論現(xiàn)階段企業(yè)檔案安全風(fēng)險隱患的防范

文/兗礦魯南化工有限公司 劉曉丹

論現(xiàn)階段企業(yè)檔案安全風(fēng)險隱患的防范

文/兗礦魯南化工有限公司 劉曉丹

加強(qiáng)檔案安全工作的重要性和緊迫性是做好檔案工作的前提。在當(dāng)前檔案安全形勢依然嚴(yán)峻的情況下要從嚴(yán)依法監(jiān)管，要形成治理切實有效、預(yù)防控制完備可靠、保障健全有力的檔案安全體系，有效防范和控制各項檔案安全的發(fā)生。

法律執(zhí)行；政策安全；實體信息管理；保密利用風(fēng)險

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進(jìn)我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)，檔案安全工作是檔案工作的底線，直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，是企業(yè)各項工作和活動的真實記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的憑證依據(jù)和重要組成部分。但是其數(shù)據(jù)易丟失，加之黑客、病毒等諸多不確定因素的存在，都給檔案的安全保管帶來了很大的隱患和巨大的威脅。企業(yè)是一個國家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的重要實體，也是政府信息資源形成的重要主體。企業(yè)在經(jīng)營管理活動中形成的各種經(jīng)濟(jì)信息，都會成為國家公共經(jīng)濟(jì)信息的重要組成部分。

一、法律政策執(zhí)行風(fēng)險治理

（一）形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的格局。要認(rèn)真學(xué)習(xí)并積極維護(hù)《中華人民共和國檔案法》，要堅持現(xiàn)行檔案法律、政策確定的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制。近期國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》的通知，并明確指出做好檔案安全工作是推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提，是健全檔案工作“三個體系”、構(gòu)建國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要保證。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的管理體制和工作機(jī)制，要明確檔案管理部門誰分管，誰主抓，迅速啟動檔案安全風(fēng)險隱患排查治理工作。

（二）堅持依法治檔，運(yùn)用法治思維和法治方式。加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，建立健全檔案工作基層組織網(wǎng)絡(luò)，形成部門聯(lián)合，專項跟進(jìn)、程序合法、量罰適當(dāng)、查辦及時的檔案行政執(zhí)法機(jī)制。確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，這就要求檔案工作人員要熟知檔案法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)工作實際編研建立健全檔案管理制度，并在實際工作中不斷完善，對檔案的形成、收集、整理起到監(jiān)管效應(yīng)。同時要進(jìn)一步梳理權(quán)責(zé)清單，加大檔案歸檔執(zhí)行力度，規(guī)范依法治檔工作。同時本公司內(nèi)部可以開展形式多樣、豐富多彩的檔案法治教育活動，讓大家認(rèn)知檔案，實現(xiàn)檔案工作由管理型向法理型轉(zhuǎn)變。

二、健全制度，保障資源安全

（一）建立健全檔案管理制度。年度要組織相關(guān)人員召開檔案管理討論會議，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。明確工作責(zé)任指定崗位責(zé)任制，為防止檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，要規(guī)范檔案歸檔、整理、統(tǒng)計、保管、利用、借閱、鑒定銷毀、保密及庫房管理制度等一系列檔案工作規(guī)章制度，同時積極修訂《檔案室安全生產(chǎn)責(zé)任制》《檔案管理應(yīng)急預(yù)案》《庫房消防管理制度》《庫房安全管理制度》等規(guī)章制度，使檔案工作有章可循。對于檔案管理人員而言，保密意識不夠，責(zé)任感薄弱，都會對檔案管理的安全帶來不良的效果，所以健全信息安全制度尤為重要。

（二）保障資源的安全風(fēng)險的措施。應(yīng)根據(jù)本企業(yè)檔案歸檔實際，按照有關(guān)法規(guī)的要求，本著收集歸檔時“應(yīng)收盡收”“應(yīng)歸盡歸”，移交接收時“應(yīng)交盡交”“應(yīng)接盡接”的原則，合理進(jìn)行文件材料的收集歸檔和劃定檔案保管期限，不斷優(yōu)化檔案接收范圍，制定適合本企業(yè)的歸檔范圍，重點對《檔案（重點項目）利用登記表》《文件材料登記表》《實物交接登記表》《重大活動（項目）登記表》等文件交接清單的登記，避免因接收制度不健全和制度執(zhí)行不到位造成檔案資源的安全風(fēng)險，并從源頭上保障檔案資源的安全。檔案文件的完整性、真實性、可利用性關(guān)鍵都在于一線工作人員對檔案來源的具體寫照，因此我們要提升檔案工作中的責(zé)任意識，在具體的檔案工作中嚴(yán)格規(guī)范自己，絕不因為工作中的疏忽造成檔案收集的混亂。

三、檔案實體管理和信息風(fēng)險治理

（一）檔案實體管理風(fēng)險治理。要改善檔案保管條件，推進(jìn)檔案館的建設(shè)尤其是庫房容量問題，對于那些選址條件差、庫房容量小，不符合檔案保管條件、設(shè)計不合理的，要積極整改。同時加大監(jiān)管審查力度，對于綜合性檔案庫房放置了科技檔案、文書檔案、財務(wù)檔案等各門類檔案的庫房要滿足年度歸檔、項目竣工的需求，并做好預(yù)留后續(xù)檔案的歸檔容置。

在辦公條件配備上實現(xiàn)辦公室、閱覽室及檔案庫房三分開的原則，在硬件設(shè)施配備上庫房實行密集架整合管理，有效節(jié)約了資源空間，做到科技檔案、文書檔案、會計檔案、電子檔案的分類管理，并配備了消防器材、遮光窗簾、溫濕度測試儀、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)等設(shè)備設(shè)施。檔案庫房執(zhí)行《日巡檢登記制度》，定期巡查和安全專項檢查結(jié)合。每年度移交的檔案都應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，在檔案利用的過程中嚴(yán)格執(zhí)行《檔案借閱管理規(guī)定》，并盡量減少檔案原件的出庫，對于借閱的數(shù)量、檔號、事由、時間、經(jīng)辦人等都進(jìn)行了認(rèn)真的登記，并在檔案資料入庫時予以清點確認(rèn)。

（二）信息風(fēng)險治理。檔案管理的最終目的是便于檢索、追溯。我們要建立標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理信息系統(tǒng)的加入使其在整理資料的過程中同步使用，而不拘于一定的管理者，便可方便查找上架的各類檔案，共享數(shù)據(jù)得到了提高，同時也是數(shù)字檔案工程網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源的一種整體處理模式。

但是由于檔案載體的多樣性，檔案的保護(hù)技術(shù)需要更多的專業(yè)知識，對檔案管理軟件的應(yīng)用需要更多的技術(shù)維護(hù)要求，同時要保障檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)和信息保護(hù)，對查閱者做出只讀目錄供其參考，在應(yīng)用數(shù)據(jù)加密的基礎(chǔ)上，運(yùn)用故障應(yīng)急方案和多種預(yù)防性技術(shù)，定期對數(shù)據(jù)維護(hù)、備份。

四、檔案保密、開放與利用風(fēng)險治理

（一）檔案保密的風(fēng)險治理。保守國家機(jī)密是每位公民的義務(wù)，更是檔案工作人員的神圣職責(zé)。檔案工作人員要具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能以較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的安全意識去做好檔案保密工作。檔案工作者通過對《檔案法》《保密法》等有關(guān)國家保密法律條文及相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地學(xué)習(xí)、宣傳檔案保密工作。因此檔案工作管理人員要有高度的事業(yè)心、嫻熟的業(yè)務(wù)素質(zhì)、豐富的職業(yè)素養(yǎng)、較高的理論水平和綜合能力，熟悉檔案法規(guī)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，才能在工作中不斷創(chuàng)新服務(wù)理念。

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）檔案利用服務(wù)風(fēng)險治理。檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)負(fù)著對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、編研、提供利用等職責(zé)，對企業(yè)承擔(dān)著傳承歷史、記錄歷史、服務(wù)員工的重任，是實現(xiàn)檔案工作價值的主要方式，但是我們在充分利用檔案的同時，在公司運(yùn)作、發(fā)展、創(chuàng)效中發(fā)揮的作用，做的遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，主要體現(xiàn)在利用檔案的意識薄弱和檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)意識薄弱，要解決這個問題，需通過法律來明確。只有這樣才能提高檔案館的服務(wù)意識，使人們易于通過檔案館（室）獲取所需的檔案信息，激發(fā)人們的檔案利用意識。嚴(yán)格按照《檔案保密制度》規(guī)定對涉密檔案信息系統(tǒng)、涉密載體進(jìn)行保管利用，涉及公司知識產(chǎn)權(quán)的檔案按照《知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度》執(zhí)行。

五、結(jié)語

維護(hù)檔案的安全是檔案管理的基本要求。我們將本著對歷史負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的管理。從檔案行政管理到檔案實體管理，從制度建設(shè)責(zé)任分解，從傳統(tǒng)檔案到新型檔案，從檔案接收到管理、到開發(fā)利用，每個環(huán)節(jié)、每個人都要明確對檔案安全所承擔(dān)的責(zé)任，采取切實有效的防范措施，并實施必要的監(jiān)督檢查，確保檔案的保管萬無一失。

[1]譚必勇.電子政務(wù)環(huán)境下政府信息資源的形成及采集研究[J].檔案學(xué)通訊,2011(6):17.

[2]曹宇,孫沁.《加拿大圖書檔案館法》講述及其對我國《檔案法》建設(shè)修改的啟示[J].檔案學(xué)通訊,2011(01):42.