān)的老師打個(gè)招呼。相關(guān)老師包括帶你們實(shí)習(xí)的老師，有個(gè)別老師可能因?yàn)閯偣ぷ鳎涣私庀嚓P(guān)規(guī)定，沒有提前做好準(zhǔn)備，或因?yàn)槭虑槎嗝ν?。還有就是給你們上課的其他老師，他們不可能每周都看校歷，有時(shí)你們連續(xù)幾周實(shí)習(xí)，他們也不知道，早晨匆忙趕到教室結(jié)果找不著學(xué)生，也挺辛苦的。希望大家提前多說幾句話，多一些提醒，就會減少很多麻煩。謝謝各位！”

3.表揚(yáng)、祝賀類通知。這樣的通知是對工作結(jié)果的通報(bào)，也是對做得好的成功的老師、同學(xué)給予的肯定、褒獎(jiǎng)，對學(xué)院各項(xiàng)工作向更好的方向發(fā)展會起到很好的推動作用。被表揚(yáng)的師生會獲得激勵(lì)，其他師生也會以他們?yōu)榘駱訆^起直追。此類祝賀通知的發(fā)送要及時(shí)并充滿激情。相關(guān)內(nèi)容包括教師晉升職稱、賽課等獲獎(jiǎng)、科研項(xiàng)目立項(xiàng)、教學(xué)質(zhì)量工程建設(shè)項(xiàng)目遴選、導(dǎo)師遴選等。

如我曾經(jīng)擬、發(fā)過這樣一條通知：“喜報(bào)：在2011年省級精品教材建設(shè)中，全省高等學(xué)校共評出精品教材395部，我校共7部教材獲選，我院丁山院長主編的《展示藝術(shù)設(shè)計(jì)》光榮入選。我院侯文軍書記的論文《當(dāng)代大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)建設(shè)途徑》獲2009—2010年度江蘇省高校教學(xué)管理研究會優(yōu)秀論文三等獎(jiǎng)。另外，2011年江蘇高校大學(xué)生實(shí)踐創(chuàng)新訓(xùn)練計(jì)劃立項(xiàng)項(xiàng)目2938項(xiàng)，我院入選項(xiàng)目為：中國風(fēng)“交互式”公交站臺創(chuàng)新設(shè)計(jì)研究，花境與彩色樹種對城市河道邊緣的軟化設(shè)計(jì)研究，南京青奧會文化創(chuàng)意圖形設(shè)計(jì)與應(yīng)用，主持人分別為馮旭東、文璐，俞菲、馬晨亮，劉海琪，指導(dǎo)教師分別為管雪松，張耀、曹磊，楊杰、駱瑋。祝賀所有老師和同學(xué)！”

4.強(qiáng)化感情交流類通知。這種通知不是必須發(fā)的，只是老師有感而發(fā)，因?yàn)楸容^重感情而發(fā)的。話雖這么說，但我認(rèn)為，此類通知也是必不可少的。它是院辦老師和其他師生加強(qiáng)情感交流的有效方式，便于在工作上獲得更多更好的支持。

如這條發(fā)給信息員的通知：“非常感謝一屆又一屆信息員無私的奉獻(xiàn)和幫助，保證了我院正常的教學(xué)秩序。大部分同學(xué)工作都非常認(rèn)真、細(xì)致，使我這邊的管理減少了很多麻煩，在學(xué)校也受到上級部門的好評（如上學(xué)期的評教，我院參評率高居全校第二位，位居第一位的是一個(gè)人數(shù)較少的小學(xué)院），這在大學(xué)院中是難能可貴的。同時(shí)希望大家一如既往地支持、協(xié)助老師，繼續(xù)做好教學(xué)信息的上傳下達(dá)、通知落實(shí)工作。值此三八節(jié)之際，祝信息員中的女生永遠(yuǎn)青春靚麗，男生英俊瀟灑！另一條：一個(gè)人靜靜地在辦公室加班，想到你們即將離校，想到我們四年相處的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，禁不住一陣傷感……無論你們以后身處何處，祝愿各位同學(xué)都有美好的前程！”

總之，通過短信通知加強(qiáng)院辦各項(xiàng)管理工作既可以直接指揮，又可以間接轉(zhuǎn)達(dá)，可以說是管理的法寶。學(xué)院院辦人員用好短信通知，一定可以把精細(xì)化管理工作做得更好，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)工作更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陸覺明.高校二級學(xué)院辦公室主任“五位一體”工作思路探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（10）.