合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

文｜劉紅順

合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

文｜劉紅順

采用信息技術(shù)管理合同是企事業(yè)單位急需解決的問(wèn)題，合同管理信息系統(tǒng)具備提高履約率、縮短合同周期、監(jiān)管進(jìn)度等職能,從而為企業(yè)帶來(lái)直接和間接的效益。合同是事業(yè)單位、企業(yè)重要契約憑證，可有效保證雙方合法權(quán)益。鑒于合同頻繁簽訂、合同數(shù)量多、合同狀態(tài)跟蹤起來(lái)會(huì)有很大的工作量并且歸檔統(tǒng)計(jì)都需要更高的精準(zhǔn)度。因此各單位對(duì)合同新簽、續(xù)簽、終止、進(jìn)程監(jiān)管等環(huán)節(jié)要求很高，維護(hù)信息量非常龐大等問(wèn)題日益嚴(yán)峻，開(kāi)發(fā)合同管理信息系統(tǒng)迫在眉睫，單位需要開(kāi)發(fā)一款適合自身實(shí)際情況的合同管理信息系統(tǒng)對(duì)合同信息和狀態(tài)進(jìn)行維護(hù)、歸檔及監(jiān)控。

一、背景

國(guó)外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美國(guó)就成立了合同管理協(xié)會(huì)NCMA，專(zhuān)門(mén)為企業(yè)做依據(jù)和參考。早期合同狀態(tài)分為七個(gè)部分，①合同執(zhí)行，即合同準(zhǔn)備、合同分析、合同類(lèi)型、合同付款、合同執(zhí)行文件、合同執(zhí)行計(jì)劃。②日常合同執(zhí)行。③合同變更，即變更基礎(chǔ)、加個(gè)變更、主題名稱(chēng)變更及協(xié)議。④轉(zhuǎn)包合同和權(quán)利義務(wù)分配。⑤糾紛解決。⑥合同效力補(bǔ)救和終止。⑦合同結(jié)束。

國(guó)內(nèi)合同主要研究關(guān)注點(diǎn)大多是建筑工程、勞動(dòng)合同、項(xiàng)目合同、招投標(biāo)等。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,國(guó)內(nèi)企業(yè)合同數(shù)量日益增加，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在企業(yè)管理中的作用日益突出，以企業(yè)需求為基礎(chǔ)，IT技術(shù)為支撐，通過(guò)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，提供及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的合同數(shù)據(jù),為管理者增添決策依據(jù)，從而提高公司運(yùn)營(yíng)效率和管理水平，已成為各類(lèi)企業(yè)生存發(fā)展的必要條件。

二、開(kāi)發(fā)思路

合同管理與銷(xiāo)售、項(xiàng)目實(shí)施、財(cái)務(wù)、物資、客戶關(guān)系等都有所關(guān)聯(lián),涉及到相關(guān)部門(mén)問(wèn)的協(xié)同。傳統(tǒng)的管理模式下,各部門(mén)間信息的一致性與溝通的及時(shí)性,往往是影響相關(guān)人員協(xié)同作業(yè)效率、進(jìn)而影響公司效益的重要因素。合同管理系統(tǒng)通過(guò)信息化手段建立公共的合同相關(guān)數(shù)據(jù)平臺(tái),對(duì)合同生命周期內(nèi)所有信息及關(guān)聯(lián)操作進(jìn)行了整合和控制,改善了部門(mén)之間的信息交互和作業(yè)協(xié)同,不僅使運(yùn)營(yíng)與管理更為規(guī)范、更為有效,而且有助于提高履約率、提高客戶滿意度、縮短合同收款周期等,為企業(yè)帶來(lái)直接和間接的效益。IT技術(shù)的革新,為合同管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)提供了新手段。B/S架構(gòu)的興起對(duì)應(yīng)用架構(gòu)帶來(lái)了重大變革,統(tǒng)一將瀏覽器做為客戶端大大降低了開(kāi)發(fā)難度及維護(hù)成本。服務(wù)端方面SSH框架越來(lái)越受到開(kāi)發(fā)者的青睞成為Java開(kāi)發(fā)的主流。異步腳本(AJAX)技術(shù)使得前后臺(tái)數(shù)據(jù)交互時(shí)不必刷新頁(yè)面從而提升了用戶體驗(yàn)。JSON格式減少了前后臺(tái)交互的數(shù)據(jù)冗余。企業(yè)管理軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)的日益豐富,使得業(yè)務(wù)需求越來(lái)越明確。功能展現(xiàn)不再能僅是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)堆積,更需要有意義的數(shù)據(jù)組合,并通過(guò)圖表、列表等形式,對(duì)比、多維度等手段,給用戶最直觀最友好的展現(xiàn)。ExtJs是在Js的基礎(chǔ)上進(jìn)行封裝成為一組可擴(kuò)展的頁(yè)面展現(xiàn)控件,統(tǒng)一了頁(yè)面風(fēng)格,增強(qiáng)了開(kāi)發(fā)效率,提升了展現(xiàn)效果。另外,相關(guān)技術(shù)能夠滿足合同管理系統(tǒng)其他系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互需求,支持一體化的管理方案,并滿足對(duì)擴(kuò)展性和可維護(hù)性的更高要求。本文針對(duì)一套B/S架構(gòu),基于SSH框架,采用ExtJs控件,適用于企業(yè)級(jí)應(yīng)用的合同管理系統(tǒng),依次就發(fā)展背景、核心技術(shù)、功能設(shè)計(jì)以及技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)所要求的功能。

三、功能需求及設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

（一）權(quán)限要求

管理員具有最高級(jí)別權(quán)限，能夠開(kāi)設(shè)、新增普通合同用戶，管理能夠?qū)λ泻贤畔?、包含新增處理、變更處理、違約處理等，對(duì)于刪除合同信息請(qǐng)謹(jǐn)慎使用，刪除時(shí)提示2次是否確認(rèn)，同意后合同即被刪除；部門(mén)管理權(quán)限，對(duì)企業(yè)部門(mén)進(jìn)行信息維護(hù)；合同類(lèi)型維護(hù)，由于合同具有不同類(lèi)型，且可以自定義類(lèi)型，定義后普通用戶在新增合同的時(shí)候即可以選擇合同類(lèi)型；付款方式維護(hù),為規(guī)范付款方式，管理員對(duì)該信息字段進(jìn)行維護(hù)，定義后普通用戶在進(jìn)行合同結(jié)款的時(shí)候選擇付款方式。

普通用戶能夠?qū)贤M(jìn)行正常維護(hù)，具有新增功能、變更功能、違約功能、續(xù)簽功能；進(jìn)入合同系統(tǒng)后，在首頁(yè)能夠掌握合同基本數(shù)據(jù)信息，如合同總數(shù)、正常進(jìn)行合同數(shù)、結(jié)束合同數(shù)量、延期合同數(shù)量等；合同起始需新增信息，編寫(xiě)合同開(kāi)頭編碼、合同編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)型簽署部門(mén)、合同項(xiàng)目、金額、生效日期、終止日期等合同信息；新增合同乙方聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息；合同信息較多，用戶在使用的過(guò)程中需要各種查詢功能，為此，該系統(tǒng)應(yīng)提供合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、乙方名稱(chēng)、進(jìn)展情況、終止日期、結(jié)束日期、使用部門(mén)、簽署部門(mén)、付款方式、是否預(yù)提的組合查詢，并且支持模糊搜索；針對(duì)合同信息量較大，在生成查詢結(jié)果后，導(dǎo)出excel存檔；預(yù)提合同，在合同維護(hù)里有預(yù)提合同維護(hù)，該維護(hù)里有預(yù)提資金記錄，此功能模塊針對(duì)合同未簽署前的資金流動(dòng)。

（二）客戶管理

客戶為創(chuàng)建合同時(shí)的必選對(duì)象，基本資料共有兩個(gè)部分：客戶資料和關(guān)聯(lián)信息。基本信息包含客戶基本信息、開(kāi)票信息、聯(lián)系人、客戶備忘、客戶附件等。

關(guān)聯(lián)信息有多項(xiàng)內(nèi)容，含合同信息、合同標(biāo)的、審批信息等；對(duì)于客戶的基本資料和關(guān)聯(lián)信息此處設(shè)置必要的打印和查詢關(guān)聯(lián)。

對(duì)客戶基本信息進(jìn)行增、刪、改、查功能；查詢條件：客戶名稱(chēng)、客戶編號(hào)、開(kāi)票名稱(chēng)、行業(yè)等。

（三）發(fā)票管理

發(fā)票管理用于發(fā)票在系統(tǒng)上的記錄。發(fā)票按來(lái)源分為兩類(lèi)，接收、開(kāi)具。

接收類(lèi)的發(fā)票根據(jù)對(duì)象不同分為合同類(lèi)發(fā)票，非合同類(lèi)發(fā)票，此類(lèi)發(fā)票接收后，商務(wù)確認(rèn)后，記錄接收發(fā)票記錄。

開(kāi)具類(lèi)發(fā)票，根據(jù)對(duì)象不同分為合同類(lèi)發(fā)票，非合同類(lèi)發(fā)票，此類(lèi)發(fā)票經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，才可開(kāi)具，審批的同時(shí)登記開(kāi)具發(fā)票記錄。

相關(guān)功能：發(fā)票增、刪、改、查功能;查詢條件，發(fā)票類(lèi)型、開(kāi)票日期、發(fā)票對(duì)方、納稅識(shí)別號(hào)。

（四）統(tǒng)計(jì)查詢

合同簽訂數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)年月和簽訂數(shù)量進(jìn)行計(jì)算，生成折線圖; 根據(jù)合同簽訂狀態(tài)，正在進(jìn)行、延期、已結(jié)束的狀態(tài)進(jìn)行計(jì)算，生成餅狀圖; 根據(jù)合同歸屬部門(mén)，對(duì)自定義部門(mén)的合同數(shù)量進(jìn)行計(jì)算，生成錐形圖。

四、非功能需求

（一）授權(quán)和認(rèn)證

對(duì)登錄用戶身份信息，反復(fù)認(rèn)證，并提供數(shù)據(jù)庫(kù)認(rèn)證，LDAP認(rèn)證，USB-key（數(shù)字證書(shū)認(rèn)證及串號(hào)驗(yàn)證）認(rèn)證等多種身份認(rèn)證的方式，本課題主要采用LDAP認(rèn)證方式。

對(duì)已登錄用戶經(jīng)行全局會(huì)話控制，認(rèn)證會(huì)話超時(shí)或注銷(xiāo)時(shí)，實(shí)現(xiàn)門(mén)戶及其他應(yīng)用統(tǒng)一注銷(xiāo)，為單點(diǎn)登錄功能開(kāi)發(fā)相應(yīng)的認(rèn)證接口。

（二）約束與安全

1. 需求約束：

系統(tǒng)中跟其他系統(tǒng)的接口，統(tǒng)一使用webservice模式；界面要使用公司統(tǒng)一的軟件操作界面。

2. 軟件質(zhì)量：

正確性：以軟件需求為準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)所有功能模塊；

高效性：能夠在以秒計(jì)的時(shí)間中返回用戶操作響應(yīng)。避免反應(yīng)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的情況；

可靠性：系統(tǒng)中顯示的數(shù)據(jù)必須是正確的，能夠給用戶提供決策依據(jù)的數(shù)據(jù)；

安全性：跟數(shù)據(jù)庫(kù)的交互只能通過(guò)軟件進(jìn)行。系統(tǒng)中各個(gè)部分要包含身份驗(yàn)證功能，不能通過(guò)頁(yè)面直接訪問(wèn)；

可維護(hù)性：系統(tǒng)主要采取模塊方式開(kāi)發(fā)，降低不同模塊間的耦合度；

可移植性：能夠在Windows、Linux、Solaris等多種服務(wù)器上進(jìn)行部署。

3. 隱含約束：

系統(tǒng)中的各個(gè)模塊中的子功能也要相互獨(dú)立，如：增刪改查都要作為單獨(dú)的功能分開(kāi)，便于管理員的權(quán)限分配；盡量減少?gòu)棾龃翱诘氖褂谩?/p>

隨著數(shù)據(jù)整合的深入，在建立數(shù)據(jù)中心的同時(shí)，對(duì)信息來(lái)源數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)抓取操作，將抓取后的數(shù)據(jù)作為身份認(rèn)證的依據(jù)，以用戶身份用戶名舉例，用戶在數(shù)據(jù)整合之前記憶多個(gè)用戶名，在增加業(yè)務(wù)系統(tǒng)的同時(shí)也增加用戶身份的負(fù)擔(dān)。因此，建設(shè)認(rèn)證服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一用戶管理勢(shì)在必行，隨后權(quán)限管理和身份認(rèn)證也提升到日程。這樣，合同管理在企事業(yè)單位信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄尤為重要。

五、總結(jié)與展望

合同管理信息系統(tǒng)在企事業(yè)合同管理中扮演著重要作用，包括合同基本信息、付/收款進(jìn)度及印花稅信息的錄入、維護(hù)及查詢,追蹤合同付/收款進(jìn)度并進(jìn)行提醒。合同管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)使用,極大的提高了工作效率,使用效果良好。

但綜合很多企業(yè)的使用中發(fā)現(xiàn)也存在一些問(wèn)題待解決，比如與其他數(shù)據(jù)中心或信息系統(tǒng)對(duì)接中存在國(guó)標(biāo)碼不統(tǒng)一、接口方式難統(tǒng)一等問(wèn)題；在需要流程審批過(guò)程中尚未達(dá)到類(lèi)似OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的審批靈活、流程環(huán)節(jié)多變等要求。

作者單位：天津艾訊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司