新醫(yī)改時(shí)代醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問(wèn)題及對(duì)策

文/廣西玉林市婦幼保健院 吳博藝

新醫(yī)改時(shí)代醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問(wèn)題及對(duì)策

文/廣西玉林市婦幼保健院 吳博藝

本文以玉林市婦幼保健院檔案管理工作為例，就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，從領(lǐng)導(dǎo)管理、制度建設(shè)、人員培訓(xùn)等方面，淺談新醫(yī)改背景下，規(guī)范?？漆t(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)。

新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；現(xiàn)代化；問(wèn)題；對(duì)策

隨著各項(xiàng)醫(yī)改政策的出臺(tái)及實(shí)施，作為醫(yī)院管理的重要組成部分和醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，檔案的作用日顯重要。但在實(shí)際工作中，重業(yè)務(wù)管理輕檔案管理的現(xiàn)象仍普遍存在。如何在持續(xù)深化醫(yī)改的形勢(shì)下，加強(qiáng)專科醫(yī)院檔案管理，提高醫(yī)院服務(wù)能力建設(shè)，已成為待解問(wèn)題。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問(wèn)題

（一）歸檔文件收集不全。我院設(shè)有綜合檔案室，根據(jù)綜合檔案室的工作制度，除了病歷檔案屬病案室管理之外，其他各類歸檔文件材料均需移交到綜合檔案室統(tǒng)一保管。但是，由于檔案知識(shí)普及不夠全面，很多部門(mén)和科室沒(méi)有將歸檔文件材料移交上來(lái)，認(rèn)為只有上級(jí)來(lái)文，全院性的紅頭文件才是歸檔文件，而部門(mén)或科室所產(chǎn)生的各類文件、活動(dòng)材料均屬部門(mén)或科室內(nèi)部材料，不屬于歸檔材料，沒(méi)有必要移交到醫(yī)院綜合檔案室統(tǒng)一保管。如醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部、保健部等職能部門(mén)制定并下發(fā)到臨床科室執(zhí)行的各類規(guī)章制度、職能部門(mén)組織的各類院內(nèi)活動(dòng)資料。另一種是，為了方便上級(jí)檢查及查閱，將原屬需要?dú)w檔的文件材料留在科室，致使部分檔案長(zhǎng)期在部門(mén)或科室內(nèi)部保存。特別是一些部門(mén)和科室出現(xiàn)人員變動(dòng)，造成檔案的失控或流失，導(dǎo)致綜合檔案室?guī)齑鏅n案不齊全、不完整，嚴(yán)重影響了檔案的保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。同時(shí)，兼職檔案員一般未接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，在整理文件歸檔過(guò)程中，很難辨別哪些文件材料應(yīng)該歸檔。

（二）檔案人員不穩(wěn)定。長(zhǎng)期以來(lái)，我院綜合檔案室管理工作屬醫(yī)院辦公室兼管，辦公室人員均屬兼職檔案管理人員，但是真正負(fù)責(zé)文件歸檔工作的兼職人員只有一人，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，且一身多任，絕大部分時(shí)間都在醫(yī)院中心工作上，基本上沒(méi)有時(shí)間去管理和整理本院的檔案資料。檔案管理人員亦無(wú)相關(guān)崗位津貼，工作積極性不高，雖有年度歸檔材料檢查，但多數(shù)是應(yīng)付而已，使得歸檔文件的質(zhì)量得不到有效保障。同時(shí)，兼職檔案人員變動(dòng)大，導(dǎo)致檔案工作不能保持它的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案管理制度不完善。我院雖然制定有《綜合檔案管理制度》，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如在檔案資料收集上，整理不及時(shí)，未催促各部門(mén)和科室上交歸檔文件材料；在檔案借閱上，尤其是在文書(shū)檔案借閱上，未執(zhí)行借閱登記手續(xù)，有借無(wú)還時(shí)而有之，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向。一些檔案管理制度未制定，如符合本院的檔案分類方案，文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定，檔案的利用、統(tǒng)計(jì)、移交、銷毀等制度都屬空白。

（四）檔案保管設(shè)施差。由于我院辦公場(chǎng)地有限，未設(shè)獨(dú)立的檔案庫(kù)房、辦公室、整理室和閱覽室；檔案設(shè)施設(shè)備不齊全，未安裝消防報(bào)警系統(tǒng)、防磁柜等，現(xiàn)有的鐵質(zhì)檔案柜也有限，無(wú)法滿足各種門(mén)類的檔案存放。

（五）缺乏足夠重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，普遍存在重業(yè)務(wù)管理輕檔案管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員的工作難以落實(shí)到位，影響了檔案質(zhì)量的規(guī)范和提高，也影響了檔案工作人員工作的積極性，使得檔案工作大多表面化，應(yīng)付檢查現(xiàn)象比較突出。

二、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

（一）加強(qiáng)管理領(lǐng)導(dǎo)。設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，形成部門(mén)負(fù)責(zé)人主管、兼職檔案工作人員具體管理的機(jī)制。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要結(jié)合本院業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案工作實(shí)際，制定年度工作計(jì)劃，并根據(jù)上級(jí)相關(guān)文件，量身定做我院歸檔范圍，編制實(shí)時(shí)性強(qiáng)和可操作性強(qiáng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。建立獎(jiǎng)懲分明的機(jī)制，將檔案管理工作納入各科績(jī)效考核中，對(duì)不落實(shí)歸檔制度而造成的工作失誤的科室進(jìn)行扣分和處罰，充分調(diào)動(dòng)全院職能部門(mén)和科室參與檔案管理工作的積極性。定期召開(kāi)專題會(huì)議，了解檔案工作進(jìn)展情況。

（二）培養(yǎng)檔案管理人員隊(duì)伍。一是在各職能部門(mén)和科室設(shè)立兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)每年的歸檔文件進(jìn)行整理，并按時(shí)向醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行移交。二是組織兼職檔案工作人員參加全市、全區(qū)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，或邀請(qǐng)有關(guān)專家就檔案有關(guān)知識(shí)和問(wèn)題進(jìn)行授課，并現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。三是制定各部門(mén)和科室文件歸檔范圍，并印發(fā)到相關(guān)部門(mén)和科室兼職檔案工作人員，使歸檔工作有依據(jù)、有標(biāo)準(zhǔn)。四是提供資金保障，為兼職檔案工作人員提供崗位補(bǔ)貼，提高其工作積極性。

（三）完善檔案管理制度。根據(jù)《檔案法》、國(guó)家檔案局頒布的8號(hào)令、《歸檔文件整理規(guī)則》等，對(duì)不符合國(guó)家檔案局相關(guān)要求的一些規(guī)章制度，進(jìn)行必要的修改和完善。對(duì)各職能部門(mén)和科室貫徹落實(shí)檔案法規(guī)情況列入績(jī)效來(lái)考核，將考核結(jié)果與其獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤，確保檔案管理工作質(zhì)量。

（四）開(kāi)展定期檢查。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的檢查力度，由院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期檢查各部門(mén)的文件歸檔情況，并通過(guò)這樣的監(jiān)督管理推動(dòng)醫(yī)院各科室的檔案管理工作，讓他們從觀念上重視起檔案管理工作，并積極推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、結(jié)語(yǔ)

在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理日趨重要。因此，醫(yī)院內(nèi)部必須要重視這一管理工作，并根據(jù)其中存在的問(wèn)題采取有效的管理對(duì)策，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化，為醫(yī)院的快速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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[2]李景.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策[J].赤子(上中旬),2015(12):243.

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