我院檔案信息化建設的探索與思考

馬瑞華

（山東省高密市人民醫(yī)院，山東 高密 261500）

檔案管理的信息化，主要是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點的信息化模式。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，實現(xiàn)信息化的檔案更便于保存、修改、查詢和管理，降低檔案管理成本，還可以利用網(wǎng)絡進行快速傳遞，從而提高檔案的利用效率。醫(yī)院檔案信息化建設包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，如何建立和完善實用、高效的信息網(wǎng)絡化，對促進醫(yī)院的建設與發(fā)展十分重要?，F(xiàn)結合我院檔案管理信息化建設的實際情況談幾點看法。

1 檔案信息化必須納入醫(yī)院信息化建設的總體目標

我院信息化建設開創(chuàng)初期，即將檔案信息化建設納入醫(yī)院信息化建設的總體目標，確立了“醫(yī)院信息歸檔及時、信息完善流暢、檔案開發(fā)利用效益最大化”的工作思路，把檔案管理工作擺上重要位置。與此同時，為檔案管理配齊配強專業(yè)設備、專業(yè)軟件，積極開展檔案人員的計算機操作培訓，選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務流程、掌握基本的計算機管理知識、能準確提供軟件開發(fā)需求、有豐富的實踐經驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部從事檔案管理工作，使醫(yī)院檔案工作走上有規(guī)劃、重點抓、專人管、重開發(fā)的信息化建設新路子。

2 檔案信息化基礎設施建設必須堅持設施先進的原則

我院始終高度重視檔案管理工作，在辦公用房緊張的情況下，按照中長期發(fā)展規(guī)劃，專門建設了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設計引入了先進的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎設施的不斷加強，為我院檔案信息化建設的進一步發(fā)展奠定了堅實的基礎。目前，我院檔案管理應用系統(tǒng)建設實現(xiàn)了網(wǎng)絡化。文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構架，實行文書檔案的網(wǎng)絡化目錄級管理，初步構建立體化、網(wǎng)絡化的檔案管理應用體系，為深入應用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應用基礎。這也使我院檔案室成為省一級檔案室。

3 檔案信息化建設必須堅持管理與開發(fā)運用并重的原則

檔案管理的核心目的是得到有效利用。為此，我院在制訂并實施了立卷歸檔、檔案管理等規(guī)章制度的基礎上，加強對計算機檔案信息化系統(tǒng)的管理，不斷完善對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，在檔案信息轉存過程中使用檔案專用服務器，實行數(shù)據(jù)備份留存，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。在檔案信息資源和信息化處理和利用過程中，增強信息安全意識，采取技術手段，防止失密、泄密的發(fā)生，保證了醫(yī)院檔案信息化工作安全有序運行，同時，在醫(yī)院工作中發(fā)揮了重要作用。據(jù)統(tǒng)計，我院科學技術類檔案利用率達40%以上，影像類檔案利用率達50%以上。

4 檔案信息化建設必須堅持創(chuàng)新的原則

一是要在思想觀念上創(chuàng)新。要樹立積極的檔案信息轉化創(chuàng)新意識。檔案是一個龐大的信息庫，但各種信息比較零散地儲存在眾多的單體檔案中，只有根據(jù)需要，把相關信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值，因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應經濟建設和社會發(fā)展需要的信息，是檔案工作義不容辭的職責。二是要在檔案工作管理模式上創(chuàng)新。過去在檔案工作中有一些傳統(tǒng)做法已不再適應當前社會發(fā)展的需要，必須創(chuàng)新。其中包括檔案工作中一些具體的操作手段的革新。盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。檔案工作者要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)展、小創(chuàng)造、小革新，這些也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，還有好多的檔案工作可以通過計算機檔案管理軟件來完成，提高我們的工作效率。三是要在服務機制和手段上創(chuàng)新。要有強烈的信息推銷意識，檔案有巨大的信息量和需求市場，就要搞好調查研究，了解市場，明確市場需求，掌握市場動態(tài)確定信息轉化的目標和內容，主動開展深層次加工，拓寬服務內容，改變服務方式，積極運用網(wǎng)絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段和服務平臺，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”，充分開發(fā)檔案價值，使其變成社會需要的優(yōu)質“產品”。