以工匠精神雕琢檔案
——關(guān)于對檔案利用服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考

文/廣東體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉媛

以工匠精神雕琢檔案
——關(guān)于對檔案利用服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考

文/廣東體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉媛

建立檔案的目的是為了利用，不僅是為了收藏。檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、編研等任何環(huán)節(jié)都要一絲不茍。在這些環(huán)節(jié)中，檔案利用服務(wù)工作是重中之重。在當(dāng)今新形勢下，檔案工作者應(yīng)如何秉持工匠精神去雕琢檔案呢？本文將就此作以下幾點(diǎn)思考。

檔案利用；服務(wù)理念；檔案外借

根據(jù)國家檔案局頒布的《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，第四章檔案的利用，第二十二條《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。建立檔案的目的是為了利用，不僅是為了收藏。檔案的利用由此引出兩個(gè)不同的概念：一個(gè)是利用檔案，另一個(gè)是檔案利用服務(wù)工作。利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問題而使用檔案；檔案利用服務(wù)工作是指檔案館（室）為滿足利用需要向利用者提供檔案材料，也就是為利用者服務(wù)的工作。《說文》里記載：“匠，木工也。”今天作為文字的“匠”，早已從木工的本義演變?yōu)樾乃记擅睢⒓夹g(shù)精湛、造詣高深的代名詞。它褒揚(yáng)匠人對產(chǎn)品精雕細(xì)琢、精益求精的理念,點(diǎn)贊其鉆研技能、打造品牌、堅(jiān)守信仰的精神和態(tài)度。所謂“工匠精神”，就是指作為一名工匠，要有良好的敬業(yè)精神，不斷雕琢自己的產(chǎn)品，不斷改進(jìn)自己的工藝，對每件產(chǎn)品、每道工序都要凝神聚力、精益求精，“即使做一顆螺絲釘也要做到最好”。在雕琢檔案過程中，需要做到四個(gè)要點(diǎn)，如樹立服務(wù)理念，圍繞利用需求，注重檔案外借，堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)。

一、樹立服務(wù)理念

服務(wù)是檔案工作的生命線。目前，檔案利用服務(wù)是指被動(dòng)服務(wù)，提供未經(jīng)加工的檔案信息，對利用者需要的檔案材料不了解，存在一定的缺陷。

在工匠精神下，檔案工作者要樹立服務(wù)理念，根據(jù)利用者對檔案材料的需求，要求檔案服務(wù)改變服務(wù)理念和方式，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，主動(dòng)了解檔案形成過程，對檔案信息進(jìn)行挖掘，有針對性地提供知識服務(wù)。

二、圍繞利用需求

圍繞利用者對檔案材料的需求，要求檔案信息深度挖掘，主動(dòng)進(jìn)行知識服務(wù)，信息快速準(zhǔn)確傳遞。目前檔案部門傳統(tǒng)檔案信息加工為編研和展覽等，如學(xué)院大事記、學(xué)院成果等，偏重重現(xiàn)歷史，信息挖掘深度較為有限，已無法滿足需求。

在工匠精神下，檔案工作者要圍繞利用需求，自覺地將滿足利用者需求作為各環(huán)節(jié)工作的出發(fā)點(diǎn)，無論是收集、整理、保管、利用，還是編研工作都要圍繞利用者需求進(jìn)行創(chuàng)新和重構(gòu)。其次, 檔案的使用價(jià)值取決于檔案信息資源的開展規(guī)模和程度。一份檔案文件價(jià)值如何，在于它對國家和社會有多大的利用價(jià)值，也就是體現(xiàn)在人們對它的開發(fā)利用程度上。

三、注重檔案外借

檔案部門是保管和利用檔案的中心，它所保存的檔案成分復(fù)雜、內(nèi)容多樣，利用者不可能詳盡了解。利用者為查閱檔案而來，能否及時(shí)查到他們所需要的檔案，是衡量檔案部門服務(wù)質(zhì)量的重要標(biāo)志。在工匠精神下，檔案工作者要注重檔案外借，檔案外借是檔案利用的輔助手段，利用者在辦理一定的批準(zhǔn)和借閱手續(xù)后，可以將檔案借出館（室）外閱看，但外借檔案應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)章制度。

首先，檔案外借必須履行嚴(yán)格的批準(zhǔn)手續(xù)和登記手續(xù)，本單位部門必須填寫借閱單。外單位還應(yīng)持有單位介紹信，寫明借閱人身份、借閱目的、借閱范圍和借閱期限等，經(jīng)主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借出。

其次，檔案借出后，應(yīng)做好外借管理：時(shí)間限制，應(yīng)堅(jiān)持越短越好原則，一般不超過一個(gè)星期；借出時(shí)登記手續(xù)必須清楚。案卷的標(biāo)題、卷號、份數(shù)、借閱用途、借期，都必須一一登記，借閱人必須簽字；必須填寫代卷卡，要在被借閱案卷的位置上，設(shè)置醒目的代卷卡，卡上標(biāo)明借閱卷號、日期、借閱部門姓名，以便檢查和催還；必須向借閱部門和借閱人提出要求，維護(hù)被借閱檔案的完整與安全，不得損壞丟失。

最后，檔案歸還時(shí)，檔案工作者要認(rèn)真清點(diǎn)和仔細(xì)檢查文件狀況，并及時(shí)登記歸還日期，才能把好檔案安全關(guān)。

四、堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)

檔案使用中難以避免加速檔案的老化和磨損，為了方便利用者重復(fù)使用檔案材料，提高原始文件使用壽命，應(yīng)將原始文件制作檔案復(fù)制本，檔案復(fù)制是檔案使用過程中有效保護(hù)檔案原件的最好管理辦法。檔案復(fù)制本的優(yōu)點(diǎn)：擴(kuò)大了檔案的服務(wù)面，利用者可以長期、重復(fù)使用，保護(hù)了檔案原件，延長了檔案的使用壽命，擴(kuò)大了檔案工作的社會影響，提高了利用效率。但檔案復(fù)制本也有它的局限性，利用者看不到檔案原件，對這些憑證，往往覺得真實(shí)感不足。

在工匠精神下，檔案工作者要堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)，指的是復(fù)制本必須和檔案原件仔細(xì)核對，避免出現(xiàn)錯(cuò)處，影響利用者的使用，并在復(fù)制本目錄備注檔案原件來源，以方便利用者查閱使用。

檔案利用服務(wù)工作是整個(gè)檔案工作的中心環(huán)節(jié)，獲得有關(guān)檔案管理的反饋信息，能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)和了解檔案工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。如收集的檔案是否齊全、整理是否科學(xué)、鑒定是否準(zhǔn)確、檢索工具是否適用、保管是否安全等。從而促使我們強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識，增強(qiáng)緊迫感，扎扎實(shí)實(shí)做好這個(gè)中心環(huán)節(jié)的工作，不斷提高檔案利用服務(wù)水平。

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