高速公路建設項目檔案管理工作要點淺析

文/福建省福寧高速公路有限責任公司 阮巧春

高速公路建設項目檔案管理工作要點淺析

文/福建省福寧高速公路有限責任公司 阮巧春

在高速公路建設項目施工過程中，由于其建設路線長，涉及面廣，參與建設的單位較多，從而會產(chǎn)生大量與工程相關的檔案資料。但是，在實際的施工建設過程中，建設項目檔案管理可能存在很多問題。這就需要相關單位高度重視檔案管理工作，工程內(nèi)業(yè)必須與工程外業(yè)同步進行，才能進一步提高高速公路建設項目的檔案管理工作。本文淺析了高速公路建設項目檔案管理的幾個要點，希望能夠?qū)Ω咚俟方ㄔO項目的檔案管理工作有所幫助。

高速公路；建設項目；檔案管理；要點

高速公路建設項目檔案是指從高速公路建設項目的提出、立項、審批、征地拆遷、招投標、勘察設計、施工、竣工到工程管理全過程中形成的應歸檔保存的不同類型載體的檔案資料（包括文件材料、圖表、計算材料、聲像材料、電子文件等）。高速公路工程建設項目檔案管理工作是指對高速公路建設項目產(chǎn)生的相關資料、文件進行全面、系統(tǒng)地收集、整理、立卷、歸檔工作。工程建設項目檔案能夠為工程項目提供有關施工質(zhì)量、項目決策以及項目工作考察等方面的書面依據(jù)，能夠為工程項目的學術研究等提供參考，此外，它還能及時、準確地提供生產(chǎn)、管理、維護、改擴建等利用需要。高速公路建設項目的檔案管理工作對整個工程項目管理和建設具有重要作用，但不同的參建單位對檔案管理重視程度各不相同，檔案管理工作還有待完善，以下就檔案管理工作的幾個要點來闡述如何加強高速公路建設項目的檔案管理工作。

一、高速公路建設項目準備階段的檔案管理工作

（一）制定完善的檔案管理制度。在高速公路建設項目的前期準備階段，項目管理人員必須按照工程項目的實際情況，結合檔案管理工作的具體要求，制定出一套完善的檔案管理制度，提高工程項目管理人員對檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理工作的分管領導和相關的主管部門，指派專門的檔案管理人員，實行責任制，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)落實到個人。同時，加強對于檔案管理的宣傳，對相關的法律法規(guī)進行一定程度的普及，提高全體管理人員和施工人員的檔案意識以及法律意識，能夠主動配合檔案管理人員的檔案管理工作，使得檔案管理人員能夠嚴格按照檔案管理制度，做好檔案管理工作。

（二）了解高速公路建設項目檔案管理工作的總體要求。從整體上把握高速公路建設項目檔案管理工作的要點，避免在后期展開檔案管理工作時出現(xiàn)不必要的失誤。要求檔案管理人員必須做到認真負責，能夠認識到建設項目檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作進行統(tǒng)籌安排，根據(jù)高速公路建設項目的施工進程進行詳細的安排、部署，以便檔案管理工作能夠和工程項目的建設工作實現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了讓高速公路建設項目的檔案管理人員的管理水平能夠滿足目前檔案管理工作的要求，需要對檔案管理工作人員進行一定的專業(yè)知識培養(yǎng)，使得檔案管理人員具備較強的專業(yè)技術以及較高的職業(yè)道德修養(yǎng)。在聘用檔案管理人員的時候，就應該挑選專業(yè)技能水平較高的專職人員，必須要了解并熟悉國家及所在項目省、市的各項法規(guī)和政策，并且能夠嚴格地貫徹落實，還要能夠較熟練掌握電腦計算機的操作。只有做到這些，才能夠讓檔案管理人員更好地工作，從而提高檔案管理水平。

（四）充分利用現(xiàn)代化辦公設備，加強檔案管理的信息化建設。在高速公路建設項目的檔案管理部門，應該督促各個參建單位盡量齊備現(xiàn)代化辦公設施，以保證在后期的檔案編制、歸檔等工作能夠科學、高效、規(guī)范地進行。提升檔案管理工作的整體水平和質(zhì)量，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，積極采用和推廣功能健全、兼容性強的項目檔案管理軟件，實現(xiàn)靜態(tài)的信息檢索和存檔，保證檔案文件的安全性，使項目管理人員在查看檔案資料的時候更加方便快捷，提高檔案資料的利用率，實現(xiàn)其真正的價值。

二、高速公路建設項目施工過程中的檔案管理工作

（一）做好施工過程中的檔案收集工作。在高速公路建設項目施工過程中，檔案管理人員要收集整個施工建設期間的所有文件資料和數(shù)據(jù)，這是一項非常重要的工作。數(shù)據(jù)、信息等材料的收集一定要做到準確、真實、完整，要快速有效地進行項目材料的收集，盡可能保證材料的收集工作和工程項目的施工進度保持一致，不能出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，避免在后期整理過程中出現(xiàn)混亂；還要保證材料的真實性，要積極收集施工建設的第一手資料，檔案管理人員可以在施工過程中進入施工現(xiàn)場進行實地信息收集，特別是原始測量數(shù)據(jù)和原始試驗數(shù)據(jù)的收集，這項工作必須是各個職能部門互相配合才能完成；要保證整個施工過程中的一切信息、資料都被全面收集起來，實現(xiàn)檔案的完整性。

（二）做好施工過程中的檔案整理工作。在完成檔案的收集工作之后，就要對材料信息進行整理，根據(jù)相關的材料歸檔原則，將在建設項目施工、管理過程中形成的資料、信息、數(shù)據(jù)等先按預立卷分門別類地進行歸檔。在歸檔整理的過程中，必須做好不同種材料的區(qū)分工作，一般情況下是按照時間或者程序進行組卷，對于設備類性質(zhì)的文件則是按照產(chǎn)品說明或者調(diào)試進行分類，歸檔、整理工作一定要認真仔細，避免出現(xiàn)差錯，保證檔案整理、歸檔的工作效率。對于施工設計方面的材料要進行單獨的組卷，便于后期的查閱和使用。需要注意的是，征地拆遷的資料貫穿于工程建設全過程，無法在短期內(nèi)完成，對征地拆遷資料的收集、整理更需要有專人專門保管和負責。高速公路檔案管理工作非常重要，一定要指派專人進行，落實工作責任，提高檔案整理、歸檔工作的工作效率和工作質(zhì)量，確保檔案管理工作能夠順利進行。

三、高速公路建設項目的檔案驗收和移交工作

在高速公路建設項目施工完成之后，檔案管理部門的工作人員要對建設項目檔案進行統(tǒng)一的整理、驗收和移交，只有經(jīng)過檔案專項驗收的工程才能提交工程竣工驗收。需要驗收的建設項目檔案，應在竣工驗收前提請檔案專項驗收申請，并提供有關項目檔案資料收集、整理、歸檔的文字材料，以及工程項目總目錄、竣工檔案分類目錄等材料，經(jīng)有關部門核查預驗收。如果在預驗收中發(fā)現(xiàn)有遺漏或者需整改的材料，應該盡快補充完善并整改到位，再提請檔案專項驗收。在通過檔案專項驗收后，就要開始移交檔案，要把握好檔案的移交時間，一般情況下要在工程竣工3個月以內(nèi)將檔案移交給有關部門，做好移交時的記錄工作，避免出現(xiàn)檔案遺失的情況。

四、結束語

高速公路建設項目的檔案管理工作對于工程項目的施工建設和管理都具有重要意義，它不僅能夠保證工程項目的施工進度，還可以使建設項目的施工有序進行，此外，對于高速公路的建設成本控制工作也有著重要的促進作用。在實際的管理工作中，必須嚴格做好高速公路施工準備階段、施工階段以及工程竣工驗收階段的檔案管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強檔案管理工作的信息化建設，提高工程項目檔案管理工作的質(zhì)量，從而實現(xiàn)對高速公路建設項目的質(zhì)量控制和成本控制的目的，促進高速公路建設的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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