淺談哈巴河縣醫(yī)院推進(jìn)檔案管理工作的做法

朱廣慧

摘 要：檔案是醫(yī)院業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理成果的真實(shí)記錄和客觀反映，揭示了一定時期內(nèi)的歷史原貌和經(jīng)營軌跡，做好檔案管理工作是醫(yī)院經(jīng)營管理的重要組成部分，尤其是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作，哈巴河縣醫(yī)院加強(qiáng)各類檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案工作適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)需要，最大限度地發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)價值，大力開發(fā)檔案信息和利用價值，更好地為我院各項工作服務(wù)。只有以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，走深化改革之路，才能開創(chuàng)新時期檔案管理工作的新局面，增強(qiáng)醫(yī)院核心競爭力。本文論述了哈巴河縣醫(yī)院如何推進(jìn)檔案管理工作的做法，切實(shí)發(fā)揮職能作用，從而進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高整體素質(zhì)，增強(qiáng)綜合實(shí)力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；工作

醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院開展活動中形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理、統(tǒng)一管理、實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。它能真實(shí)地反映和再現(xiàn)醫(yī)院的歷史面貌及發(fā)展過程，為醫(yī)院進(jìn)行日常工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提供歷史依據(jù)，對促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)管理及長遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮著不可忽視的作用。

1 強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，形成齊抓合力

領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好檔案工作、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程序上決定著檔案工作的發(fā)展。哈巴河縣人民醫(yī)院把檔案管理工作納入了重要議事日程，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定、銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組等組織機(jī)構(gòu)。醫(yī)院院長任組長，設(shè)立了專兼職檔案員，結(jié)合我院實(shí)際情況，調(diào)動、組織人員積極開展工作。我院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理晉級工作，了解情況和解決實(shí)際問題，重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作能力有了明顯的提高，檔案管理人員職責(zé)明確、能依法治檔。

2 嚴(yán)格要求，真抓實(shí)干，保證質(zhì)量

檔案是人類各項活動的歷史記錄，起著憑證作用。做好檔案管理工作是維護(hù)哈巴河縣人民醫(yī)院歷史的一項重要工作，是哈巴河縣人民醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展管理的一項重要工作，是提高醫(yī)療工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。檔案整理是一項嚴(yán)肅的工作，在檔案管理過程中，哈巴河縣人民醫(yī)院嚴(yán)格按照《新疆維吾爾自治區(qū)企事業(yè)單位檔案管理辦法》文件標(biāo)準(zhǔn)，在哈巴河縣檔案局專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)真、細(xì)心的指導(dǎo)下，對檔案資料進(jìn)行了科學(xué)系統(tǒng)的整理。特別在文件資料的收集、整理、分類、組卷、裝訂、復(fù)制、保管期限劃分等各個環(huán)節(jié)，都遵照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，檔案管理人員對檔案收集、傳遞、保管和整理，做到了標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化、使檔案文件收集齊全、排列有序、分類清楚、保管期限劃分準(zhǔn)確，保證了質(zhì)量。

3 建立完善制度，規(guī)范管理

哈巴河縣人民醫(yī)院按照檔案管理規(guī)范的要求，建全建立了各項檔案管理制度，制定了各項檔案管理人員的崗位職責(zé)，使檔案管理工作得以有組織、有計劃、有程序的開展。在原有《規(guī)章制度匯編》的基礎(chǔ)上，完善、細(xì)化了全院檔案管理的各項要求，規(guī)范充實(shí)了《檔案管理制度》的內(nèi)容，使文件材料從制作、接受、傳遞、辦理到整理、歸檔都進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范。在日常管理工作中，加強(qiáng)保管，做到四勤：勤察備、勤整理、勤回收、勤修補(bǔ)，使檔案達(dá)到了不散、不亂、不丟、不壞，有效的保護(hù)了檔案的完整與安全。

4 抓培訓(xùn)，強(qiáng)化指導(dǎo)，做好檔案的基礎(chǔ)工作

哈巴河縣人民醫(yī)院對全轄各部門的檔案專職檔案人員進(jìn)行定期檢查、指導(dǎo)和幫助他們理順關(guān)系，解決存在的問題。組織兼職檔案人員集中學(xué)習(xí)，每年不少于兩次，使他們掌握一定的檔案業(yè)務(wù)知識，逐步提高檔案質(zhì)量。檔案室對各部門移交的檔案認(rèn)真檢查，并做好平時文件的整理歸檔工作，及時定期清理文件，防止文件遺失沉積，以提高文件歸檔率，為文件資料的完整歸檔打好基礎(chǔ)。

5 措施得力，優(yōu)化服務(wù)

檔案管理規(guī)范化的目的是有利于檔案的利用，為了使檔案利用方便、查找迅速，更好地為哈巴河縣廣大群眾提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。我們利用文件資料建立檔案案卷目錄、全引目錄等檢索工具。為不斷促進(jìn)我院檔案工作的規(guī)范化，提高文書檔案的管理水平，我院制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等制度。編纂了全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、專題概要、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、檔案利用典型事例匯編等編研資料。

6 加大宣傳力度，提高檔案意識

哈巴河縣人民醫(yī)院通過宣傳展板、板報、微信平臺等形式，大力開展了檔案管理宣傳工作，向全聯(lián)院宣傳了《檔案法》、《檔案管理條例》、《干部檔案工作條例》等法律規(guī)章，在全轄檔案人員認(rèn)真工作，深入學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，很抓檔案管理，不斷提高了檔案員的整體素質(zhì)，提高了全院員工對檔案管理工作的認(rèn)知度，了解檔案的歸檔范圍及歸檔要求。通過宣傳，讓全院工作人員形成共識，充分認(rèn)識檔案在醫(yī)院管理中的作用、價值、地位和重要意義，明確了自己應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和業(yè)務(wù)，我院把檔案工作列入了每年初工作的重要議事日程，自覺地加強(qiáng)對醫(yī)院檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年形成的檔案資料，對不符合歸檔要求和出現(xiàn)錯漏的及時進(jìn)行糾正，逐步形成了人人關(guān)心檔案，人人參與檔案工作的良好氛圍，營造全員參與的氛圍。

7 專人管理，提高人員素質(zhì)

哈巴河縣人民醫(yī)院檔案記錄著昨天，服務(wù)于今天，指導(dǎo)著明天，對于醫(yī)院深化改革，提升在醫(yī)療技術(shù)競爭力具有重要意義。檔案員作為醫(yī)院檔案管理的主體，其業(yè)務(wù)知識、文化科學(xué)知識和管理操作能力的高低直接關(guān)系到全院檔案管理工作的水平。一是哈巴河縣人民醫(yī)院配備了專職檔案員，并對其進(jìn)行了職業(yè)道德教育和熱愛檔案事業(yè)的培養(yǎng)；二是積極參加縣檔案局、自治區(qū)檔案局組織的檔案培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)知識水平；同時，醫(yī)院行政部門認(rèn)真重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理兼職人員，通過短期培訓(xùn)和日常輔導(dǎo)來進(jìn)行培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)，狠抓檔案管理，組建了一支熱愛檔案管理工作的檔案員隊伍，不斷提高了檔案人員的整體素質(zhì)。

8 加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)

檔案管理工作是我院各項工作的重要組成部分，尤其是提高行政機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作，為加強(qiáng)我院各類檔案集中統(tǒng)一管理，我院成立哈巴河縣人民醫(yī)院檔案室。檔案室是我院管理檔案的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，是我院檔案資料的信息儲存基地和利用中心，并對各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，檢查和指導(dǎo)。檔案室配備了微機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，購置檔案掃描儀、檔案管理軟件、防磁柜、溫濕記錄儀等檔案專用設(shè)備，為檔案管理工作創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境。

在今后的工作中，我們將更加重視檔案管理工作、支持檔案工作，進(jìn)一步加大檔案工作管理力度，進(jìn)一步明確檔案管理責(zé)任、規(guī)范檔案管理制度、創(chuàng)新檔案管理方式，加快檔案現(xiàn)代化管理步法，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高全體員工檔案檔管理工作意識，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化、信息化的發(fā)展軌道，不斷提高我院檔案管理工作的能力和水平，為哈巴河縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)又好又快的發(fā)展服務(wù)。endprint