論述事業(yè)單位電子檔案的重要作用

文/清徐縣機(jī)關(guān)事業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)中心 高麗

論述事業(yè)單位電子檔案的重要作用

文/清徐縣機(jī)關(guān)事業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)中心 高麗

本文主要闡述了事業(yè)單位檔案電子化的重要性，并分析了電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和電子檔案管理在事業(yè)單位檔案中的重要作用。

事業(yè)單位檔案；電子檔案；重要作用

隨著社會(huì)電子科技的迅速發(fā)展，數(shù)字信息化已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，在事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案的引入成為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的一次重要變革。電子檔案管理取代了紙質(zhì)版檔案管理模式，極大提高了事業(yè)單位檔案管理的辦公效率，并結(jié)合了事業(yè)單位獨(dú)特的辦公特點(diǎn)和計(jì)算機(jī)的便利功效實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)辦公化的檔案收錄，為檔案立卷歸檔的質(zhì)量和我國(guó)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)。

一、事業(yè)單位檔案電子化的重要性

目前，我國(guó)政府部門極大利用了數(shù)字電子科技并引入到檔案管理當(dāng)中，電子檔案的管理模式一改過(guò)去檔案存儲(chǔ)量過(guò)大、存儲(chǔ)不便和資料查詢效率低下的弊端，事業(yè)單位檔案電子化的利用充分顯示了數(shù)據(jù)記錄自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，使我國(guó)事業(yè)單位的工作效率得到極大的提升。在事業(yè)單位檔案電子化進(jìn)程中，事業(yè)單位的工作人員只需要將錄入信息記錄到電子系統(tǒng)內(nèi)，并對(duì)其分類保存，形成統(tǒng)一的保存文件，極大降低了對(duì)紙質(zhì)檔案記錄的依賴性，并節(jié)約了檔案記錄時(shí)間，同時(shí)在數(shù)據(jù)查詢過(guò)程中，事業(yè)單位工作人員能夠迅速查詢到所需要的檔案資料，為我國(guó)事業(yè)單位部門的穩(wěn)定發(fā)展提供了重要保障。

二、事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）高效快捷的操作優(yōu)勢(shì)。在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，檔案的立卷歸檔和后期對(duì)檔案的信息查詢檢索是事業(yè)單位立檔的兩個(gè)重要工作內(nèi)容，同時(shí)這兩個(gè)工作內(nèi)容的工作量也是極為巨大復(fù)雜的，為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的管理增加了許多的工作量。事業(yè)單位電子檔案管理的應(yīng)用使信息數(shù)字化和計(jì)算機(jī)等高科技技術(shù)設(shè)備完美結(jié)合，提高了事業(yè)單位電子檔案的立卷歸檔和后期檢索。檔案管理電子化有效免除了手工錄入檔案信息的弊端，為錄入工作人員提升了工作效率，并提高工作人員的歸檔質(zhì)量，避免了原先錄檔工作的枯燥繁瑣。此外，事業(yè)單位檔案的電子化對(duì)提高檢索速度也具有重要的推動(dòng)作用，自動(dòng)化的電子管理模式能夠根據(jù)查詢?nèi)藛T輸入的關(guān)鍵詞匯自行進(jìn)行全部檔案信息的檢索，有效利用了計(jì)算機(jī)的查詢功能。

（二）及時(shí)針對(duì)檔案信息查缺補(bǔ)漏。在檔案立卷歸檔的過(guò)程中難免會(huì)發(fā)生信息錯(cuò)錄或者漏錄的情況發(fā)生，傳統(tǒng)的錄入方式遇到這種情形則需要從頭進(jìn)行核對(duì)，為事業(yè)單位工作人員增加無(wú)謂的工作量，并消耗了巨大的人力物力和降低了工作效率。而在利用電子檔案立卷過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)該類情形則可以利用電子檔案的檢索功能將檔案檢索出來(lái)，隨時(shí)對(duì)發(fā)生錯(cuò)誤的地方進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，為工作人員節(jié)省了極大的工作時(shí)間并保證了工作質(zhì)量，使他們能在其他工作中發(fā)揮所長(zhǎng)，提升其他工作的工作效率，高效地為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作，全面保證事業(yè)單位整體工作進(jìn)程。

三、電子檔案管理在事業(yè)單位檔案中的重要作用

（一）提高檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案收錄常使用紙質(zhì)版對(duì)檔案信息進(jìn)行存錄，并需要專人的看護(hù)和管理，造成了人員及工作資源的浪費(fèi)，并且由于人為的工作疏忽和精力原因往往會(huì)造成事業(yè)單位檔案管理的缺失甚至檔案信息丟失的情況，為檔案的保存和個(gè)人信息的安全都帶來(lái)極大的隱患。檔案管理電子化能夠充分的避免該類問(wèn)題的發(fā)生，使所有的檔案信息被集中統(tǒng)一進(jìn)行管理，并在電子管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置對(duì)系統(tǒng)訪問(wèn)的訪問(wèn)權(quán)限，檔案管理工作人員也要依照法律法規(guī)對(duì)合法化的信息進(jìn)行調(diào)用，有效避免無(wú)關(guān)人員對(duì)檔案信息的介入。此外，事業(yè)電子檔案的系統(tǒng)管理還設(shè)定了防護(hù)墻等防護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)控檔案的安全性，避免惡性攻擊和病毒對(duì)檔案信息的侵襲，為我國(guó)事業(yè)單位的檔案信息安全性提供了全面性保障。

（二）檔案工作規(guī)范化、信息化。事業(yè)單位電子檔案充分利用了電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的有效結(jié)合，并充分利用其優(yōu)點(diǎn)發(fā)展電子檔案的更新進(jìn)程，電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的高速工作功能和程序化的工作步驟，將事業(yè)單位檔案信息的立卷和建檔工作規(guī)范化，使檔案工作中工作起草、催辦及歸檔等工作程度有條不紊地進(jìn)行，為工作人員節(jié)省了許多工作精力，并極大的增加了檔案工作的工作效率。此外，互聯(lián)網(wǎng)的廣域性幫助我國(guó)各地甚至世界的政府部門能夠有效的利用檔案信息進(jìn)行溝通，全方位進(jìn)行信息的共享，形成一個(gè)巨大的工作網(wǎng)絡(luò)，有助于我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）增強(qiáng)廣大管理人員的工作意識(shí)。目前，事業(yè)單位中有很大部分檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的重視水平，甚至許多管理人員對(duì)自己管理的檔案漠不關(guān)心，給檔案的安全和管理造成了極大的不良影響。電子檔案的高效安全性和便利性為該類工作人員減輕了許多工作負(fù)擔(dān)，并使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)自身發(fā)展的重要性，同時(shí)強(qiáng)化了他們的管理工作意識(shí)，保障我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作有序發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位是我國(guó)重要的工作部門，事業(yè)單位電子檔案的使用極大提高了工作人員的工作效率，提高了事業(yè)單位檔案的管理水平，為我國(guó)檔案信息的全面性發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

[1]丁亞楠.電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(08).

[2]王麗梅.談電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用[J].黑龍江史志,2014(03).