淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

李一方

摘 要：經(jīng)濟的發(fā)展對我國事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求，這是由事業(yè)單位檔案管理的重要性決定的。檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展起著重要的作用：檔案不僅體現(xiàn)了事業(yè)單位的發(fā)展進程，而且對事業(yè)單位的發(fā)展與進步有著重要影響。因此，檔案管理部門需針對檔案內(nèi)容進行嚴格的管理，并且制定完善的方案。在此背景下，筆者在本研究中分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，就存在的問題提出能夠提高檔案管理水平的具體對策。希望本研究能夠為檔案管理工作有關(guān)部門提供借鑒，提升檔案管理效果，促進檔案管理的發(fā)展與進步。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理 現(xiàn)狀 對策

事業(yè)單位檔案管理工作在事業(yè)單位的人事選拔、考核等諸多方面都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其不斷進步更是加快了事業(yè)單位的改革進程。盡管事業(yè)單位的檔案管理日趨完善，但就其現(xiàn)狀而言，仍然存在許多問題。在本研究中，筆者就人事單位檔案管理現(xiàn)狀存在的問題的分析，為提高檔案管理質(zhì)量提出了針對性的解決措施。希望實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新，促進事業(yè)單位的長足發(fā)展。

1.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理工作受到的重視程度有限

在人事單位中，普遍存在著不重視檔案管理工作的現(xiàn)象。一方面，無論是管理層還是職工都把檔案工作與抄寫、分類整理和保管檔案等事務性工作畫上了等號，認為檔案管理不能直接為單位創(chuàng)造績效或是經(jīng)濟效益，不是單位的主要工作，因此極其不重視檔案管理工作。另一方面，在檔案管理工作重視程度不夠的思想引導下，人事單位未把檔案管理工作列為單位重點工作之一，在具體工作中，未制定完善的計劃方案，工檔案管理作流于形式，不能落實到每個工作環(huán)節(jié)及工作人員中，一些檔案管理人員被動應付，甚至認為檔案管理工作就是保管好檔案，只要不發(fā)生檔案的丟失及泄漏，就是全部工作。單位管理層和員工的不重視直接使得單位不能針對檔案管理工作進行嚴格的協(xié)調(diào)與控制。

1.2檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位的檔案管理工作的任務多且較為繁瑣，因此對檔案管理工作人員有一定的要求。目前在一些事業(yè)單位中，檔案管理工作分散管理且未配備專職檔案管理工作人員，只是由辦公室或其他部門工作人員兼職管理檔案工作，這些兼職工作人員沒有經(jīng)過正規(guī)培訓，不熟悉檔案整理標準，部分員工甚至不能準確分辨檔案及資料，更無法進行檔案的管理。在一些配備有專人管理檔案的單位，檔案管理人員專業(yè)水平和管理素養(yǎng)水平有限，缺乏理論基礎，專業(yè)意識不足，且實踐經(jīng)驗不夠豐富，使得在檔案的收集、缺乏整理、裝訂工作規(guī)范，容易產(chǎn)生疏漏，形成不規(guī)范的檔案，不利于事業(yè)單位檔案規(guī)范保管和有效利用。除事業(yè)單位檔案管理專業(yè)性人才缺乏外，還存在檔案處人員流動性大，人才選拔以及離職隨意性強等諸多問題，阻礙著事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行。此外，事業(yè)單位檔案管理工作在不斷發(fā)展與進步，要求檔案管理人員通過學習不斷提升自身的綜合素質(zhì)尤其是網(wǎng)絡素質(zhì)，不斷提高信息化檔案整理能力，合理利用網(wǎng)絡資源。但是實際上，事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

1.3檔案管理模式落后

當前，很多事業(yè)單位檔案管理手段仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式不能很好的適應科學化、信息化的技術(shù)發(fā)展潮流，與時代相脫節(jié)。目前，檔案管理已經(jīng)進入信息化、現(xiàn)代化管理的時代，檔案管理的技術(shù)直接關(guān)系到檔案管理效率與質(zhì)量。但是，目前大多事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化設備還不夠齊全。檔案管理的硬件設備與軟件系統(tǒng)落后，在實際使用中存在較多問題，不利于檔案管理工作的開展實施，更不利于保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全。

2.事業(yè)單位檔案管理的對策

2.1加強對事業(yè)單位檔案管理的重視程度

事業(yè)單位從上到下都要加強對檔案管理的重視程度，充分認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義，為事業(yè)單位的檔案管理人員營造良好的工作氛圍，調(diào)動工作人員的工作積極性。加強對事業(yè)單位檔案管理的重視程度，還要建立健全檔案管理制度。在事業(yè)單位檔案管理工作中，完善的法律法規(guī)和健全的制度是促進各方面工作的良好實施的基礎。在事業(yè)單位內(nèi)部必須建立統(tǒng)一的檔案管理標準，完善和規(guī)范檔案管理工作。同時根據(jù)實際情況，不斷調(diào)整制度和規(guī)范，確保檔案管理制度規(guī)范的可操作性。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先要加強檔案管理工作人員的職業(yè)道德培養(yǎng)。始終明確自己的責任，切實保障單位檔案的安全。除此之外，要在提升事業(yè)單位檔案管理工作人員道德素養(yǎng)的基礎上，不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理的工作要求檔案管理人員是一名保管者的同時，還是一個具有較高的檔案管理知識且緊跟時代，不斷提高自身檔案管理水平的技術(shù)型人員。這就要求在工作中，應加強對檔案管理人員的培訓，提升其綜合素質(zhì)，不斷強化檔案管理人員的質(zhì)量意識、保密意識和安全意識。

2.3加強信息化檔案信息化建設

隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡化，數(shù)字化成為檔案管理的重要趨勢，檔案管理的信息化是檔案工作的大勢所趨。計算機更是現(xiàn)代檔案管理中不可缺少的手段。事業(yè)單位要充分認識到信息化在檔案管理中的重要作用，制定信息化檔案管理方案，加強檔案管理軟、硬件設施建設，不斷提高檔案管理的信息化水平。包括加大資金投入，合理建設硬件系統(tǒng)，以提升信息管理的技術(shù)性與安全性利用掃描儀或電腦等現(xiàn)代化設備來完成相關(guān)資料的存儲，取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案。根據(jù)單位實際發(fā)展情況及需求，合理開發(fā)使用軟件，提升檔案管理工作效果。除此之外，還需創(chuàng)建行業(yè)管理系統(tǒng)平臺，提升檔案信息數(shù)據(jù)的共享水平。在此過程中，需針對網(wǎng)絡信息風險問題進行合理預防與管理，增強檔案信息安全性。

3.結(jié)語

隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，檔案管理工作面臨更多的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新。分析事業(yè)單位檔案管理中存在的現(xiàn)狀：檔案管理工作受到的重視程度有限；檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高；檔案管理模式落后等問題。在此基礎上，有針對性地制定解決措施，加強檔案管理工作的信息化建設，切實解決事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提高檔案管理質(zhì)量，促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利實施，促進事業(yè)單位的改革。

參考文獻

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