基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的思考

文/吉林省四平市山門水庫管理處 嚴(yán)文枝

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的思考

文/吉林省四平市山門水庫管理處 嚴(yán)文枝

本文對(duì)辦公室自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理特點(diǎn)和存在問題進(jìn)行分析，并提出解決文書檔案管理中存在問題的對(duì)策。

辦公自動(dòng)化；文書檔案；檔案管理

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展迅猛，逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，其中就有文書檔案管理。但是現(xiàn)階段，辦公室環(huán)境下文書檔案管理還存在檔案管理制度落后、管理人員素質(zhì)低等問題，嚴(yán)重影響了文書檔案管理質(zhì)量。基于此，本文對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理展開思考。

一、辦公室自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理特點(diǎn)分析

（一）文書檔案管理更加易于控制。在我國傳統(tǒng)的文書檔案管理中，由于紙質(zhì)文書檔案數(shù)量多，工作人員在進(jìn)行檔案整理過程中只能按照固定的規(guī)律進(jìn)行整理，然后再統(tǒng)一將整理好的文件轉(zhuǎn)換成文書檔案。但是在辦公室自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理，工作人員只需要通過操作系統(tǒng)軟件，就可以對(duì)紙質(zhì)文書文件進(jìn)行了解，然后再通過系統(tǒng)將文件和檔案進(jìn)行整合，從而縮短文書檔案整理時(shí)間，使得文書檔案管理更加易于控制。

（二）基于現(xiàn)代自動(dòng)化技術(shù)的文檔管理。在我國，傳統(tǒng)的文書檔案管理都是由工作人員進(jìn)行整理，檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案整理的全部過程，使得工作人員的任務(wù)量不斷增加。但是在辦公室自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理，文件整理過程中全部自動(dòng)化，文件檔案整理只需要網(wǎng)絡(luò)部門、信息技術(shù)部門等眾多部門進(jìn)行輔助，從而使得檔案管理更加快速。

（三）文書檔案管理工作效率的提升。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，需要工作人員對(duì)文書檔案進(jìn)行審閱和整理，文件數(shù)量多，工作人員有限，導(dǎo)致文書檔案管理效率一直提不上來。但是在自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理，所有文件都是通過系統(tǒng)軟件統(tǒng)一整理，工作人員只需要在文件發(fā)生雜亂的情況下，對(duì)文件進(jìn)行檢索，然后再進(jìn)行整理，就可以順利完成文書檔案管理工作，從而使得文書檔案管理工作效率直線上升。

二、辦公室自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理中存在的問題分析

（一）文書檔案管理制度存在缺陷。現(xiàn)階段，我國文書檔案管理還缺乏完善的管理制度，現(xiàn)有的文書檔案管理制度存在嚴(yán)重的漏洞，造成文書檔案管理質(zhì)量一直提不上去，一旦出現(xiàn)文書和檔案管理人員由不同的部分負(fù)責(zé)時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)責(zé)任權(quán)限不明確的問題，從而降低我國文書檔案管理質(zhì)量。

（二）文書檔案管理人員素質(zhì)低。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，水利單位最主要的任務(wù)就是加強(qiáng)文書檔案管理工作。但是現(xiàn)階段，我國文書檔案管理人員素質(zhì)低，不具備檔案知識(shí)和敏銳的信息洞察力，并且部分工作人員對(duì)高科技技術(shù)了解不透徹，造成一些先進(jìn)的設(shè)備不會(huì)使用。因此，在管理中就會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問題，從而導(dǎo)致我國文書檔案管理工作發(fā)展緩慢。

（三）先進(jìn)技術(shù)在實(shí)施過程中受到限制?，F(xiàn)階段，雖然我國文書檔案管理過程中都開始使用先進(jìn)技術(shù)，但是還缺少一些安全性，一旦文書檔案在管理過程中發(fā)生信息泄露問題，就會(huì)缺少相關(guān)補(bǔ)救措施，在此種情況下，使用人員對(duì)檔案的真?zhèn)坞y以辨別，從而給文書檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

三、解決文書檔案管理中存在問題的對(duì)策

（一）完善文書檔案管理體制。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，要想保證文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，水利單位就需要完善文書檔案管理體制，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，水利單位需要對(duì)文書檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，并將文件前期管理工作和文件前期控制工作加入到整個(gè)管理體系中，從而保證文書檔案管理的有序進(jìn)行。其次，水利單位需要強(qiáng)化文書檔案管理部門的統(tǒng)一指導(dǎo)，避免在文書檔案管理過程中出現(xiàn)責(zé)任權(quán)限不清等情況。最后，水利單位需要保證文書檔案管理的細(xì)節(jié)工作，在電子文件歸檔過程中建立與之其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并對(duì)電子文件單獨(dú)進(jìn)行管理，定期對(duì)電子文件中無用的資料進(jìn)行清理，從而保證文書檔案的有效性。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。通常情況下，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，水利單位要對(duì)在職檔案管理人才進(jìn)行考核，增強(qiáng)檔案管理人員管理能力、檔案綜合知識(shí)以及計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，只有具備這些能力之后才能讓管理人員上崗，從而保證檔案管理人員在管理過程中出現(xiàn)問題時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象，增加檔案管理的安全性。其次，水利單位還需要對(duì)在職檔案管理人員進(jìn)行管理工作步驟程序培訓(xùn)，讓檔案管理人員對(duì)黑客等進(jìn)行了解，并熟悉一些解決措施，從而保證文書檔案管理環(huán)境，避免文書檔案信息發(fā)生泄漏。

（三）促進(jìn)文書檔案保密技術(shù)的升級(jí)。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，辦公室自動(dòng)化環(huán)境是發(fā)展的必然趨勢(shì)，在此種情況下，要想保證文書檔案管理工作質(zhì)量，就需要加強(qiáng)文書檔案保密技術(shù)的升級(jí)工作，將文書檔案資料加入到數(shù)據(jù)庫中，保證數(shù)據(jù)庫的安全性，從而避免文件發(fā)生泄漏，提高文書檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)語

總而言之，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，對(duì)我國辦公室環(huán)境下文書檔案管理又提出了新的要求，在此種情況下，相關(guān)人員需要緊跟信息化時(shí)代的方向，保證文書檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新文書檔案管理的新方法，從而保證文書檔案管理的規(guī)范化，調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員工作的積極性，保證我國文書檔案管理能夠與新形勢(shì)相適應(yīng)。

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