基于專業(yè)分工的“五位一體”采購運(yùn)營體系研究

吳順寧，楊燕波，蔣志軒，陳偉東，陳本盛

（中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司，廣東 廣州 510000）

基于專業(yè)分工的“五位一體”采購運(yùn)營體系研究

吳順寧，楊燕波，蔣志軒，陳偉東，陳本盛

（中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司，廣東 廣州 510000）

為了提高公司采購效率、提升采購集中度、防控風(fēng)險(xiǎn)，提出基于專業(yè)化分工的“五位一體”采購運(yùn)營體系。廣東移動(dòng)在研究歷史采購數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，以品類管理為基礎(chǔ)，從專業(yè)分工出發(fā)，將需求統(tǒng)籌、采購實(shí)施、合同執(zhí)行、內(nèi)控稽核、供應(yīng)商管控各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分離，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、管理、監(jiān)督相輔相成，從而搭建“五位一體”高效率、低風(fēng)險(xiǎn)的采購運(yùn)營體系。

采購運(yùn)營體系 專業(yè)化分工 五位一體 風(fēng)險(xiǎn)管控

1 引言

為了更好地承接中國移動(dòng)通信集團(tuán)公司集采戰(zhàn)略，中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司（以下簡稱廣東移動(dòng)）加強(qiáng)對(duì)采購工作各關(guān)鍵環(huán)節(jié)的執(zhí)行與管理，前后環(huán)節(jié)相互監(jiān)管、相互制約，同時(shí)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化分工，為精益化管理打造有利的條件，各環(huán)節(jié)制定標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的流程與操作規(guī)范，在合法合規(guī)的前提下兼顧采購效率，搭建“五位一體”運(yùn)營體系，服務(wù)于公司的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文通過對(duì)廣東移動(dòng)目前采購管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，結(jié)合公司內(nèi)外部環(huán)境，采取理論聯(lián)系實(shí)際的方法，提出采購項(xiàng)目經(jīng)理專業(yè)分工模式的“五位一體”采購運(yùn)營體系，以提升采購運(yùn)營管理效率并降低風(fēng)險(xiǎn)。

2 傳統(tǒng)采購體系

傳統(tǒng)的采購體系采用項(xiàng)目經(jīng)理全生命周期的縱向責(zé)任制。采購部門按照產(chǎn)品專業(yè)線條劃分采購科室，各科室項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)全生命質(zhì)量周期的工作，從需求的收集與確認(rèn)、采購方案的制定與實(shí)施到合同的簽署與執(zhí)行全流程均由同一角色擔(dān)任，通過采購及時(shí)率、合同及時(shí)率、付款及時(shí)率來考量項(xiàng)目完成情況及質(zhì)量。在此模式下，由于采購項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力集中，缺少有效的監(jiān)督制約機(jī)制，采購實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)較高；同時(shí)一個(gè)角色貫穿多個(gè)流程，精力過于分散，無法實(shí)現(xiàn)各流程專業(yè)化作業(yè)，不利于效率的提升。

2.1 傳統(tǒng)采購體系職能范圍

傳統(tǒng)的采購職能以企業(yè)各部門采購需求為輸入制定采購計(jì)劃，按照既定計(jì)劃購入相應(yīng)物資，以物資運(yùn)送到達(dá)倉庫完成采購閉環(huán)。主要職責(zé)體現(xiàn)在以下方面：

（1）采購需求的收集管理；

（2）采購計(jì)劃的制定；

（3）采購項(xiàng)目的管理和實(shí)施；

（4）倉儲(chǔ)物資、物流的管理；

（5）相關(guān)監(jiān)管單位政策和規(guī)定的貫徹執(zhí)行；

（6）下屬公司采購相關(guān)工作的指導(dǎo)、監(jiān)督與考核。

隨著現(xiàn)代企業(yè)采購體系的延伸，其職能也在細(xì)分強(qiáng)化中不斷完善，體現(xiàn)在需求歸口管理、質(zhì)量管理、供應(yīng)商評(píng)估等環(huán)節(jié)的豐富。

2.2 傳統(tǒng)采購體系的組織架構(gòu)及工作流程

根據(jù)采購的職能，按照采購專業(yè)線條分工原則，結(jié)合公司內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境，廣東移動(dòng)最初采購部門劃分為五個(gè)科室，具體如圖1所示：

圖1 傳統(tǒng)采購體系組織架構(gòu)

（1）通信類產(chǎn)品采購室：負(fù)責(zé)通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、配套設(shè)備及相關(guān)服務(wù)的采購業(yè)務(wù)；

（2）支撐類產(chǎn)品采購室：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)、網(wǎng)管、IT類產(chǎn)品及服務(wù)的采購業(yè)務(wù)；

（3）市場類產(chǎn)品采購室：負(fù)責(zé)市場營銷類產(chǎn)品、營銷和運(yùn)營服務(wù)相關(guān)的采購業(yè)務(wù)；

（4）綜合類產(chǎn)品采購室：負(fù)責(zé)基建、綜合等產(chǎn)品服務(wù)的采購業(yè)務(wù)；

（5）綜合管理室：負(fù)責(zé)制度制定、供應(yīng)商及付款管理、績效管理等。

各采購室采取項(xiàng)目制管理模式，工作按照項(xiàng)目劃分，由項(xiàng)目經(jīng)理把控需求統(tǒng)籌收集、采購方案制定、合同簽署執(zhí)行全生命周期工作，通過采購及時(shí)率、合同及時(shí)率、付款及時(shí)率來考量項(xiàng)目完成情況及質(zhì)量。

2.3 傳統(tǒng)采購體系存在不足

傳統(tǒng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)制的縱向管理模式采購體系適用于體量小、品類固定的采購模式。隨著集采工作的不斷推廣和深化，采購量和采購品類均大幅增加，給傳統(tǒng)的采購體系帶來了巨大挑戰(zhàn)。在這種情況下，采用項(xiàng)目管理全生命周期負(fù)責(zé)制的采購體系就顯示出了其中的不足之處，具體如下：

（1）采購各環(huán)節(jié)存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)多

由于同時(shí)一個(gè)角色貫穿多個(gè)流程，采購項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力集中，缺少有效的監(jiān)督制約機(jī)制，采購實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)較高；且項(xiàng)目經(jīng)理的專業(yè)素質(zhì)各有差異，薄弱環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)考慮不周或者方案制定不恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)如下：

◆需求請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營；

◆采購方案制定的不合理導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能造成采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為；

◆框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，合同對(duì)方主體資格履約能力等未達(dá)到要求，可能導(dǎo)致物資采購不順暢或合同內(nèi)容存在疏漏和欺詐的情況。

（2）專業(yè)分工不足，需求制定不合理

由于采購需求按照專業(yè)線條劃分，各線條之間缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，且沒有建立有效的聯(lián)系機(jī)制，具體表現(xiàn)為以下問題：

◆需求分散：同質(zhì)性項(xiàng)目的重復(fù)采購實(shí)施；

◆需求描述標(biāo)準(zhǔn)不一致：與地市公司和需求部門確認(rèn)采購的需求周期時(shí)間較長；

◆需求預(yù)測不準(zhǔn)確：導(dǎo)致采購的產(chǎn)品數(shù)量不夠需求部門使用，出現(xiàn)配額斷檔；

◆需求計(jì)劃性不規(guī)律：緊急采購項(xiàng)目多，使人措手不及。

現(xiàn)有的體系在采購需求管理、采購計(jì)劃管理、產(chǎn)品交付管理、采購品類管理、采購風(fēng)險(xiǎn)管理、信息化管理上相對(duì)薄弱，而在質(zhì)量管理、供應(yīng)商管理、供應(yīng)市場分析以及采購策略制定上有一定的缺失。結(jié)合當(dāng)前公司內(nèi)外部環(huán)境以及整個(gè)通信行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r來看，傳統(tǒng)的采購運(yùn)營體系在當(dāng)前情況下已顯示出其效率和風(fēng)險(xiǎn)帶來的弊端，因此急需探索并建立一套新的采購管控模式。

3 “五位一體”采購體系

經(jīng)過對(duì)傳統(tǒng)采購體系的反思，并結(jié)合廣東移動(dòng)實(shí)際采購工作中出現(xiàn)的需求重復(fù)、風(fēng)險(xiǎn)防控等問題與困難，搭建了全新的“五位一體”高效率、低風(fēng)險(xiǎn)的采購運(yùn)營體系。

3.1 “五位一體”采購體系架構(gòu)

構(gòu)建“五位一體”采購運(yùn)營體系是指從專業(yè)分工出發(fā)，將采購管理按專業(yè)劃分為需求統(tǒng)籌、采購實(shí)施、合同執(zhí)行、內(nèi)控稽核、供應(yīng)商管控五個(gè)環(huán)節(jié)，如圖2所示。將采購實(shí)施與運(yùn)營支撐分離，強(qiáng)化需求統(tǒng)籌、供應(yīng)商管控和內(nèi)控稽核管理職能，經(jīng)過不斷運(yùn)營完善，形成一個(gè)高效率、低風(fēng)險(xiǎn)的健全的供應(yīng)鏈運(yùn)營體系。各環(huán)節(jié)相互協(xié)同，共同構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體。其中，需求統(tǒng)籌是起點(diǎn)，采購實(shí)施是條件，合同執(zhí)行是關(guān)鍵，內(nèi)控稽核是保障，供應(yīng)商管控是提升。

圖2 “五位一體”采購運(yùn)營體系架構(gòu)

（1）需求統(tǒng)籌：統(tǒng)籌需求，把控節(jié)奏

廣東移動(dòng)加強(qiáng)需求統(tǒng)籌工作，一方面強(qiáng)化需求部門歸口管理；另一方面分離需求管理崗位，強(qiáng)化采購品類經(jīng)理對(duì)需求的管控，對(duì)全年需求進(jìn)行梳理和分析，整合類似需求，制定全年項(xiàng)目需求表，把控采購節(jié)奏。同時(shí)加強(qiáng)需求預(yù)測管理，關(guān)注與業(yè)務(wù)發(fā)展緊密關(guān)聯(lián)和需求波動(dòng)大的產(chǎn)品及服務(wù)，按季度預(yù)測需求變化并及時(shí)提出預(yù)警。

（2）采購實(shí)施：專注實(shí)施，提升效率

廣東移動(dòng)實(shí)現(xiàn)采與購的分離，采購實(shí)施人員以完成合同簽訂為工作結(jié)束的標(biāo)志，無需參與后續(xù)的配額、質(zhì)量、供應(yīng)商等管理工作，使得采購實(shí)施人員能夠更專注于采購方案的規(guī)范性和科學(xué)性，從前端降低項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。同時(shí)，根據(jù)需求屬性、基本技術(shù)要求、技術(shù)評(píng)審特性、供應(yīng)市場分析、所屬行業(yè)特點(diǎn)等要素，將采購對(duì)象細(xì)分為不同品類，通過品類進(jìn)行工作細(xì)分，進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)化支撐，提高服務(wù)效率。

（3）合同執(zhí)行：配額管控，運(yùn)營精益

廣東移動(dòng)設(shè)定專人進(jìn)行配額管理，建立“定期分配+資源池投放”的配額管控模式，按季度進(jìn)行分配并滾動(dòng)回收，輔以緊急追加流程，更準(zhǔn)確、及時(shí)地滿足地市及各部門配額需求，提高配額使用效率，避免出現(xiàn)各供應(yīng)商配額執(zhí)行不均衡或占用配額不下單的情況。同時(shí)，每月對(duì)所有配額的數(shù)量、金額、期限進(jìn)行分析并預(yù)警，對(duì)于配額數(shù)量達(dá)到預(yù)警線的產(chǎn)品，制定解決方案通報(bào)和預(yù)估解決時(shí)間，通過對(duì)整體配額的精細(xì)化管理，可以有效地避免配額斷檔的情況，更好地支撐全省生產(chǎn)。

（4）內(nèi)控稽核：稽核內(nèi)嵌，防控風(fēng)險(xiǎn)

廣東移動(dòng)率先搭建事前、事中、事后稽核體系，以全面降低風(fēng)險(xiǎn)。在采購方案階段，由稽核專員對(duì)項(xiàng)目的采購方式、技術(shù)評(píng)分表等關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行審核，確保采購方案的合理性；在項(xiàng)目實(shí)施階段，復(fù)核客觀分的準(zhǔn)確性，同時(shí)從項(xiàng)目維度和供應(yīng)商維度制定主觀分偏離度分析表，提示偏離度較大的評(píng)委進(jìn)行書面說明，有效地解決了主觀分偏離較大的問題；在訂單實(shí)施階段，核查訂單配置，對(duì)有問題的訂單提前解決和整改，防患于未然。

（5）供應(yīng)商管控：閉環(huán)評(píng)估，管理并服務(wù)于供應(yīng)商

廣東移動(dòng)將供應(yīng)商管理崗位單獨(dú)分離，加強(qiáng)后評(píng)估的及時(shí)性和有效性，按建設(shè)部門、使用部門、采購部門多維度評(píng)分，評(píng)價(jià)結(jié)果用于考核付款和下期采購方案，形成閉環(huán)管理。通過供應(yīng)商黑名單、白名單和灰名單管理，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施分層分級(jí)服務(wù)，更好地促進(jìn)供應(yīng)商提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。

3.2 “五位一體”采購體系工作流程

“五位一體”采購體系工作流程具體如下：

（1）職能分工

為適應(yīng)集采工作需要，基于“管操分離、專業(yè)分工”原則，廣東移動(dòng)對(duì)采購組織架構(gòu)進(jìn)行了優(yōu)化，分為3個(gè)采購支撐室、4個(gè)采購實(shí)施室、2個(gè)物流管理室，將需求、采購實(shí)施和合同執(zhí)行等環(huán)節(jié)職責(zé)分科室執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)了專人專崗、互相協(xié)同合作的采購運(yùn)作模式，從而有效規(guī)避采購全流程操作帶來的管理風(fēng)險(xiǎn)。

（2）專業(yè)化分工

在采購實(shí)施環(huán)節(jié)，采購項(xiàng)目經(jīng)理可根據(jù)品類管理規(guī)范、技術(shù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)模板、商務(wù)評(píng)分辦法來制定專業(yè)化的采購方案；在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，運(yùn)營項(xiàng)目經(jīng)理可根據(jù)質(zhì)量管理辦法、供應(yīng)商分類分級(jí)管理辦法、嵌入式廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控管理辦法等制度進(jìn)行專業(yè)化的運(yùn)營支撐服務(wù)。

（3）精益化管理

制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的采購操作規(guī)范，加強(qiáng)評(píng)標(biāo)現(xiàn)場管理、完善專家?guī)斓慕ㄔO(shè)、細(xì)化專家評(píng)委管理辦法、更新招標(biāo)代理管理（含供應(yīng)商后評(píng)估）等，依托新建設(shè)的電子評(píng)標(biāo)室，以達(dá)到遠(yuǎn)程評(píng)標(biāo)的目的，進(jìn)一步降低風(fēng)險(xiǎn)、提高效率，實(shí)現(xiàn)采購全流程的精益化管理。

4 “五位一體”體系特點(diǎn)

4.1 需求統(tǒng)籌

需求是采購的起點(diǎn)，相對(duì)于傳統(tǒng)的采購運(yùn)營體系，“五位一體”采購運(yùn)營體系對(duì)需求進(jìn)行了精細(xì)化的管理，圍繞細(xì)化需求管理職責(zé)制度、加強(qiáng)供需協(xié)同、提升需求準(zhǔn)確性與標(biāo)準(zhǔn)化等要求，不斷做深做細(xì)需求歸口管理，推動(dòng)采購需求從歸口管理到集中管理的提升，實(shí)現(xiàn)需求管理的集中化、標(biāo)準(zhǔn)化與閉環(huán)化。深化需求歸口管理，建立新采購目錄的管理映射關(guān)系，明確產(chǎn)品級(jí)的省本部需求歸口管理部門，細(xì)化需求歸口管理的分工界面，完善需求歸口管理的工作模式與工作流程，進(jìn)一步加強(qiáng)需求整合，推進(jìn)由需求歸口管理到集中管理的轉(zhuǎn)變，建立季度和月度供需對(duì)接機(jī)制：通過季度和月度需求對(duì)接，提前跟蹤和預(yù)測需求，及時(shí)反饋存在的困難和問題，加強(qiáng)需求的動(dòng)態(tài)化管理。

（1）需求歸口管理部門確定原則

為推動(dòng)需求不斷整合，提升需求準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化，廣東移動(dòng)成立需求歸口管理部門，并以以下兩個(gè)原則確定：

◆產(chǎn)品或服務(wù)的專業(yè)管理部門為需求歸口管理部門；

◆地市需求部門的省公司對(duì)口管理部門為需求歸口管理部門。

（2）以產(chǎn)品品類定標(biāo)準(zhǔn)

以中國移動(dòng)通信集團(tuán)公司采購全目錄為指導(dǎo)，綜合考慮需求屬性、技術(shù)特性等要素，通過歷史采購數(shù)據(jù)分析與供應(yīng)市場分析，將采購對(duì)象細(xì)分為50個(gè)品類。根據(jù)客戶感知、市場競爭性等特性對(duì)品類分級(jí)，針對(duì)每類每級(jí)制定差異化的價(jià)格評(píng)分策略、技術(shù)商務(wù)權(quán)重、技術(shù)評(píng)分指標(biāo)、供應(yīng)商后評(píng)估應(yīng)用策略，通過采購策略標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)一步推動(dòng)需求標(biāo)準(zhǔn)化。需求預(yù)測是提升需求準(zhǔn)確性的關(guān)鍵，廣東移動(dòng)以需求歸口為抓手，強(qiáng)化需求專業(yè)管理，從采購品類標(biāo)準(zhǔn)化出發(fā)，建立三類需求分析模式，深化需求協(xié)同管理，不斷完善需求預(yù)測閉環(huán)機(jī)制。

（3）需求的全閉環(huán)管理

需求的分析整合是集中采購的關(guān)鍵。廣東移動(dòng)逐步將個(gè)性化不強(qiáng)、地域性不高、技術(shù)屬性類似的需求分析整合，以減少采購項(xiàng)目數(shù)量，優(yōu)化采購資源配置。

開展采購需求后評(píng)估，考察需求偏離度、需求整合度、突發(fā)需求次數(shù)、需求上報(bào)及時(shí)率等要素，構(gòu)建需求閉環(huán)管理體系，全面提升需求管理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性和主動(dòng)性，從簡單的需求前端管理逐步向需求的全閉環(huán)管理轉(zhuǎn)變。

4.2 采購實(shí)施

廣東移動(dòng)基于采購全目錄，根據(jù)需求屬性、業(yè)務(wù)要求、技術(shù)特性等要素，將采購對(duì)象細(xì)分為50個(gè)采購品類，并根據(jù)客戶感知度、技術(shù)復(fù)雜度等特性對(duì)采購品類分級(jí)，針對(duì)每類每級(jí)制定差異化的價(jià)格評(píng)分策略、技術(shù)商務(wù)權(quán)重、技術(shù)評(píng)分指標(biāo)、供應(yīng)商后評(píng)估應(yīng)用策略，初步形成了分類分級(jí)的采購策略標(biāo)準(zhǔn)。

（1）采購標(biāo)準(zhǔn)化

從采購全目錄出發(fā)，以采購品類標(biāo)準(zhǔn)化為抓手，形成一套較完善的采購標(biāo)準(zhǔn)化工具。

◆目錄標(biāo)準(zhǔn)化：分為一級(jí)集采目錄、二級(jí)集采目錄和非集采目錄；

◆品類標(biāo)準(zhǔn)化：50個(gè)品類按需求屬性、技術(shù)特性、市場特性劃分；

◆價(jià)格評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)化：基于品類管理的價(jià)格評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，包含二次均值、一次平均值下拉基準(zhǔn)價(jià)等方式；

◆策略標(biāo)準(zhǔn)化：基于品類管理的采購策略體系；

◆合同標(biāo)準(zhǔn)化：框架+訂單采購深化推進(jìn)；

◆流程標(biāo)準(zhǔn)化：5種采購方式有5套標(biāo)準(zhǔn)流程；

◆文件標(biāo)準(zhǔn)化：73個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程文件；

◆模板標(biāo)準(zhǔn)化：5套方案決策模板、52套技術(shù)評(píng)分模板、50套采購合同模板、50套請購需求模板。

（2）采購項(xiàng)目分工

根據(jù)集團(tuán)集中度提升的發(fā)展戰(zhàn)略，廣東移動(dòng)單獨(dú)設(shè)立通用采購科室，加大整合力度，提高集采集中度。通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來提升服務(wù)感知，同時(shí)采取品類細(xì)分以提高集采項(xiàng)目開展的精確性和主動(dòng)性，進(jìn)一步擴(kuò)大集采范圍，加快集采進(jìn)度。

◆常規(guī)類項(xiàng)目由省本部需求部門根據(jù)全省需求啟動(dòng)項(xiàng)目；

◆新增集采和省市協(xié)同項(xiàng)目由通用采購科室協(xié)同項(xiàng)目采購科室根據(jù)全省需求梳理新增項(xiàng)目，推動(dòng)需求歸口部門開展項(xiàng)目。

4.3 合同執(zhí)行

采購合同和訂單是采購執(zhí)行的核心信息載體。廣東移動(dòng)嚴(yán)格落實(shí)集采執(zhí)行要求，通過嚴(yán)把請購規(guī)范審核、自動(dòng)更新校驗(yàn)、標(biāo)準(zhǔn)化錄入、自動(dòng)預(yù)警、訂單上傳稽核等五項(xiàng)措施，夯實(shí)訂單管理，防范執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。

（1）強(qiáng)化訂單管理

1）嚴(yán)把請購規(guī)范審核

費(fèi)用類關(guān)注預(yù)算充足度、資本類關(guān)注投資項(xiàng)目明細(xì)；需求配置關(guān)注是否典配；非標(biāo)超配說明；服務(wù)類關(guān)注工作量評(píng)估規(guī)范性。

2）自動(dòng)更新校驗(yàn)機(jī)制

SCM（Supply Chain Management，供應(yīng)鏈管理）系統(tǒng)與合同系統(tǒng)、MIS（Management Information System，管理信息系統(tǒng)）系統(tǒng)全流程貫通實(shí)現(xiàn)多維自動(dòng)校驗(yàn)，繼承總部框架中的供應(yīng)商、產(chǎn)品、物料、有效期等信息，實(shí)施剛性管控機(jī)制，確保執(zhí)行遵從不超限。

3）標(biāo)準(zhǔn)化錄入

關(guān)聯(lián)框架協(xié)議號(hào)、產(chǎn)品名稱、物料編碼、供應(yīng)商、項(xiàng)目碼、價(jià)格等信息項(xiàng)均格式化構(gòu)建，減少人為錯(cuò)誤及自由裁量權(quán)。

4）訂單上傳稽核

◆對(duì)標(biāo)集團(tuán)一級(jí)集采物料清單，確保省內(nèi)物料編碼的使用、主物料設(shè)置、沖減換算率與集團(tuán)保持一致；

◆建立數(shù)據(jù)稽核機(jī)制，錨定集團(tuán)物料數(shù)據(jù)變動(dòng)，省內(nèi)實(shí)時(shí)同步。

5）自動(dòng)預(yù)警機(jī)制

◆對(duì)于執(zhí)行超過70%的配額或有效期不足100天的框架合同系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警；

◆對(duì)于超配額執(zhí)行或超有效期執(zhí)行的采購訂單自動(dòng)攔截，無法創(chuàng)建；

◆對(duì)于包含非標(biāo)物料的訂單自動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)提示，提升審批層級(jí)。

（2）配額分類管理

采用新的配額分配方式，根據(jù)配額管理類別、需求數(shù)量、采購頻次等因素，分為高頻類配額、常規(guī)類配額、戰(zhàn)略類配額及統(tǒng)籌類配額等四類，同時(shí)啟用主動(dòng)預(yù)警模式，對(duì)份額、金額、時(shí)間和執(zhí)行比例進(jìn)行預(yù)警。分類管理模式具體如下：

◆高頻類：采購頻次高，配置、價(jià)格穩(wěn)定，根據(jù)請購單列明的物料清單分配對(duì)應(yīng)份額；

◆常規(guī)類：采購頻次較高，配置、價(jià)格差異較大，季度周期回收，根據(jù)全省上報(bào)的下季度需求再分配；

◆戰(zhàn)略類：公司建設(shè)戰(zhàn)略部署需重點(diǎn)保障或由于市場供需緊張，需統(tǒng)籌全省分配及到貨的份額，跨部門管理小組根據(jù)全省建設(shè)進(jìn)度、投資安排等因素周期制定分配方案及到貨計(jì)劃；

◆統(tǒng)籌類：省公司需求歸口管理部門制定分配方案，按照一定管理周期進(jìn)行統(tǒng)籌分配的份額，省公司需求歸口管理部門按照管理周期制定分配方案。

4.4 內(nèi)控稽核

（1）采購監(jiān)督稽核機(jī)制

為持續(xù)加強(qiáng)采購監(jiān)督管理，突出專業(yè)監(jiān)督與自我監(jiān)督，廣東移動(dòng)在全省采購線條組建了專職采購監(jiān)督稽核員隊(duì)伍，建立采購監(jiān)督稽核機(jī)制。突出專業(yè)監(jiān)督，通過事中稽核，促進(jìn)監(jiān)督管理，在采購環(huán)節(jié)的兩個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)介入進(jìn)行把關(guān)：

節(jié)點(diǎn)1：在完成采購方案決策和采購文件編制后，對(duì)采購方案和采購文件關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行稽核；

節(jié)點(diǎn)2：在評(píng)審結(jié)束后，對(duì)評(píng)審人員構(gòu)成和評(píng)審關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行稽核。

（2）稽核嵌入式風(fēng)險(xiǎn)地圖

廣東移動(dòng)持續(xù)加強(qiáng)采購嵌入式廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控體系建設(shè)，主要從采購尋源主流程、采購物流關(guān)鍵管理領(lǐng)域和關(guān)鍵人員管理三個(gè)方面入手，由“點(diǎn)”連“線”到“面”，形成風(fēng)險(xiǎn)地圖，便于全面完善嵌入式風(fēng)險(xiǎn)防控體系，10個(gè)風(fēng)險(xiǎn)板塊共61個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)員需在3個(gè)工作日內(nèi)完成各環(huán)節(jié)稽核工作并反饋，若發(fā)現(xiàn)問題則可及時(shí)整改或處理。具體如圖3所示。

圖3 稽核嵌入式風(fēng)險(xiǎn)地圖

4.5 供應(yīng)商管控

（1）質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是采購執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。廣東移動(dòng)在差異化分層式的品控體系的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)推動(dòng)采購、物流、工建、計(jì)劃、設(shè)計(jì)等專業(yè)的協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制，明確了到貨驗(yàn)貨環(huán)節(jié)的職責(zé)分工界面，細(xì)化了到貨驗(yàn)貨的操作規(guī)范。

廣東移動(dòng)建立差異化質(zhì)量檢測機(jī)制、質(zhì)量管控力度向前后端傾斜，加強(qiáng)標(biāo)前檢測和到貨檢測，具體如圖4所示：

圖4 差異化質(zhì)量檢測機(jī)制

從2011年開始，廣東移動(dòng)根據(jù)產(chǎn)品的技術(shù)成熟度、質(zhì)量合格率、影響面等因素，制定差異化的產(chǎn)品檢測模式，同時(shí)集中檢測資源，以質(zhì)量不穩(wěn)定的戰(zhàn)略性產(chǎn)品檢測為重心，逐步完善并建立“管理審核、駐廠檢測、到貨檢測”三位一體的質(zhì)量管控體系。并結(jié)合實(shí)踐不斷改進(jìn)，從2015年起圍繞差異化質(zhì)量檢測機(jī)制、在網(wǎng)產(chǎn)品質(zhì)量檢測和動(dòng)態(tài)調(diào)整駐廠檢測等環(huán)節(jié)逐步建立了分層式檢測質(zhì)量體系，從三位一體逐步向差異化質(zhì)量檢測體制轉(zhuǎn)變。

（2）供應(yīng)商后評(píng)估管理

廣東移動(dòng)在近幾年的實(shí)踐中探索出了一套可操作、能落地、可執(zhí)行的黑名單認(rèn)定指引，通過黑、灰名單的常態(tài)化管理，凈化招標(biāo)采購環(huán)境，驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商理性競爭。

◆供應(yīng)商拉黑原因

目前，供應(yīng)商被拉黑的原因主要有：行賄、圍標(biāo)串標(biāo)、棄標(biāo)、不履行合同且情節(jié)嚴(yán)重、投標(biāo)時(shí)提供虛假材料。

◆差異化的灰名單管控及改進(jìn)策略

灰名單供應(yīng)商界定：存在疑似違規(guī)行為，按目前采購管理辦法還不需納入黑名單限制合作的供應(yīng)商（即待改進(jìn)型）納入灰名單，目前分為Ⅰ類、Ⅱ類和Ⅲ類供應(yīng)商。對(duì)于Ⅰ類供應(yīng)商采取備案制+省內(nèi)通報(bào)；對(duì)于Ⅱ類供應(yīng)商采取書面警告+后續(xù)重點(diǎn)稽核+省內(nèi)通報(bào)；對(duì)于Ⅲ類供應(yīng)商采取省內(nèi)通報(bào)+后續(xù)重點(diǎn)關(guān)注的管理方式。

◆閉環(huán)評(píng)估機(jī)制

供應(yīng)商后評(píng)估是供應(yīng)商管理必不可少的環(huán)節(jié)，是供應(yīng)商合作情況差異化體現(xiàn)的重要數(shù)據(jù)來源之一。通過加強(qiáng)供應(yīng)商后評(píng)估管理，將評(píng)價(jià)結(jié)果用于下期集采推薦和采購方案，形成閉環(huán)。

5 “五位一體”采購運(yùn)營體系初步成果

廣東移動(dòng)“五位一體”采購運(yùn)營體系相對(duì)于傳統(tǒng)的采購運(yùn)營體系，通過立足品類管理，逐步將個(gè)性化不強(qiáng)、地域性不高、技術(shù)屬性類似的需求分析整合，在采購效率上有著較大的提升，同時(shí)完善了風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，形成嵌入式風(fēng)險(xiǎn)防控體系。

（1）效率提升

◆采購更集中：在極大的采購規(guī)模和繁雜的個(gè)性化采購需求下，廣東移動(dòng)一級(jí)集中采購集中度同比提升9.1個(gè)百分點(diǎn)，一級(jí)集中采購執(zhí)行金額同比增長70.9%，兩級(jí)集中采購集中度同比提升1.4個(gè)百分點(diǎn)；

◆完成更快速：完成采購項(xiàng)目同比增長31.5%，簽訂采購合同同比增長103.5%；

◆執(zhí)行更高效：月均突發(fā)需求申請降幅78.1%，地市月均庫存周轉(zhuǎn)同比提升14.3%；

◆結(jié)構(gòu)更優(yōu)化：省公司直接采購的項(xiàng)目占比持續(xù)提升，省市協(xié)同采購占比不斷降低，省公司直接采購金額占比由73.5%提升至88.1%。

（2）重復(fù)項(xiàng)目減少

近三年廣東移動(dòng)兩級(jí)集中度不斷提升，采購項(xiàng)目數(shù)量逐年下降，年均減少28%。具體如圖5所示：

圖5 近三年廣東移動(dòng)采購項(xiàng)目情況對(duì)比

（3）整合度提升

廣東移動(dòng)主動(dòng)與計(jì)劃部門建立聯(lián)席機(jī)制，從源頭推進(jìn)需求計(jì)劃管理，將協(xié)同提前至可研設(shè)計(jì)階段，做到“兵馬未動(dòng)，糧草先行”。2017年上半年需求確認(rèn)用時(shí)同比下降45%，采購過程用時(shí)同比縮短6.4天。2017年6至7月單月平均突發(fā)需求申請降幅78.1%，產(chǎn)品化采購項(xiàng)目數(shù)量同比增長93.5%，單個(gè)項(xiàng)目平均規(guī)模同比提升51.6%，需求整合度得到明顯提升。

（4）標(biāo)準(zhǔn)化卓有成效

通過建立各類采購標(biāo)準(zhǔn)化工具，不僅使采購效率、評(píng)審效率得到大幅提升，而且人為差錯(cuò)率也顯著降低。需求模板標(biāo)準(zhǔn)化使得需求確認(rèn)用時(shí)縮短約23.7%；流程與采購方案模板標(biāo)準(zhǔn)化使得采購方案無修改通過率大幅上升至80.4%；投標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化使得供應(yīng)商投標(biāo)文件編制失誤率大幅下降，合同模板標(biāo)準(zhǔn)化使得合同編制差錯(cuò)率降低70%。

（5）質(zhì)量檢測成果明顯

對(duì)光纜交接箱、光纖分配架、光纜分纖箱等到貨產(chǎn)品進(jìn)行開箱驗(yàn)貨檢測，發(fā)現(xiàn)存在問題批次不足1%。對(duì)于存在問題批次已經(jīng)立即要求廠家退換貨整改，有效防范到貨產(chǎn)品與訂單不一致的風(fēng)險(xiǎn)。

6 結(jié)束語

本文通過介紹傳統(tǒng)采購運(yùn)營體系的工作流程及存在問題，提出“五位一體”采購運(yùn)營體系，并針對(duì)“五位一體”采購運(yùn)營體系各環(huán)節(jié)工作特點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合數(shù)據(jù)分析驗(yàn)證了初步實(shí)施的效果。在后續(xù)的實(shí)踐中，廣東移動(dòng)將會(huì)不斷地優(yōu)化和完善“五位一體”采購運(yùn)營體系，使供應(yīng)鏈體系更加健全。

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Research on quot;Five-in-Onequot; Procurement Operating System Based on Professionalized Division of Labor

WU Shunning, YANG Yanbo, JIANG Zhixuan, CHEN Weidong, CHEN Bensheng
(China Mobile Group Guangdong Co., Ltd., Guangzhou 510000, China)

In order to improve the efficiency of the company procurement, enhance the concentration of procurement and prevent and risks, a procurement operating system of the quot;five-in-onequot; based on professionalized division of labor was proposed in this paper. Based on the historical purchase data, all links including demand management,procurement implementation, contract execution, internal control audit, supplier management and control were separated according to the category management and professional division to realize the complement of production,management and supervision and build the quot; five-in-onequot; high-efficiency and low-risk procurement operating system.

procurement operating system professionalized division of labor five-in-one risk control

10.3969/j.issn.1006-1010.2017.20.016

TP399

A

1006-1010(2017)20-0089-08

吳順寧,楊燕波,蔣志軒,等. 基于專業(yè)分工的“五位一體”采購運(yùn)營體系研究[J]. 移動(dòng)通信, 2017,41(20)： 89-96.

2017-10-12

責(zé)任編輯：袁婷 yuanting@mbcom.cn

吳順寧：碩士畢業(yè)于北京郵電大學(xué)電磁場與微波技術(shù)專業(yè)，現(xiàn)任職于中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司，主要從事采購供應(yīng)鏈管理以及IT類采購工作。

楊燕波：碩士畢業(yè)于華中科技大學(xué)通信與信息系統(tǒng)專業(yè)，現(xiàn)任職于中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司，主要從事移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)采購工作。

蔣志軒：經(jīng)濟(jì)師，碩士畢業(yè)于中山大學(xué)，現(xiàn)任職于中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司，主要從事采購運(yùn)營支撐以及負(fù)責(zé)產(chǎn)品訂單管理、到貨驗(yàn)貨、質(zhì)量檢測等工作。

陳偉東：學(xué)士畢業(yè)于中山大學(xué)通信工程專業(yè)，現(xiàn)任職于中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司，主要從事移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)采購工作。

陳本盛：碩士畢業(yè)于華南理工大學(xué)通信與信息系統(tǒng)專業(yè)，現(xiàn)任職于中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司，主要從事通信配套類產(chǎn)品集中采購工作。