學(xué)校人事檔案管理模式優(yōu)化思考

文/浙江省臨海市外國(guó)語(yǔ)學(xué)校 金敏紅

學(xué)校人事檔案管理模式優(yōu)化思考

文/浙江省臨海市外國(guó)語(yǔ)學(xué)校 金敏紅

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)教育事業(yè)的重視程度逐漸加強(qiáng)，中學(xué)的教職工人數(shù)逐漸增多，對(duì)人事檔案管理也進(jìn)入了全新的階段。我校人事檔案管理就是依照人事檔案的相關(guān)管理制度，由學(xué)校檔案室對(duì)人事檔案進(jìn)行保管。目前中學(xué)人事檔案的管理中還存在一些問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，探究中學(xué)人事檔案管理模式的優(yōu)化措施。

學(xué)校；人事檔案管理模式；優(yōu)化

人事檔案管理是對(duì)人員管理的一個(gè)重要的基礎(chǔ)，有利于發(fā)掘人才，是對(duì)人才充分使用的一項(xiàng)依據(jù)，有利于學(xué)校人力資源管理。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案管理的作用和意義也逐漸加大，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法和內(nèi)容已經(jīng)不能夠滿足需要，因此需要改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，開(kāi)辟新的模式。

一、中學(xué)教職工人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案內(nèi)容不全。盡管目前學(xué)校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問(wèn)題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項(xiàng)主要的問(wèn)題。中學(xué)階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評(píng)材料、職務(wù)信息、個(gè)人獎(jiǎng)懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強(qiáng)的實(shí)用性，無(wú)法滿足實(shí)際需要。檔案中涉及的教學(xué)情況較為簡(jiǎn)單，個(gè)人教學(xué)能力的描述，職務(wù)內(nèi)容和個(gè)人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會(huì)導(dǎo)致學(xué)校對(duì)教職工的信息了解的很少，在利用教職工時(shí)缺乏參考依據(jù)，給學(xué)校的人事管理帶來(lái)不便。

（二）學(xué)校對(duì)人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學(xué)校的人事檔案不是單獨(dú)管理的，而是由上級(jí)部門(mén)統(tǒng)一管理和收集，有些中學(xué)將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門(mén)，比如教務(wù)部門(mén)的人事檔案包括教職工的業(yè)務(wù)能力，獲獎(jiǎng)情況和教學(xué)的內(nèi)容等，科研部門(mén)的人事檔案主要負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的確定，論文的發(fā)表等內(nèi)容，行政部門(mén)的人事檔案則主要是負(fù)責(zé)人員的招聘和選拔，職稱評(píng)定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無(wú)法綜合利用，而且會(huì)導(dǎo)致檔案管理過(guò)于分散，很容易使學(xué)校的人事檔案丟失。

（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點(diǎn)。目前中學(xué)的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質(zhì)的形式，管理的手段和技術(shù)都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學(xué)的人事檔案在計(jì)算機(jī)里，沒(méi)有進(jìn)行分類整合，查詢和利用起來(lái)比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)。還有些學(xué)校儲(chǔ)存檔案的環(huán)境較差，檔案儲(chǔ)存室的門(mén)不嚴(yán)實(shí)，經(jīng)常有外人隨意進(jìn)出。或者是檔案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。

二、中學(xué)人事檔案管理模式優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)檔案歸檔制度，使學(xué)校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強(qiáng)，從實(shí)際情況看，需要專門(mén)的部門(mén)、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來(lái)管理。為此我校成立了專門(mén)的檔案室，負(fù)責(zé)全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進(jìn)檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學(xué)校人事檔案中制定教學(xué)登記表，登記表中記錄教職工的詳細(xì)情況，包括教師的教學(xué)情況，工作能力，教師的學(xué)術(shù)研究?jī)?nèi)容和情況，這個(gè)登記表可以準(zhǔn)確反映出教師的個(gè)人能力和教師的學(xué)術(shù)水平等。與此同時(shí)，還應(yīng)該增加學(xué)校教職工的獎(jiǎng)懲情況以及培訓(xùn)情況，充分了解教職工的業(yè)務(wù)能力。此外，為了提高人事檔案的實(shí)用性，增加人事檔案管理的有效性，學(xué)校應(yīng)該利用信息化技術(shù)和手段，促進(jìn)人事檔案地位的建立，為學(xué)校對(duì)教職工的評(píng)價(jià)工作作出鋪墊，使教職工有競(jìng)爭(zhēng)的壓力，有利于提高教職工的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，促進(jìn)學(xué)校教職工隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

（二）及時(shí)更新人事檔案。根據(jù)學(xué)年安排，及時(shí)更新完善教職工檔案的信息，補(bǔ)充相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進(jìn)的軟件對(duì)人事的信息進(jìn)行登記和采集，個(gè)人信息的登記要完整、及時(shí)、有效，能夠真實(shí)反映教職工的個(gè)人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)資源和設(shè)備，在學(xué)校的網(wǎng)站上更新內(nèi)容，學(xué)校應(yīng)該指派相關(guān)的人員定期審核，必要時(shí)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動(dòng)態(tài)化管理，使學(xué)校人事檔案的管理內(nèi)容能夠及時(shí)定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)更加標(biāo)準(zhǔn)，保證在學(xué)校管理過(guò)程中人事檔案“好用、管用”。

（三）注重人事檔案管理的安全性和有效性。學(xué)校應(yīng)該注重人事檔案管理的安全，防止泄露個(gè)人信息，避免出現(xiàn)個(gè)人檔案的泄露，對(duì)人事檔案的工作人員要嚴(yán)加管理，禁止教師隨意翻看人事檔案，做到出入庫(kù)房登記、檔案利用記錄等；對(duì)儲(chǔ)存教職工人事檔案的計(jì)算機(jī)要定期殺毒，及時(shí)更新軟件和系統(tǒng)，保證計(jì)算機(jī)安全的運(yùn)行；對(duì)人事檔案的發(fā)布信息要嚴(yán)格審核，禁止將信息隨意發(fā)布，避免泄露個(gè)人信息。

總而言之，學(xué)校的人事檔案在管理上應(yīng)該嚴(yán)格，有統(tǒng)一的管理制度，由專職的人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，順應(yīng)信息化和數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)展趨勢(shì)。為此，我校將人事檔案信息化管理納入整體規(guī)劃中，努力實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，做好安全防范工作，促進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

[1]李學(xué)軍.關(guān)于提升人事檔案管理現(xiàn)代化措施的探討[J].中國(guó)檔案,2014,4( 2 ) :41-42.

[2]陳秋香.淺談人事檔案管理模式的創(chuàng)新[J].中國(guó)檔案管理,2012,3 ( 13 ) :36-37.