企業(yè)檔案部門競爭情報(bào)價(jià)值開發(fā)

文/山東大學(xué)歷史文化學(xué)院 楊銘鑫

企業(yè)檔案部門競爭情報(bào)價(jià)值開發(fā)

文/山東大學(xué)歷史文化學(xué)院 楊銘鑫

競爭情報(bào)價(jià)值的開發(fā)可以幫助企業(yè)在發(fā)展過程中知己知彼，輔助企業(yè)管理者進(jìn)行決策，更好地制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。本文從競爭情報(bào)的概念和特征著手，通過對企業(yè)檔案部門競爭情報(bào)開發(fā)的必要性分析，提出了企業(yè)檔案部門的相關(guān)對策。

企業(yè)；檔案；競爭情報(bào)

伴隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會對信息的普遍重視，電子政務(wù)系統(tǒng)在企業(yè)檔案館中逐步普及，我國企業(yè)檔案工作所面臨的環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。企業(yè)檔案部門除了履行基本的保管職能，維護(hù)企業(yè)檔案的憑證價(jià)值外，更為重要的工作應(yīng)該是“運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)?！逼髽I(yè)檔案部門提供競爭情報(bào)服務(wù)是檔案信息資源開發(fā)的一種重要形式，是企業(yè)檔案價(jià)值增值的一種有效實(shí)現(xiàn)形式。

一、競爭情報(bào)的概念和特征

（一）競爭情報(bào)（CI, Competitive Intelligence）的基本概念。圖書檔案學(xué)界對于競爭情報(bào)提出了許多種不同的概念，但是在本篇文章中，筆者將引用由SCIP(Society for CompetitiveIntelligence Professionals)在其網(wǎng)站上提出的概念。他們認(rèn)為競爭情報(bào)是用于對可能影響企業(yè)計(jì)劃、決策和運(yùn)營的外部信息進(jìn)行收集、分析和管理的一個(gè)系統(tǒng)或道德規(guī)范。即競爭情報(bào)是通過對企業(yè)的競爭對手和競爭環(huán)境更為明確的倫理理解，來提高企業(yè)市場競爭力的過程。具體來說，就是企業(yè)通過使用其他數(shù)據(jù)庫、開放的資源以及倫理調(diào)查，對商業(yè)競爭對手的能力、弱點(diǎn)和意圖等信息進(jìn)行的合法收集和分析。

（二）競爭情報(bào)的特征。1.對抗性。競爭情報(bào)產(chǎn)生于市場的激烈競爭環(huán)境下，本身具有明顯的目的和目標(biāo)，一方面是對企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營情況進(jìn)行分析總結(jié)，為企業(yè)決策提供智力支持；另一方面更為重要的是根據(jù)所搜集到的競爭對手信息，分析得出情報(bào)研究。因此，從這一角度分析，可以發(fā)現(xiàn)競爭情報(bào)的根本目的是通過戰(zhàn)勝競爭對手達(dá)到為本企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益服務(wù)，具有強(qiáng)烈的對抗性質(zhì)。2.時(shí)效性。競爭情報(bào)具有極強(qiáng)的時(shí)效性，一條及時(shí)的情報(bào)甚至可以幫助一個(gè)瀕臨倒閉的企業(yè)絕處逢源；而一條過時(shí)的信息則可能毫無意義，甚至使企業(yè)喪失發(fā)展良機(jī)。市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)外部環(huán)境變化莫測，企業(yè)只有通過對企業(yè)內(nèi)外部信息保持動態(tài)跟蹤，才能在復(fù)雜的市場環(huán)境中立足并保持自己的優(yōu)勢競爭地位。3.保密性。競爭情報(bào)是決定競爭主體能否在激烈的競爭中克敵制勝的關(guān)鍵因素，它的獲取往往需要在競爭對手不知道、不協(xié)助，甚至是反對的情況下進(jìn)行，否則不易成功。因此，嚴(yán)格的保密性是競爭情報(bào)的重要特征。對于企業(yè)檔案部門來說，由于部分檔案涉及到企業(yè)的核心機(jī)密和技術(shù)，因此嚴(yán)格的保密性也是企業(yè)檔案的重要特征。

二、企業(yè)競爭情報(bào)價(jià)值開發(fā)的必要性分析

企業(yè)的競爭情報(bào)檔案具體應(yīng)該包括三方面的具體內(nèi)容，即競爭對手檔案、競爭環(huán)境檔案以及企業(yè)自身素質(zhì)檔案。因而檔案部門對于競爭情報(bào)的開發(fā)利用具有以下三方面的必要性。

（一）有利于使企業(yè)隱性知識顯性化。二十世紀(jì)六十年代，邁克爾·波蘭尼首次將知識分為顯性和隱形兩個(gè)側(cè)面。在知識管理中，顯性知識通常是指能夠被直觀地表達(dá)和理解的有物質(zhì)載體的編碼化知識；而隱性知識一般存在于人腦或組織的結(jié)構(gòu)和文化中，是難以被記錄或表述的。對于企業(yè)來說，知識管理就是要開發(fā)和應(yīng)用顯性知識，同時(shí)發(fā)掘隱性知識，促進(jìn)隱形知識顯性化的循環(huán)運(yùn)動，從而實(shí)現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。競爭情報(bào)可以被看作是組織用來改善與公司運(yùn)營環(huán)境相關(guān)的競爭問題的知識策略。企業(yè)競爭情報(bào)的開發(fā)即是以文件的形式將員工所了解的競爭情報(bào)信息表現(xiàn)出來，實(shí)現(xiàn)這些隱性信息的可視化，使其成為企業(yè)知識管理的一部分。

（二）有利于支持企業(yè)戰(zhàn)略決策。過去，我國很多企業(yè)由于對檔案工作和競爭情報(bào)缺乏重視，在決策時(shí)沒有得到足夠的信息知識，在很多情況下采用的是高層決策者“拍腦袋”的方式制定決策，這十分容易形成錯(cuò)誤的決策，給企業(yè)本身帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)。此外，很多企業(yè)的競爭情報(bào)工作缺乏連續(xù)性，做不到信息跟蹤的及時(shí)有效，使得企業(yè)無法洞察自身所面臨的威脅和機(jī)遇，失去持續(xù)的競爭優(yōu)勢。而建立競爭情報(bào)系統(tǒng)則是通過每天系統(tǒng)地收集情報(bào)信息，對相關(guān)信息進(jìn)行歸檔，幫助企業(yè)管理者充分了解行業(yè)內(nèi)部信息和市場動態(tài)環(huán)境、競爭對手的相關(guān)動態(tài)以及企業(yè)自身的優(yōu)劣勢分析，為企業(yè)正確的戰(zhàn)略決策提供充足的信息保障，而這也是企業(yè)開展情報(bào)活動的目的所在。一些企業(yè)在經(jīng)濟(jì)方面取得的成功已經(jīng)十分清楚地說明競爭情報(bào)的重要作用。美國咨詢公司P WC(P r i c e w a t e r h o u s e c o o p e r s)在2002年的一項(xiàng)研究就曾表明高層管理者對競爭對手的情報(bào)重視的企業(yè)比管理者沒有評估對手競爭情報(bào)的公司盈利高出20%。對于企業(yè)來說，市場和競爭情報(bào)逐漸成為企業(yè)競爭優(yōu)勢提高的一個(gè)至關(guān)重要的因素。顯然，當(dāng)今經(jīng)濟(jì)環(huán)境的復(fù)雜性要求高層管理者對信息和知識提供更多的信息和知識給予更多的關(guān)注。

（三）有利于為企業(yè)提供危機(jī)預(yù)警，提高企業(yè)學(xué)習(xí)能力。“危機(jī)預(yù)警是通過企業(yè)競爭環(huán)境的連續(xù)和實(shí)時(shí)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)市場中潛在的威脅或機(jī)遇，為企業(yè)制定應(yīng)對策略贏得更多的時(shí)間，從而使企業(yè)避免遭受突然襲擊或坐失良機(jī)。”當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境瞬息萬變，企業(yè)隨時(shí)都有可能遭遇到各種各樣的危機(jī)，例如自然災(zāi)害、政治法律相關(guān)政策的變化等。但是通過企業(yè)檔案競爭系統(tǒng)的建立，可以幫助企業(yè)提前發(fā)現(xiàn)、分析可能出現(xiàn)的各種變化，及時(shí)作出積極正確的反應(yīng)，采取相應(yīng)的措施。

三、競爭情報(bào)價(jià)值開發(fā)對策——建立競爭情報(bào)檔案

（一）深入了解企業(yè)信息需求，開展檔案編研工作。企業(yè)檔案編研，是以特定的題目為線索，通過對相關(guān)企業(yè)檔案信息的分析、研究、整編和重組，形成各種二次、三次企業(yè)文獻(xiàn)，從而滿足各項(xiàng)實(shí)際需要的工作。對競爭情報(bào)檔案編研的實(shí)質(zhì)就是把企業(yè)檔案信息進(jìn)行再加工和再利用，有效地將所掌握的一次信息、二次信息經(jīng)加工后與企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需求結(jié)合起來，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展建設(shè)。檔案部門通過與其他部門人員相配合，明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，以提高企業(yè)核心競爭力作為競爭情報(bào)檔案編研選題的切入點(diǎn)，通過對檔案部門所搜集的大量競爭情報(bào)檔案進(jìn)行分類匯總、整理研究，形成直觀生動的專題檔案材料。

（二）推進(jìn)企業(yè)檔案部門的信息化建設(shè)。當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)競爭環(huán)境瞬息萬變，因此傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體依靠人工力量的檔案工作方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)檔案部門對檔案競爭情報(bào)開發(fā)的需要。企業(yè)競爭情報(bào)檔案的時(shí)效性也決定了企業(yè)檔案部門需要通過建立信息化平臺，及時(shí)有效地為企業(yè)決策服務(wù)。與此同時(shí)，企業(yè)自身競爭能力檔案作為企業(yè)競爭情報(bào)的檔案的重要組成部分，產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部。企業(yè)檔案部門可以利用企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)將企業(yè)職工通過各種渠道所掌握的情報(bào)信息匯集起來，形成情報(bào)檔案，建立企業(yè)自身的內(nèi)部情報(bào)信息網(wǎng)絡(luò)。

（三）建立與企業(yè)其他部門協(xié)同工作機(jī)制，強(qiáng)化全體員工競爭情報(bào)意識。企業(yè)檔案部門建立競爭情報(bào)檔案的主要目的是為了企業(yè)的競爭情報(bào)工作提供檔案依據(jù)和服務(wù)，若想開發(fā)出能夠服務(wù)于企業(yè)決策的競爭情報(bào)檔案，必須要與企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門建立良好的合作關(guān)系，特別是戰(zhàn)略規(guī)劃部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門，以提高企業(yè)核心競爭力為共同目標(biāo)，協(xié)同合作。例如通過建立具體的合作工作制度和機(jī)制，以相關(guān)的工作條例來規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各部門在競爭情報(bào)檔案建設(shè)過程中的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)，競爭情報(bào)工作還是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需長期持續(xù)學(xué)習(xí)，例如通過邀請相關(guān)專家前來開展專題講座、推薦部分員工參加專業(yè)培訓(xùn)等等。

（四）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。企業(yè)競爭情報(bào)檔案作為一項(xiàng)新生事物，其發(fā)展必然受到傳統(tǒng)勢力和工作制度的阻礙，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案部門開展競爭情報(bào)檔案工作的重要保障。競爭情報(bào)檔案建立工作是一個(gè)需要各方力量配合的復(fù)雜工作，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作予以重視，才能為企業(yè)檔案部門配備專業(yè)的信息化設(shè)備和人員，才能幫助檔案部門完善過去不健全的工作制度，才能建立全體員工的競爭情報(bào)意識，從而保證企業(yè)競爭情報(bào)檔案工作的順利推進(jìn)。

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