基于信息資源共享的高校檔案管理模式的研究

劉莎

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)與智能手機(jī)日漸成為民眾標(biāo)配，信息資源共享已經(jīng)成為我國各領(lǐng)域發(fā)展的必然趨勢，基于此，本文就高校檔案管理現(xiàn)狀展開分析，并圍繞以用戶需求為主導(dǎo)、夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)、實(shí)現(xiàn)各校檔案資源的共享集成等基于信息資源共享的高校檔案管理模式創(chuàng)建策略進(jìn)行了詳細(xì)論述，希望由此能夠?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)內(nèi)人士帶來一定啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：信息資源共享；高校檔案管理模式；用戶需求

豐富的科技資源、文化信息資源、教學(xué)與科研資料以及各類史料文件構(gòu)成了高校檔案資源，而通過這些資源的共享便能夠?qū)崿F(xiàn)高?？蒲袃?yōu)勢的直觀傳達(dá)、各高校之間的合作共贏等一系列積極作用的發(fā)揮，這對于高校的長期可持續(xù)發(fā)展實(shí)現(xiàn)無疑將帶來較為有力的支持，而為了真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，正是本文基于信息資源共享的高校檔案管理模式展開具體研究的原因所在。

1 高校檔案管理現(xiàn)狀

基于信息資源共享的高校檔案管理能夠發(fā)揮推進(jìn)我國信息化建設(shè)、滿足高校自身發(fā)展實(shí)際需要、保障社會(huì)公眾的知情權(quán)等一系列積極作用，但在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國當(dāng)下很多高校的高校檔案管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，具體現(xiàn)狀如下所示。

1.1 忽視學(xué)術(shù)資源

雖然我國當(dāng)下很多高校都建設(shè)了網(wǎng)上檔案館，而這類網(wǎng)上檔案館也多具備“本館信息”和“機(jī)構(gòu)設(shè)置”的基本查詢服務(wù)選項(xiàng)，但在校史信息瀏覽、學(xué)術(shù)資源查詢等方面功能的建設(shè)中大多數(shù)高校的網(wǎng)上檔案館都存在著較大欠缺，這種欠缺便直觀說明了我國當(dāng)下很多高校存在著檔案管理對學(xué)術(shù)資源研究不到位的問題，這種不到位顯然與信息資源共享理念背道而馳。

1.2 網(wǎng)上檔案館建設(shè)存在不足

除了忽視學(xué)術(shù)資源外，我國高校的網(wǎng)上檔案館建設(shè)總體情況也不容樂觀，在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國各省份高校的網(wǎng)上檔案館建設(shè)比例多處于10%～30%之間，如河南省31所本科院校僅有8所建立了網(wǎng)上檔案館。此外，建設(shè)網(wǎng)上檔案館的高校在類目的設(shè)置與資源的提供上也存在著質(zhì)量參差不齊的問題，一些高校的網(wǎng)上檔案館甚至出現(xiàn)了空設(shè)類目的情況，而由于多數(shù)高校疏于宣傳，我國現(xiàn)存高校網(wǎng)上檔案館的使用頻率往往較低[1]。

1.3 檔案信息服務(wù)單一

高校所收藏檔案由多種類目組成，不同類目檔案在服務(wù)對象方面也存在較大差別，但在我國當(dāng)下高校所提供的檔案信息服務(wù)中，這類服務(wù)多半僅服務(wù)于學(xué)校的管理者，教師、學(xué)生往往較難獲得相關(guān)服務(wù)，檔案的社會(huì)功能更是無從發(fā)揮，這種單一的檔案信息服務(wù)顯然也難以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

1.4 缺乏信息資源共享觀念

我國高校多數(shù)存在著一種保護(hù)自身內(nèi)部信息的心態(tài)，這種心態(tài)就使得高校之間、高校與社會(huì)之間很難實(shí)現(xiàn)信息資源共享，維持在本校內(nèi)的信息資源共享已經(jīng)是很多高校的極限。雖然一些高校已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理信息資源共享的重要性，但受制于自身體制、框架、經(jīng)驗(yàn)，其信息資源共享的實(shí)現(xiàn)往往任重而道遠(yuǎn)。

2 基于信息資源共享的高校檔案管理模式創(chuàng)建策略

本文認(rèn)為我國當(dāng)下多數(shù)高校已經(jīng)認(rèn)識到了高校檔案管理信息資源共享的重要性，但受自身體制、框架、經(jīng)驗(yàn)等因素的影響，其所建立的電子信息檔案往往無法邁出信息資源共享的步伐，因此本文結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提出了以下幾方面策略建議。

2.1 以用戶需求為主導(dǎo)

為了真正實(shí)現(xiàn)基于信息資源共享的高校檔案管理模式創(chuàng)建，高校首先便需要確定以用戶需求為主導(dǎo)的檔案管理原則，由此展開的信息資源共享目的分析才能夠真正結(jié)合高校實(shí)際共享檔案信息。結(jié)合信息資源、信息傳播共享渠道、用戶三大部分屬于檔案信息共享組成，而考慮到高校檔案信息特點(diǎn)，高校必須認(rèn)識到檔案信息資源共享并非無限制、無規(guī)律的共享，這一共享的最終目的是為了提供給用戶豐富且有價(jià)值的信息服務(wù)，因此結(jié)合檔案資源實(shí)際用戶需求開展高校檔案管理模式創(chuàng)建，才能夠保證這一工作的順利開展[2]。

2.2 夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)

高校具備著豐富多樣的檔案數(shù)據(jù)資源，但想要最大化這類資源的價(jià)值發(fā)揮，使其能夠較好服務(wù)于更多的社會(huì)機(jī)構(gòu)和公眾，高校便必須夯實(shí)高校檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此本文提出了以下三方面具體建議：（1）制定總體規(guī)劃。為了實(shí)現(xiàn)校內(nèi)外檔案信息采集工作的協(xié)調(diào)、信息資源配置的優(yōu)化，高校必須制定基于信息資源共享的高校檔案管理模式建設(shè)總體規(guī)劃。（2）擴(kuò)大信息采集范圍。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高質(zhì)量共享，高校必須擴(kuò)大自身檔案信息資源采集的類別與范圍，并在這一過程中注重保證檔案信息資源的客觀、真實(shí)、全面、完整等特性。（3）開展需求調(diào)研活動(dòng)。為了保證高校檔案信息資源共享能夠真正服務(wù)于各領(lǐng)域，高校還必須定期開展調(diào)研工作，只有通過調(diào)查、分析、研究明確社會(huì)各界對高校檔案資源的需求傾向，高校檔案管理的資源共享才能夠有針對、有重點(diǎn)的開展，如為了滿足科研領(lǐng)域研究者需要，高校便可以建立科研成果專題特色檔案，高校的科研成果轉(zhuǎn)化也將獲得有力支持。

2.3 實(shí)現(xiàn)各校檔案資源的共享集成

不同高校的檔案資源往往存在著不同特色和側(cè)重點(diǎn)，而如果能夠?qū)崿F(xiàn)彼此之間檔案的優(yōu)勢互補(bǔ)、資源整合，高校檔案管理模式的信息資源共享屬性才能夠更好得到保障，這不僅將為各高校的教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)開展提供有力支持，社會(huì)各領(lǐng)域也將獲得充足的信息支持。早在2007年我國吉林大學(xué)便曾計(jì)劃建立覆蓋東北地區(qū)的高校檔案信息集成系統(tǒng)，但受多方阻力影響這一計(jì)劃并未實(shí)現(xiàn)，但這一計(jì)劃卻提供了不少的可借鑒經(jīng)驗(yàn)，為了打破我國當(dāng)下各高校之間的“信息孤島”局面，各大高校必須加強(qiáng)彼此聯(lián)系不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和管理模式的統(tǒng)一，這便為各校檔案資源的共享集成提供了基礎(chǔ)支持，由此逐步實(shí)現(xiàn)各高校檔案信息管理的關(guān)聯(lián)和鏈接，便能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)的各校檔案資源庫，高校檔案信息資源共享的操作性由此便能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步提升，同時(shí)獲得的與社會(huì)上其他檔案館開展資源共享的契機(jī)，高校檔案管理也將真正實(shí)現(xiàn)長期以來追求的互利共贏。

2.4 借鑒社會(huì)經(jīng)驗(yàn)

近年來我國檔案管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了較為長足的發(fā)展，基于信息資源共享的高校檔案管理模式創(chuàng)建也可以借鑒社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，新的軟件產(chǎn)品、新的歸檔模式均可以作為重要借鑒，具體借鑒內(nèi)容如下：（1）“單套制”歸檔模式。我國傳統(tǒng)的檔案管理采用的是“雙套制”歸檔模式，但在上海自貿(mào)區(qū)經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證的“單套制”歸檔模式則具備著較高的應(yīng)用優(yōu)勢，該模式在源數(shù)據(jù)的采集、電子簽名等創(chuàng)新技術(shù)支持下實(shí)現(xiàn)了電子文件的法律效應(yīng)保證，而這正與高校電子檔案管理所追求的信息資源共享需求存在較好契合，因此高校檔案管理便可以引入“單套制”歸檔模式，并借鑒上海市自貿(mào)區(qū)實(shí)現(xiàn)的在線受理、審核、反饋、頒證等面向市場主體的“一站式”服務(wù)體系，這將為高校電子檔案信息的資源共享實(shí)現(xiàn)提供較為有力的支持。（2）光典智慧檔案平臺(tái)。作為新一代檔案管理平臺(tái)，該平臺(tái)具備靈活配置、自由組合、按需更新等特點(diǎn)，標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品設(shè)計(jì)則為高校檔案的信息資源共享提供了基礎(chǔ)支持，這同樣需要得到業(yè)內(nèi)人士重視。

3 結(jié)論

綜上所述，基于信息資源共享的高校檔案管理模式建設(shè)具備著較強(qiáng)的必要性。而在此基礎(chǔ)上，本文涉及的“單套制”歸檔模式、光典智慧檔案平臺(tái)等實(shí)例內(nèi)容，則證明研究的價(jià)值。因此，在相關(guān)領(lǐng)域的理論研究和實(shí)踐探索中，本文內(nèi)容便能夠發(fā)揮一定參考作用。

參考文獻(xiàn)

[1]易蓮.高校檔案管理中信息資源共享模式的構(gòu)建[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，2101：76-78.

[2]徐秀娟.信息資源共享下高校檔案管理模式創(chuàng)新思考[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2016，00：243-245.endprint