醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)分析

倫 紅

醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)分析

倫 紅

本文中，將在對優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的意義進行分析的基礎(chǔ)上，分析具體的優(yōu)化對策，希望對促進醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的提升有所益處。

醫(yī)院 辦公室 檔案管理 優(yōu)化

一、前言

醫(yī)院檔案管理指的是將醫(yī)院文書、大量的病例、科技信息與人事信息等原始記錄進行收集與管理。醫(yī)院通過辦公室檔案管理工作，可以為醫(yī)院其他工作提供重要的檔案信息支持，是醫(yī)院辦公室管理不可或缺的重要組成部分。對醫(yī)院而言，優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作是新形勢下的醫(yī)院辦公室工作改進與優(yōu)化的必然要求，也是醫(yī)院實現(xiàn)自身檔案信息管理水平和利用水平提升的內(nèi)在要求。具體體現(xiàn)在三個方面：一是，醫(yī)院提升辦公室管理水平的必然要求；二是，醫(yī)院完善醫(yī)院辦公室檔案管理的要求；三是，促進醫(yī)院辦公室檔案延續(xù)性的要求。為此，本文中，將主要圍繞醫(yī)院辦公室檔案管理工作優(yōu)化的意義以及具體優(yōu)化策略進行詳細(xì)的分析。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對策分析

（一）做到與時俱進，增強檔案管理意識

首先，檔案管理思維與時俱進。當(dāng)前，大部分檔案管理工作中綜合素質(zhì)都尚未滿足時代發(fā)展要求，專業(yè)知識的缺乏以及相關(guān)意識的淡薄導(dǎo)致了資料管理中出現(xiàn)了許許多多的問題，資料分類不明確以及未及時分類等問題十分突出，以至于檔案的價值很難體現(xiàn)，同時給人們使用和查閱檔案造成了很大的阻礙。因此，在安排辦公室檔案管理工作時，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)具備變通思維，不斷完善優(yōu)化現(xiàn)有制度，做到與時俱進，與時代接軌。

其次，具備較強的檔案管理安全意識。檔案具有十分重要的價值，所以在保管時應(yīng)該盡可能保證其安全性。若是紙質(zhì)檔案應(yīng)該注意防火、防盜并做好相關(guān)防潮措施，保證檔案的整潔和安全。若是電子檔案應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)防護工作，杜絕被病毒以及黑客入侵的可能，并且將相關(guān)資料進行備份以防萬一。醫(yī)院工作者在進行查閱和下載時也應(yīng)該注重資料的安全性和私密性。

（二）優(yōu)化檔案信息資源，拓展開發(fā)利用途徑

醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案信息資源，拓展開發(fā)利用途徑。具體如下：

首先，加強源頭管理。加強檔案信息資源的合理開發(fā)以及利用，是加強源頭管理的重中之重。具體應(yīng)從幾個方面入手：一是，和工作人員直接掛鉤。對工作人員來說，就需要提高他們的工作效率和工作能力。在工作中，工作人員應(yīng)該熟悉檔案信息資源的處理情況以及儲備情況，準(zhǔn)確的把關(guān)檔案信息在分類和資源利用中的質(zhì)量。對于已經(jīng)搜集到的檔案信息，工作人員必須第一時間了解檔案的來源以及用途，根據(jù)檔案的不同種類和重要程度合理和妥善的進行保存起來，保證檔案信息資源的有效性和完整性；二是，對于檔案室的工作人員而言，在進行實際的檔案管理過程中，我們發(fā)現(xiàn)了很多工作人員自身的素質(zhì)以及能力問題。他們的工作能力并不能夠很完善的對檔案信息資源進行處理，還有就是業(yè)務(wù)不熟練。如果要解決這一問題，就需要醫(yī)院根據(jù)自身的實際狀況，有針對性的對工作人員進行定期的業(yè)務(wù)能力以及管理方面的培訓(xùn)，同時也需要加大對工作人員積極性的提升。此外，要優(yōu)化我國的行政管理網(wǎng)絡(luò)，一方面，要建立跨部門的協(xié)調(diào)機制，另一方面，在建立跨部門的協(xié)調(diào)機制的基礎(chǔ)上，還要對檔案行政管理部門的職能進行拓展。

其次，循序漸進的進行檔案信息資源管理。在醫(yī)院的檔案信息資源管理過程中，首先要注重細(xì)節(jié)方面的把握，注重平時工作的注意事項，不能有疏漏之處。細(xì)節(jié)決定成敗，所以平時的工作中可以以點及面，從最細(xì)微的工作開始做起。在醫(yī)院的檔案信息資源管理過程中，如果能夠從源頭上就注重細(xì)節(jié)的把握，防止出現(xiàn)一些細(xì)小的問題而沒有去忽視它，那么由點及面的合理應(yīng)用，能夠保證醫(yī)院檔案信息資源管理的系統(tǒng)化和精細(xì)化。在日常的工作中，醫(yī)院應(yīng)該從平時就注重對各個科室的檔案信息資源管理進行加強和重視，定期的進行不同科室的監(jiān)督和調(diào)查，管理的方式和手段要創(chuàng)新，要不斷適應(yīng)社會的需要和發(fā)展。

（三）注重信息技術(shù)在檔案管理中的利用

加強技術(shù)建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中的突出地位，那么資金的支持是最有必要的。資金的投入，可以保證醫(yī)院信息存儲技術(shù)的先進性、設(shè)備的完備性等。這種專業(yè)化的手段能夠提高工作效率并且滿足現(xiàn)代化的發(fā)展。時代在發(fā)展，社會在進步，技術(shù)的革新對新時期醫(yī)院檔案信息資源的管理提出了更高的要求，技術(shù)的完善也給檔案信息資源管理帶來了更多的機遇。

因此，從醫(yī)院的整體發(fā)展?fàn)顩r考慮，檔案信息資源的管理，也應(yīng)該革新思想，對如何建設(shè)更加完備的檔案信息資源管理進行分析和研究，在滿足目前醫(yī)院的現(xiàn)實發(fā)展情況的基礎(chǔ)上，探討醫(yī)院未來的長遠(yuǎn)發(fā)展，這不僅僅是檔案信息資源管理部門的職責(zé)，更是醫(yī)院甚至整個衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)該考慮的問題。

三、結(jié)語

知識經(jīng)濟時代下，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息的更新與傳遞更加迅速。在新背景下，醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員更應(yīng)當(dāng)努力地提升自身的工作意識和責(zé)任意識，不斷地更新檔案管理工作意識，創(chuàng)新檔案管理工作方法，提升檔案管理工作效率，從而為醫(yī)院進行各項工作提供有力的支持。本文中，將在對優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的意義進行分析的基礎(chǔ)上，分析具體的優(yōu)化對策，希望對促進醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的提升有所益處。

［1］李斯琪.醫(yī)院辦公室檔案管理人員職業(yè)視野拓展的路徑思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）:110.

［2］范瑩.關(guān)于基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作的思考［J/oL］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2016（11）:144～145.

山東省胸科醫(yī)院）