淺析檔案管理工作的重要影響因素

趙冉

摘 要：檔案管理工作是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。

關(guān)鍵詞：檔案管理 重要性 問題 建議

一、檔案管理工作的重要性

檔案是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要參考文獻，是國家機構(gòu)、社會團體和個人在歷史活動中形成的有價值的歷史記錄資料。檔案印證著時代的變遷、歷史的更替、個人的發(fā)展等等，歷史的記錄需要一份份檔案資料來串聯(lián)，歷史的真實需要一份份檔案來驗證。各個企事業(yè)單位的檔案資料可以證明機構(gòu)的變遷和發(fā)展，從檔案資料中可以回顧單位的歷史，可以衡量一個單位工作業(yè)績和管理水平，檔案工作記載了本單位在一段時期的發(fā)展進程和取得的成果，可以作為制定未來發(fā)展方向的第一手資料。個人的檔案資料對于個人的學業(yè)、工作、榮譽也有著不可替代的地位，個人的檔案記錄著這個人從出生到死亡的每一個重要的時刻。建立檔案不是為了收藏，而是為了利用，其中最重要的作用是憑證作用和參考作用，并且這些作用隨著社會文明程度的提高而不斷加強，檔案對于推進經(jīng)濟社會發(fā)展起著越來越重要的作用。

二、檔案管理工作的重要影響因素

檔案管理工作各個業(yè)務環(huán)節(jié)都有不同的內(nèi)容，每項工作都不可或缺，十分重要。檔案管理工作基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研八項工作，通常稱為檔案工作的八個業(yè)務環(huán)節(jié)，各業(yè)務環(huán)節(jié)都是在平時的工作中形成的，每一個環(huán)節(jié)都是相輔相、環(huán)環(huán)相扣，成共同形成一個檔案管理的工作鏈。在檔案管理工作中每一個關(guān)節(jié)都需要抓住5個重要影響因素，5個重要影響因素分別是：人物、時間、地點、重視、技術(shù)。

（一）人物。在檔案保管工作中，人的作用是主觀能動的。檔案的全面性、真實性、有效性基本靠收集和整理檔案的人物來保證。檔案的收集和整理需要負責人員有足夠的耐心和細心去集雜亂無章的檔案并按照規(guī)范整理并裝訂，檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都需要有具體的負責人來完成，每一項工作都要負責人具有高度的責任心來處理工作。檔案管理工作越來越規(guī)范和細致，對工作人員自身的素質(zhì)要求也越來越高，檔案管理工作是專業(yè)性比較強的工作，需要工作人員具有較強的職業(yè)操守，具有檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)的人員可以更好的勝任檔案管理工作，能夠用更好的方式來完成檔案管理的八個環(huán)節(jié)的工作，對于沒有掌握檔案管理專業(yè)知識或經(jīng)過專業(yè)培訓的人員在檔案管理工作中往往會摸不著頭腦。在現(xiàn)實中很多企事業(yè)單位并不一定儲備有檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，這個時候就需要加強對工作人員的業(yè)務培訓和技術(shù)指導。在檔案管理工作中保密安全意識很重要，涉密和涉及個人隱私的檔案資料不能外泄，負責檔案收集、整理、管理等接觸涉密檔案的工作人員要嚴格遵守保密規(guī)定。檔案管理工作人員收集和整理檔案資料的時候需要辨別檔案資料的真實性，對于經(jīng)過涂抹修改的材料要鑒別真?zhèn)?，保證收錄管理的檔案資料都能客觀的還原歷史。

（二）時間。檔案管理工作收集、整理檔案資料的時間至關(guān)重要，在恰到好處的時間收集資料最能完好和真實的反映歷史。有的檔案資料過早收集就不完整，可能缺少了事件的結(jié)果，有頭沒有尾。有的檔案資料收集晚了也不完整，可能有的檔案資料因為時間久了已經(jīng)丟失或無法查找。檔案資料需要根據(jù)客觀事件的發(fā)展來定期和不定期的收集和整理，檔案具有及時性，對于需要歸檔的資料要及時的收集和整理進行歸檔。在分類整理檔案資料的時候要根據(jù)每個歷史時期的不同發(fā)展階段來整理檔案材料，分門別類的歸檔。檔案資料的收集在時間上需要具有延續(xù)性，同一類別按照時間順序整理歸檔，不同類別分別羅列，一個類別一個時間段的檔案資料收集整理在一個模塊。

（三）地點。檔案管理收集、征集、鑒別檔案資料完成后就到了保管，前期的辛苦工作終于開花結(jié)果了，就需要好好的保管這份成果，將檔案資料固定集中在檔案室進行保管形成系統(tǒng)性，不同類別一個時間段的檔案資料具有相互印證的關(guān)系，便于日后查找一個時期的檔案資料。在保管中除了人還有地點很關(guān)鍵，保管的地點的溫度、濕度等環(huán)境都影響的檔案資料的保管壽命?；跈n案保管的私密性、安全性和重要性，檔案保管的地方一般要求是獨立的空間，不應該與其他的功能室共用。設置專門的檔案管理室，配備信息化管理的硬件和制定相應的規(guī)章管理制度，為檔案管理工作的開展提供有利條件。好的檔案保管地點可以對檔案材料的損壞起到預防作用，在適宜的溫度、濕度條件下最大程度的減少檔案材料的損壞，盡可能避免后期的修復和損毀。

（四）重視。領(lǐng)導需要重視檔案工作，才能使這項工作順利的開展。檔案具有時效性、唯一性和不可再生性。領(lǐng)導對檔案工作的價值認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著單位檔案工作的發(fā)展和檔案材料保存的完整性，領(lǐng)導對檔案管理工作的重視可以推動單位檔案管理工作順利的向前發(fā)展，減輕了工作人員收集、整理檔案的工作壓力和心理負擔。單位領(lǐng)導把檔案工作列入議事日程，是規(guī)劃單位發(fā)展、規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理工作人員在工作中應該以實際行動去影響并爭取到領(lǐng)導的重視，領(lǐng)導的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用，內(nèi)因和外因互相作用使檔案管理更科學、高效、完整。

（五）技術(shù)。檔案管理工作中涉及到很多專業(yè)技術(shù)，鑒別檔案的真?zhèn)涡?、損壞檔案的修復、檔案檢索系統(tǒng)、檔案資料編排裝訂等都需要較強的專業(yè)技術(shù)才可以完成。以前需要查找歷史檔案資料時需要到檔案室仔細的去翻閱紙質(zhì)的文獻資料，費時又費力都不一定能完全找到?，F(xiàn)在隨著科學技術(shù)的發(fā)展，很多紙質(zhì)的文檔可以掃描存到電腦里，查找資料只需要輸入關(guān)鍵字就可以準確的找到需要的歷史檔案資料，避免了因紙質(zhì)檔案損壞無法查找的情況。檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)也應該與時俱進，在管理上不斷的創(chuàng)新，與新的科技更好的結(jié)合，在工作上可以更高效和更高質(zhì)，推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展，為人類歷史進步助力。

三、結(jié)語

結(jié)合日常檔案管理工作，簡單的將自己對檔案管理工作的認識進行了闡述，對影響檔案管理的因素進行的分析，在以后的工作中將加強學習，不斷提高自己的技術(shù)水平，科學規(guī)范的進行檔案管理，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，立足自身崗位為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。