做好煤炭施工企業(yè)工程檔案管理的思考

文/陜西煤業(yè)化工建設(shè)（集團(tuán)）有限公司韓城分公司 王懷民

做好煤炭施工企業(yè)工程檔案管理的思考

文/陜西煤業(yè)化工建設(shè)（集團(tuán)）有限公司韓城分公司 王懷民

工程檔案是施工企業(yè)檔案管理的重中之重，工程檔案具有技術(shù)的綜合性、形成領(lǐng)域的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性特點(diǎn)，掌握工程檔案管理的相關(guān)知識(shí)，對(duì)于檔案人員完整規(guī)范地收集歸檔文件，將起到事半功倍的效果。

檔案管理；工程檔案；收集與整理；規(guī)范

作為一個(gè)沿革40多年產(chǎn)值累計(jì)百億元的煤炭施工企業(yè)，檔案的歷史從上世紀(jì)70年代保存至今，伴隨著企業(yè)總部的搬遷，檔案室經(jīng)歷了3次搬家，檔案人員也新老交替換了幾茬，曾經(jīng)的市級(jí)、省級(jí)檔案室的獎(jiǎng)牌已經(jīng)成為歷史沿革榮譽(yù)檔案的一部分。如何面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)，面對(duì)未來(lái)大集團(tuán)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，迎接數(shù)字檔案時(shí)代的來(lái)臨，如何做好施工企業(yè)檔案管理，尤其是工程檔案管理，做到更加專業(yè)細(xì)致、更加規(guī)范有序，筆者就煤炭基層施工企業(yè)工程檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，經(jīng)過(guò)專家的講學(xué)授課，自身的學(xué)習(xí)理解，結(jié)合施工企業(yè)實(shí)際，就做好煤炭施工企業(yè)工程檔案管理進(jìn)行思考。

一、工程檔案管理的重要性

企業(yè)檔案的潛在價(jià)值是企業(yè)固本強(qiáng)基謀發(fā)展不可或缺的基石，企業(yè)檔案作為一項(xiàng)無(wú)形資產(chǎn)在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。工程檔案更是施工企業(yè)檔案管理的重中之重。工程檔案的定義，就是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，它包括在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件，簡(jiǎn)稱工程文件，也就是說(shuō)，工程項(xiàng)目從策劃立項(xiàng)直至竣工并投入使用的全過(guò)程中直接形成的大量工程文件，包括文字、圖紙、圖像、聲像、模型、實(shí)物等各種形式的記錄。作為施工企業(yè)，檔案的本質(zhì)是具有憑證價(jià)值的原始記錄，檔案在企業(yè)發(fā)展中提供最原始的信息源，同時(shí)也是可供學(xué)習(xí)的知識(shí)源。因此，企業(yè)工程檔案無(wú)論與本企業(yè)還是與社會(huì)，具有以下幾個(gè)重要性：一是工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系，工程的使用管理始終離不開(kāi)檔案的支持。二是工程檔案不僅對(duì)本身工程有指導(dǎo)利用作用，而且對(duì)其他同類工程設(shè)計(jì)建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復(fù)多次利用，是工程檔案活力和價(jià)值的體現(xiàn)。三是工程竣工檔案乃檢驗(yàn)和衡量施工單位資質(zhì)等級(jí)和信譽(yù)的依據(jù)，是驗(yàn)證企業(yè)施工能力的有效證明。四是能夠促進(jìn)工程科學(xué)技術(shù)的研究發(fā)展。五是工程竣工檔案與整個(gè)城市建設(shè)檔案有密不可分的關(guān)系，它是城市建設(shè)檔案資料的基礎(chǔ)，是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴(kuò)建的依據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。舉例說(shuō)明，在2016年底，城市進(jìn)行供熱系統(tǒng)改造，時(shí)間緊、任務(wù)重，熱力公司到我公司求助，雖然20多年前施工的住宅小區(qū)，施工圖紙和資料我們公司檔案室相對(duì)齊全，真是“存檔千日，用檔一時(shí)”，工程檔案的利用為熱力改造發(fā)揮了顯著作用，為老舊小區(qū)“三供一業(yè)”改造移交，為施工效率提高和節(jié)約資金作出了貢獻(xiàn)。 作為煤炭基層施工企業(yè)的檔案管理部門(mén)，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的肯定，同行的認(rèn)可，必須繼續(xù)發(fā)揚(yáng)“不用揚(yáng)鞭自?shī)^蹄”的精神，更加系統(tǒng)、規(guī)范地做好工程檔案管理。

二、工程檔案的范圍和特點(diǎn)

（一）工程檔案的范圍。1.工程準(zhǔn)備階段。工程管理—立項(xiàng)文件—征地拆遷—勘察測(cè)繪—招投標(biāo)—開(kāi)工審批—設(shè)備采購(gòu)—財(cái)務(wù)預(yù)算。2.監(jiān)理文件。施工管理—施工安全控制—施工質(zhì)量控制—施工進(jìn)度控制—造價(jià)控制—合同管理—竣工驗(yàn)收資料。3.施工文件。施工管理—施工技術(shù)—施工測(cè)量—施工物資—施工實(shí)驗(yàn)—施工記錄—質(zhì)量驗(yàn)收。4.竣工驗(yàn)收文件。竣工驗(yàn)收—國(guó)家專項(xiàng)驗(yàn)收—財(cái)務(wù)決算—聲像檔案。5.竣工圖。設(shè)計(jì)變更匯總—竣工圖。

（二）工程檔案的特點(diǎn)。1.技術(shù)的綜合性。技術(shù)的綜合性是工程檔案突出的特點(diǎn)，建設(shè)項(xiàng)目自身的建設(shè)技術(shù)也是綜合性的，工程建設(shè)中涉及的專業(yè)多。2.形成領(lǐng)域的廣泛性。專業(yè)的廣泛性，建設(shè)單位的廣泛性，形成文件部門(mén)的廣泛性。3.內(nèi)容的專業(yè)性。工程要涉及多種專業(yè)，如土建、給排水、電氣、通風(fēng)與空調(diào)、供電系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、信號(hào)系統(tǒng)等。

三、當(dāng)前工程檔案管理存在的問(wèn)題

（一）項(xiàng)目施工文件不完整。項(xiàng)目施工文件是指項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的反映項(xiàng)目礦建、土建、安裝情況的文件。主要有施工單位資質(zhì)、管理人員資質(zhì)，特殊工種上崗證，開(kāi)工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審，原材料及構(gòu)建出廠證明質(zhì)量鑒定文件，項(xiàng)目部公章啟用文件，設(shè)計(jì)變更通知，施工記錄，施工日志，分部、分項(xiàng)質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定，單位工程竣工驗(yàn)收等文件。

容易出問(wèn)題的19個(gè)環(huán)節(jié)：1.部分資料是復(fù)印件，不是追溯性原件（不能使用復(fù)制品代替）。2.文件簽名是電腦打印的名字，不是手寫(xiě)。3.會(huì)議紀(jì)要的規(guī)范性不足（參會(huì)人員的簽到表）。4.資料不得隨意涂改，當(dāng)確實(shí)需要修改的時(shí)候應(yīng)用劃改，強(qiáng)調(diào)施工記錄的完整性（按部位及工序檢查）。5.施工日志的完整性（每天一志，內(nèi)容完整）。6.分部分項(xiàng)的完整性（報(bào)驗(yàn)表）。7.資料簽字、蓋章的規(guī)范性（施工資料的結(jié)論性簽字及單位工程竣工文件蓋章）。8.招投標(biāo)文件的規(guī)范性（資質(zhì)文件的完整性、規(guī)范性、打分表的準(zhǔn)確性、合同的規(guī)范性）。9.特種設(shè)備安裝：告知書(shū)、質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告的收集歸檔。10.設(shè)計(jì)及項(xiàng)目服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的文件的完整性（資質(zhì)、附圖、附表、附件）。11.單位工程驗(yàn)收及綜合驗(yàn)收文件的收集（建設(shè)單位、監(jiān)理、施工單位、設(shè)計(jì)單位、意見(jiàn)）。12.施工圖及設(shè)計(jì)單位告知已作廢的施工圖。13.注意新的規(guī)程規(guī)范。例如：核準(zhǔn)方面的新規(guī)定；特種設(shè)備安裝質(zhì)量管理；監(jiān)理；工程資料編制標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)程、規(guī)范。14.檔案管理方面的新標(biāo)準(zhǔn)，新要求。15.注意修訂項(xiàng)目檔案收集范圍。16.單位工程定位測(cè)量的依據(jù)（基準(zhǔn)點(diǎn)）。17.文書(shū)檔案與項(xiàng)目檔案的區(qū)別（紅頭文件）。18.項(xiàng)目文件與生產(chǎn)技術(shù)文件的劃分。19.消防施工圖紙審批及設(shè)計(jì)變更資料收集。

（二）工程資料歸檔檔案意識(shí)不強(qiáng)。由于施工企業(yè)按項(xiàng)目施工，工程項(xiàng)目多分散，一般只設(shè)立臨時(shí)基地，為了便于使用和追溯，要考慮后期維護(hù)和及時(shí)回收質(zhì)量保證金，項(xiàng)目部有申請(qǐng)暫時(shí)各自保管的情況；工程資料缺失嚴(yán)重，收集過(guò)程曠日持久，即使匆匆歸口交至生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)或檔案管理部門(mén)，勢(shì)必影響今后使用。

（三）對(duì)于工程檔案收集過(guò)程控制不足。做好此項(xiàng)工作遠(yuǎn)非檔案人員或是職能部門(mén)幾個(gè)人就能完成，而是要靠各責(zé)任主體及相關(guān)人員的共同重視、共同努力。而實(shí)際工作中，工程檔案管理人員因人員業(yè)務(wù)問(wèn)題，或是其他原因，沒(méi)有摸清項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作統(tǒng)籌策劃不夠。有的項(xiàng)目對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗(yàn)收，才開(kāi)始慌忙整理資料，這對(duì)于完善資料，整理檔案帶來(lái)很大難度；還有一種情況，即文件分家，生產(chǎn)技術(shù)部管理技術(shù)檔案，企業(yè)管理部管理合同原件，招投標(biāo)資料在工程開(kāi)發(fā)部，如果不及時(shí)整理，肯定拖延了資料時(shí)間。造成以上的情況原因，一方面是干部職工檔案意識(shí)不強(qiáng)，企業(yè)檔案宣貫力度不夠，專業(yè)的人才相對(duì)缺乏；另一方面是檔案管理人員對(duì)于工程檔案經(jīng)歷不足，沒(méi)有足夠理解工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案需歸檔、并掌握具體的歸檔范圍，無(wú)法統(tǒng)籌安排等等，這些需要工程技術(shù)部門(mén)、項(xiàng)目部共同協(xié)作完成。

四、解決工程檔案管理存在問(wèn)題的幾點(diǎn)建議

（一）以法立檔，制度立檔。1988年國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委發(fā)布《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》，對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了規(guī)定。2002年國(guó)家檔案局頒布了《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)D A/T 28—2002），再次修改和明確了建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍和保管期限。2006年國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委印發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，明確規(guī)定：“項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。這一系列的規(guī)則出臺(tái)，使項(xiàng)目檔案工作更加規(guī)范化、制度化，進(jìn)一步明確了檔案工作在項(xiàng)目建設(shè)中的職責(zé)和地位，也使項(xiàng)目檔案工作有章可循，有法可依。

（二）建立檔案人員網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。建立健全各項(xiàng)管理制度及編制檔案收集范圍、分類方案等業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件；使資料收集工作規(guī)范化、制度化。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部分工，結(jié)合實(shí)際要素，將檔案的積累、形成、收集列入各部門(mén)的職責(zé)范圍，并有控制及考核措施，制定《企業(yè)項(xiàng)目檔案收集目錄表》并認(rèn)真執(zhí)行。工程技術(shù)部、檔案等部門(mén)到項(xiàng)目部做好檔案交底，明確各部門(mén)的歸檔范圍，暫時(shí)保管期間檔案的安全防范教育和檢查工作；開(kāi)工前依據(jù)設(shè)計(jì)文件及各單位工程劃分規(guī)定，組織設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位進(jìn)行單位工程劃分，確定單位工程名稱，并報(bào)行業(yè)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站備案。同時(shí)，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。

（三）工程檔案的收集納入經(jīng)營(yíng)管理。即納入合同管理，依規(guī)開(kāi)展檔案工作，納入結(jié)算程序，檔案不合格，財(cái)務(wù)不結(jié)算；納入工程進(jìn)度管理，能夠保證檔案管理及時(shí)形成，按時(shí)收集；納入工程技術(shù)管理，有效保證文件質(zhì)量；納入工程質(zhì)量管理體系，監(jiān)督檔案制度的執(zhí)行、落實(shí)情況。

（四）加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。檔案相關(guān)人員要通過(guò)培訓(xùn)、交流等形式提高自己的業(yè)務(wù)水平 ，一方面要學(xué)習(xí)檔案管理方面的前沿、先進(jìn)知識(shí)，不斷吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新概念的機(jī)會(huì)，為檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件。另一方面，也要學(xué)習(xí)建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)知識(shí)，掌握項(xiàng)目驗(yàn)收的基本流程，熟悉項(xiàng)目文件的收集辦法等，對(duì)工程檔案管理做到有的放矢。另外，企業(yè)專職檔案人員還要做好對(duì)企業(yè)各部門(mén)以及各施工單位的指導(dǎo)培訓(xùn)工作，如果條件具備，在各部門(mén)、各單位設(shè)置一名兼職檔案員，更加有利于檔案管理與交接的初始工作，更加有利于檔案的保護(hù)工作。還要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，懇談檔案工作對(duì)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的影響，啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。