有效整合檔案資源，促進(jìn)檔案信息化管理

劉爽

根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理模式推進(jìn)檔案信息化建設(shè)就要從檔案信息的獲取角度和搜集渠道來(lái)規(guī)范檔案信息使用模式，建立從信息搜集、信息獲取、信息使用的全方位管理體系，依據(jù)檔案信息交互的特點(diǎn)建立檔案共享平臺(tái)來(lái)提升其使用效率，根據(jù)社會(huì)不同領(lǐng)域的信息使用需求來(lái)整合檔案資源，促進(jìn)檔案信息化管理模式的形成。因此要切實(shí)提升檔案管理的能力，采取優(yōu)化策略進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的力度。

1 建立檔案信息甄別體系提升檔案管理質(zhì)量

在以往建立檔案時(shí)沒(méi)有對(duì)各型信息種類進(jìn)行仔細(xì)和科學(xué)合理的甄別，以便分開(kāi)保存，這樣就能夠在日后的查詢調(diào)閱中獲得更大的便捷性，而隨著當(dāng)前信息時(shí)代的快速發(fā)展，信息更新速度越來(lái)越快，信息量越來(lái)越大，傳統(tǒng)的檔案信息搜集和整理的相關(guān)制度已經(jīng)無(wú)法滿足這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代和企業(yè)進(jìn)步的步伐，尤其在信息甄別工作中缺乏有效的 分辨信息和數(shù)據(jù)的能力和完善的管理機(jī)制，使得信息的實(shí)用價(jià)值大打折扣，也不方便進(jìn)行調(diào)閱和查閱。因此，現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理中一定要建立起完善和健全的信息甄別體系，不僅是為了將各類信息匯總分組分別保管，便于查閱，而且也是為了甄別信息的價(jià)值大小和實(shí)用性，信息量的增多，但是真正能夠體現(xiàn)出實(shí)用價(jià)值的信息，則需要在海量的信息數(shù)據(jù)中高效的分辨出來(lái)，并及時(shí)搜集和整理，建立相應(yīng)歸類的檔案文件，才能確保信息的時(shí)效性和最大程度上發(fā)揮其實(shí)用性。針對(duì)目前信息甄別工作中出現(xiàn)的缺陷和不足，要積極查找漏洞所在，分析收集整理和研究可以彌補(bǔ)這些漏洞的有效策略，要大膽進(jìn)行體制上的改革和創(chuàng)新，加速信息搜集、整理和甄別的工作效率和質(zhì)量。

2 強(qiáng)化檔案信息管理力度

信息處理系統(tǒng)和軟件的功能性極為強(qiáng)大，這也使得各部門(mén)和企事業(yè)單位積極建立自己的檔案信息處理系統(tǒng)，希望通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用與現(xiàn)階段的檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合在一起，進(jìn)一步的提升管理工作的水平，管理力度也能夠更上一層樓。信息技術(shù)以及相關(guān)控制系統(tǒng)的建立并非一朝一夕之功，需要企業(yè)不斷的進(jìn)行投入，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)纳?jí)和更新處理，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，它可以促進(jìn)檔案管理工作觀念以及工作模式的轉(zhuǎn)型和變革，完善以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的管理制度，在提高信息化水平的同時(shí)，企業(yè)的管理層也要注重適時(shí)調(diào)整管理策略，以適應(yīng)信息化技術(shù)的融合與深入發(fā)展，將各項(xiàng)管理制度和措施圍繞信息化建設(shè)不斷進(jìn)行完善和強(qiáng)化，積極落實(shí)并執(zhí)行各項(xiàng)管理措施，積極開(kāi)拓信息獲取的渠道和方式，更為注重信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和全面性，利用信息化技術(shù)提高獲取信息的速度，提升信息甄別的速度，劃定符合企業(yè)發(fā)展所需信息整理和建檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)一步明確以信息化技術(shù)為主導(dǎo)的管理模式，在制度上強(qiáng)化工作原則的科學(xué)性與合理性。

3 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，除了要滿足檔案信息化的需求之外，還要提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織多種培訓(xùn)活動(dòng)，來(lái)提升檔案管理人員的管理意識(shí)，能夠讓檔案管理人員學(xué)會(huì)用專業(yè)方法對(duì)信息化檔案管理體系進(jìn)行有效的操作，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行分類和歸檔，結(jié)合不同的檔案信息資源，搭配不同的資源管理模式來(lái)完善檔案信息一體化建設(shè)。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，也要注重培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，能夠讓檔案管理人員根據(jù)社會(huì)各領(lǐng)域?qū)n案信息的要求為檔案信息需求者提供準(zhǔn)確有效的查詢服務(wù)，增強(qiáng)檔案信息的使用效率。

4 推進(jìn)檔案信息傳播機(jī)制的構(gòu)建

現(xiàn)代化的檔案管理模式不僅要求檔案信息要能夠有效的存儲(chǔ)、快速的查詢，還要求檔案信息能夠根據(jù)使用者的要求快速的進(jìn)行匹配，及時(shí)準(zhǔn)確的為信息使用者提供高質(zhì)量的檔案信息。所以在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中建設(shè)者就要根據(jù)計(jì)算機(jī)信息及時(shí)傳播的特點(diǎn)來(lái)建立與檔案信息能高度對(duì)接的資源匹配模式，在充分滿足檔案管理體系建設(shè)的同時(shí)，建設(shè)符合于信息交互傳播的信息共享機(jī)制，讓使用者能夠隨時(shí)隨地的享受到優(yōu)質(zhì)的檔案信息，便捷的查詢信息。當(dāng)然在基于信息傳播條件下的檔案信息使用不僅要根據(jù)信息的使用頻率，使用范圍、使用效果對(duì)檔案信息交互機(jī)制進(jìn)行科學(xué)性的評(píng)估，考慮到環(huán)境的影響，讓檔案信息交互機(jī)制能夠在各種條件下進(jìn)行有效的信息傳播。

5 檔案信息綜合服務(wù)體系的建立

從目前檔案管理的發(fā)展態(tài)勢(shì)來(lái)看，大多數(shù)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)都沒(méi)有完整的檔案信息服務(wù)模式來(lái)滿足各個(gè)單位檔案信息查詢的需要。所以在當(dāng)前檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，如何構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的檔案服務(wù)模式就成為檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要一環(huán)，這就要求建設(shè)者在信息化檔案服務(wù)模式構(gòu)建的過(guò)程中要考慮如何最大程度上的加強(qiáng)檔案信息的交互效率，如何克服阻礙因素，建立高效率的互聯(lián)網(wǎng)傳輸平臺(tái)來(lái)保障檔案信息的高效率，高價(jià)值傳播，幫助各個(gè)領(lǐng)域的進(jìn)行有效的信息共享。同時(shí)，檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)還要著重考慮其信息化平臺(tái)的建設(shè)，就是如何依據(jù)信息環(huán)境基礎(chǔ)，如何根據(jù)信息價(jià)值的不同，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行有效的分類，如何快速的找出檔案信息的傳輸節(jié)點(diǎn)，找到信息的價(jià)值，快速有效的傳播信息，完善信息服務(wù)模式，通過(guò)對(duì)檔案信息的及時(shí)存儲(chǔ)及有效傳播來(lái)幫助檔案信息及時(shí)快速的傳遞，提升檔案服務(wù)的效率。

6 檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)

伴隨著社會(huì)信息資源總量的擴(kuò)大，在現(xiàn)代的檔案信息服務(wù)的過(guò)程中除了要建綜合性的信息服務(wù)體系來(lái)滿足社會(huì)各領(lǐng)域的信息查詢需求之外，建設(shè)者還要依據(jù)信息技術(shù)來(lái)建立檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)來(lái)保障檔案信息的交互共享。檔案信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)要依據(jù)信息技術(shù)規(guī)范來(lái)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的網(wǎng)站、移動(dòng)客戶端、微網(wǎng)來(lái)將各種檔案信息資源進(jìn)行有效整合，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理統(tǒng)籌搭配到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，并建立安全密鑰來(lái)保障數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)綜合服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)還要有針對(duì)性的方法來(lái)滿足現(xiàn)實(shí)信息使用和查詢的需求之外，還要從信息檔案的獲取渠道對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的分類，一方面是便于查詢，一方面是保障檔案信息的有效性，確保檔案信息能在較大的時(shí)間和空間范圍內(nèi)進(jìn)行有效的傳遞，保障檔案信息的真實(shí)可靠。當(dāng)然從數(shù)據(jù)角度來(lái)說(shuō)，檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)還要對(duì)使用者的檔案信息查詢頻率和信息獲取頻率對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用幅度進(jìn)行精準(zhǔn)測(cè)算，根據(jù)不同使用者的信息搜索偏好建立高效率的信息交互機(jī)制，在充分保障檔案信息資源高度整合的前提下來(lái)保障檔案信息的合理獲取和使用，充分滿足檔案信息的價(jià)值傳播性和信息交互性，建立完善的檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的大數(shù)據(jù)處理。endprint