關(guān)于加強(qiáng)人防檔案信息化管理工作的思考

黃惠珠

關(guān)于加強(qiáng)人防檔案信息化管理工作的思考

黃惠珠

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，必然要求人防檔案管理人員采用科學(xué)的檔案管理方法管理檔案，推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新和信息化進(jìn)程。但是人防檔案管理基礎(chǔ)較差，要實現(xiàn)人防檔案信息化管理，必然會遇到各種各樣的問題。本文擬就當(dāng)前人防檔案信息化管理存在的主要問題進(jìn)行分析，并提出對策措施。

人防 檔案 信息化 對策

人防檔案是人民防空戰(zhàn)備建設(shè)和管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種文件資料。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，這就要求人防檔案管理要創(chuàng)新，應(yīng)用以電子計算機(jī)技術(shù)為主的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備，采用科學(xué)的檔案管理方法管理檔案，推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，讓檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展的勢頭。因此，實現(xiàn)人防檔案信息化管理，已成為當(dāng)前和今后一個時期人防檔案工作者的一項重要任務(wù)，也是人防檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向和建設(shè)重點。本文擬就加強(qiáng)人防檔案信息化管理做些思考，并談些個人粗淺看法。

一、當(dāng)前加強(qiáng)人防檔案信息化管理存在的主要問題

（一）人防檔案信息化管理意識有待加強(qiáng)

當(dāng)前，阻礙人防檔案信息化管理推進(jìn)的一個重要原因，就是從上到下對人防檔案信息化管理沒有引起足夠的重視。這不僅僅表現(xiàn)在直接參與到檔案管理的工作人員身上——這些人員由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，一時之間無法接受新觀念，總認(rèn)為實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)不是那么迫切；甚至有的還認(rèn)為，要實現(xiàn)檔案信息化管理就必須將現(xiàn)存的檔案通過各種方法轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息存儲起來，這個轉(zhuǎn)換過程會增加自己的工作量，從而對檔案信息化的推進(jìn)產(chǎn)生消極作用。同時，一些人防單位領(lǐng)導(dǎo)由于沒有接觸過信息化檔案管理的內(nèi)容，并不知道檔案信息化管理對單位檔案管理帶來的好處，甚至還認(rèn)為檔案信息化管理并不能夠帶來明顯的效益，反而還需要花費更多的投入去實現(xiàn)信息化，因此很少花心思用在檔案信息化管理建設(shè)上，從而制約了本單位人防檔案信息化管理的加強(qiáng)。

（二）人防檔案信息化管理硬件設(shè)施有待完善

由于大多數(shù)地區(qū)人防部門對人防檔案信息化管理的資金投入不足，直接影響人防檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，普遍存在人防檔案室設(shè)備簡陋、陳舊的現(xiàn)象，無法滿足基本的人防檔案信息化保管的要求。雖然一些人防部門也配備了一些打印機(jī)、計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，但很少有單位配備那些安全系數(shù)較高、性能比較穩(wěn)定的大容量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件平臺。由于基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，部分人防單位甚至沒有專門的檔案室，更不用說有控溫降溫設(shè)備，從而很容易導(dǎo)致人防檔案損壞，難以維護(hù)人防歷史本來面貌，給查找利用工作帶來諸多不便。同時，由于硬件設(shè)施無法跟上檔案信息化管理要求，使得人防檔案信息化管理受到嚴(yán)重制約。

（三）人防檔案信息化管理的人員素質(zhì)有待提高

加強(qiáng)人防檔案信息化管理，要求人防檔案管理者必須具備較好的專業(yè)素質(zhì)才能勝任。這不僅要求人防檔案管理工作人員要有牢固的檔案管理知識，還要求他們能夠掌握一定的計算機(jī)信息技術(shù)知識，能夠熟練地操作使用計算機(jī)。但是目前人防部門大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄，更不用說運用信息化管理檔案。同時，由于人防的編制普遍偏少，大多數(shù)人防檔案人員身兼數(shù)職，加上很大一部分檔案管理人員年齡都較大，對檔案工作精力投入不足，尤其是他們接受新知識的速度較慢，對于各種先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)都不能夠及時掌握，這就使得現(xiàn)在的人防檔案管理人員很難滿足檔案信息化管理的要求。

（四）人防檔案信息化管理中存在的重保存、輕利用問題有待解決

由于人防檔案工作涉及國防、軍事等領(lǐng)域，部分檔案涉密，因此加強(qiáng)人防檔案信息化管理，就必然會面對各種信息安全問題。但由于很多人防部門沒有正確處理好保密規(guī)定與開發(fā)利用之間的關(guān)系，人防檔案管理工作普遍存在著重保存輕利用的現(xiàn)象。在檔案信息的開發(fā)利用中，很多人更注重安全問題，沒有深入發(fā)掘檔案信息資源的潛能，大批人防檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的人防檔案長期被束之高閣，造成檔案浪費。特別是人防部門人員對檔案信息了解不及時、不全面，失去了檔案信息利用的有效性，因此人防檔案管理人員的價值也就無法實現(xiàn)。

（五）加強(qiáng)人防檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有待強(qiáng)化

人防檔案管理信息化建設(shè)之所以開展得不順利，一部分原因是涉及到保密和自身特點，在實踐中常常出現(xiàn)地區(qū)之間對案卷分類、案卷題名、卷內(nèi)目錄、文件編號、保管年限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況，很多人防檔案還無法充分滿足分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求；但更主要的問題，還是因為我國人防檔案管理信息化沒有一個統(tǒng)一規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，人防檔案信息化建設(shè)基本都是各自為政。同時，由于現(xiàn)在市場上所推廣與使用的一些人防檔案管理軟件都不能夠適應(yīng)人防檔案信息化建設(shè)的發(fā)展要求，因此迫切要求推動人防檔案信息化保管的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。只有這樣，才能進(jìn)一步打好人防檔案的數(shù)字化管理基礎(chǔ)，為人防檔案信息化工作引入科學(xué)化、制度化、高效化的理念。

二、加強(qiáng)人防檔案信息化管理的對策措施

(一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，著力樹立做好人防檔案信息化管理工作的使命感

人防檔案的信息化管理工作，是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的一項神圣工作。因此，人防部門要加強(qiáng)對人防檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把加強(qiáng)人防檔案信息化建設(shè)納入工作規(guī)劃和年度計劃，做到分工明確、措施到位、人員落實，使人防檔案信息化管理工作與業(yè)務(wù)工作同推進(jìn)、同發(fā)展；要強(qiáng)化對人防檔案管理信息化責(zé)任感和使命感的認(rèn)識，切實將人防檔案信息化建設(shè)納入到人防現(xiàn)代化建設(shè)的整體規(guī)劃上來，安排專職的檔案管理人員，并及時解決檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的各種問題。要更新服務(wù)觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識，拓展人防檔案服務(wù)領(lǐng)域，高效利用人防檔案信息資源，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)提供可靠的服務(wù)保障。只有這樣，才能真正體現(xiàn)出人防檔案信息的服務(wù)價值，才能為人防規(guī)范化建設(shè)與科學(xué)管理積累寶貴經(jīng)驗和信息財富。

（二）加大經(jīng)費投入，著力加強(qiáng)人防檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

人防檔案是平時人防工作的寫真和重要依據(jù)。而對人防檔案信息化管理硬件設(shè)施的投入，是人防檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是保障人防檔案信息化管理質(zhì)量的重要條件。因此，要加強(qiáng)人防檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施和制度建設(shè)，完善相關(guān)設(shè)施，配備相應(yīng)設(shè)備，提高檔案保管和安全防護(hù)水平。要將檔案建設(shè)經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算，充分考慮檔案數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，不斷加大經(jīng)費投入，配置相應(yīng)的調(diào)溫除濕設(shè)施、庫房安全報警設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等設(shè)施設(shè)備，解決好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。要結(jié)合新型檔案室層級要求，分門別類建立文書、財務(wù)、工程、聲像、電子等檔案，配備人防檔案管理專用計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、管理軟件等信息化設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，確保檔案資料的收集、入存、保管、使用率百分百。要加快人防檔案管理數(shù)字化建設(shè)，安裝統(tǒng)一的人防檔案管理信息系統(tǒng)，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的功能，建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫。

（三）注重能力建設(shè)，著力提高人防檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

人防檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員、管理人員素質(zhì)的好壞，事關(guān)人防檔案信息管理的成敗與利用和開發(fā)，嚴(yán)重影響到人防檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化管理進(jìn)程。為此，各級人防部門務(wù)必要重視檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，加強(qiáng)對他們定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高他們的事業(yè)心和責(zé)任心，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其要要注意選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。經(jīng)常要將這些人員派出去參加省、市檔案部門組織的檔案管理人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，不斷提高他們的工作效率和專業(yè)管理水平。要優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，使更多既懂得檔案專業(yè)知識又懂信息知識的人才上崗，充分發(fā)揮檔案人員的聰明才智，讓他們在檔案工作上施展才華，使他們覺得檔案工作有所作為。

（四）突出安全保密，著力做好人防檔案信息資源的開發(fā)利用工作

人防檔案信息化管理要堅持把做好保密工作與開發(fā)利用并重，著力解決重保密、輕開發(fā)的問題。首先，要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，將計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，實行內(nèi)外網(wǎng)管理，凡上互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)均不準(zhǔn)存放涉密資料，對于各種儲存磁盤的管理和使用必須按照要求，編排目錄、造冊登記，確保人防檔案保密工作萬無一失。其次，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)的深入推進(jìn)，人防檔案在城市地下空間開發(fā)、人防工程平時開發(fā)利用和防災(zāi)減災(zāi)工作中將發(fā)揮越來越重要的作用，因此要提出切實可行的辦法，確保人防工程檔案開放利用工作具有可操作性。要切實改進(jìn)工作方式，做好人防檔案保密期限的區(qū)分及解密工作，對過期的工程檔案應(yīng)及時作出解密處理。要做好檔案的審查工作，科學(xué)準(zhǔn)確地區(qū)分和判定檔案的開放與控制使用范圍，依據(jù)相關(guān)保密法律法規(guī)，明確人防檔案開放利用的范圍，從而使檔案信息資源得到充分開發(fā)利用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。

（五）制定技術(shù)規(guī)范，著力強(qiáng)化人防檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

由于對人防檔案信息化管理沒有出臺相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，許多地方按各自的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了建設(shè)，但大多數(shù)地方基本沒有加強(qiáng)這方面的建設(shè)。即使有建設(shè)的地方，也只是傳統(tǒng)意義上人防檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化。比如，主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施、檔案裝備等標(biāo)準(zhǔn)化以及紙質(zhì)檔案管理保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化。但是，隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了機(jī)讀檔案、聲像檔案、圖片檔案等許多新型載體的檔案，大量的人防檔案信息也將被電子化以文件的形式保存起來，存儲于各式各樣的磁盤、光盤、硬盤、數(shù)據(jù)流磁帶等不同形式介質(zhì)中。這些以新型檔案載體作為對象的檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化，不僅要求我們要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式方法，更要研究如何保護(hù)人防檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性、完整性、有效性及可用性的措施，借助技術(shù)和管理雙重手段，逐步建立科學(xué)、有效的人防檔案信息化管理體系，形成系列而完整的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范，促進(jìn)人防檔案信息資源的價值實現(xiàn)，推動人防檔案文明的保護(hù)與傳承。

總之，加強(qiáng)人防檔案信息化管理是一項艱巨又重要的工作。因此，我們要按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，結(jié)合人防建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實需要，加強(qiáng)思想認(rèn)識，敢于突破創(chuàng)新，加大投入力度，打造一流隊伍，完善管理制度，切實推動人防檔案信息化管理工作再上新臺階。

（作者單位：三明市人防信息保障中心）

[1]陳妍.對人防工程檔案管理中的保密工作的探討[J].中國管理信息化，2011（23）.

[2]王鐵男.對做好人防工程檔案工作的幾點認(rèn)識[J].黑龍江檔案，2011（3）.

[3]莊桂清.地方人防檔案管理中的保密問題[J].陜西檔案，2006（5）.