新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

文/肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 蘇建華

新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

文/肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 蘇建華

由于電子檔案管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理模式存在較大差異，導(dǎo)致了電子檔案在實(shí)際管理過程中仍然存在諸多問題，未能充分發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值。本文希望通過針對(duì)于當(dāng)今企事業(yè)單位電子檔案管理中存在的諸多問題進(jìn)行探討分析，從而得出一些可供借鑒的建議和方法。

電子檔案；檔案管理；檔案儲(chǔ)存

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用與現(xiàn)代電子技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都在經(jīng)歷著翻天覆地的變化，檔案管理工作也同樣在經(jīng)歷著前所未有的變革。電子檔案管理技術(shù)的飛速發(fā)展固然為單位的日常工作帶來(lái)了很多便利之處，但是由于其運(yùn)行特性，加之受諸多外部因素影響，在實(shí)際的檔案管理過程中產(chǎn)生了不少問題，嚴(yán)重制約著單位電子檔案管理工作的開展。

一、電子檔案的簡(jiǎn)介及使用現(xiàn)狀

電子檔案主要通過計(jì)算機(jī)內(nèi)置的磁盤系統(tǒng)對(duì)于單位檔案文件進(jìn)行電子化的歸納與存儲(chǔ)，一般情況下，電子檔案以案卷為計(jì)量單位。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案不僅節(jié)約了大量的人力物力資源，而且提升了整個(gè)單位的工作運(yùn)行效率。同時(shí)電子檔案還具有較高的保密特性，對(duì)于一些單位內(nèi)部的機(jī)密檔案能夠起到很好的保護(hù)作用。但是在我國(guó)大部分企事業(yè)單位中，對(duì)于電子檔案工作仍然不夠重視，檔案工作人員對(duì)于電子檔案的管理抱著敷衍了事的態(tài)度，電子檔案管理的技術(shù)水平也比較落后。這些因素一起導(dǎo)致整個(gè)電子檔案工作無(wú)法有效地開展。

二、目前電子檔案管理的突出問題

（一）電子檔案管理技術(shù)有待提高。單位檔案儲(chǔ)存工作最重要的部分就是要保證檔案的完整性和真實(shí)性，但是在如今的電子檔案管理工作中，這兩大中心環(huán)節(jié)正在受到嚴(yán)重威脅。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比更加容易被修改，這就使得檔案的完整性與真實(shí)性無(wú)法得到保證。同時(shí)電子檔案在管理的過程之中由于管理技術(shù)遲遲得不到更新，導(dǎo)致檔案的后期維護(hù)和儲(chǔ)存工作難度加大，影響整個(gè)單位電子檔案的管理工作。

（二）檔案長(zhǎng)期保存難度較高。由于計(jì)算機(jī)電子技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案的儲(chǔ)存工作也必須做到與時(shí)俱進(jìn)，但是要想在實(shí)際的管理過程中做到這一點(diǎn)則十分困難。因?yàn)殡娮訖n案數(shù)據(jù)的龐大與更改程序的繁瑣，很多單位的電子檔案儲(chǔ)存技術(shù)往往落后于同時(shí)期的儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)，這就給單位檔案的長(zhǎng)期儲(chǔ)存工作帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。同時(shí)在電子檔案管理技術(shù)的更新?lián)Q代過程中，很容易由于外部因素或人為操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案的原始性受損。

（三）缺乏統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。很多企事業(yè)單位在日常電子檔案管理工作中并沒有制定嚴(yán)格的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理工作中，容易出現(xiàn)一些由于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一所導(dǎo)致的檔案破壞問題。同時(shí)由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案后續(xù)的維修和遷入遷出工作變得十分困難。

三、針對(duì)于電子檔案管理現(xiàn)狀的對(duì)策

（一）提升檔案管理人員的專業(yè)水平。針對(duì)于單位內(nèi)部的電子檔案管理人員，應(yīng)該對(duì)于他們進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平。首先，在招聘時(shí)應(yīng)嚴(yán)格考核，不合格者不予錄用。其次，邀請(qǐng)專家對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其職業(yè)素質(zhì)得到綜合性的提升。再次，組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，讓各個(gè)人員從中獲益，除次之外，還能使工作人員的工作熱情得到激發(fā)。最后，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，一方面能夠構(gòu)建積極向上的工作氣氛，另一方面有助于管理人員個(gè)人管理能力和管理水平的增強(qiáng)，從而確保單位的檔案管理人員都擁有較高的專業(yè)技術(shù)水平，能夠應(yīng)對(duì)日常的電子檔案管理工作。

（二）建立電子檔案管理規(guī)章制度。在電子檔案管理的過程之中，必須建立規(guī)范的存儲(chǔ)、歸檔、整理制度，確保整個(gè)單位的電子檔案管理工作能夠有條不紊地正常開展。首先，積極學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外先進(jìn)的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合單位檔案管理工作的實(shí)際情況，作出初步規(guī)劃，制定詳細(xì)的工作流程，例如存儲(chǔ)信息需要注意的事項(xiàng)，各個(gè)流程間的銜接等。其次，針對(duì)于日常管理工作存在的一些重難點(diǎn)，注重對(duì)于這些重難點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃設(shè)計(jì)。例如對(duì)檔案的整理，建立分類管理制度，嚴(yán)格要求管理人員按要求整理，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高管理人員效率。只有制定出科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)章制度，才能提升整個(gè)單位檔案管理工作的水平。

（三）提升電子檔案管理技術(shù)水平。電子檔案的管理工作，一方面要考慮到管理技術(shù)的更新性，另外一方面還要考慮到檔案管理技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)和可銜接性。針對(duì)于技術(shù)更新問題，單位電子檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)學(xué)習(xí)應(yīng)用先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)，不斷提升管理人員的技術(shù)水平。例如使用自動(dòng)分析技術(shù)來(lái)管理更加便捷，使用數(shù)字化技術(shù)來(lái)使檔案管理更加詳盡，使用3 D激光掃描技術(shù)增強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化。針對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)性的問題，電子檔案管理部門應(yīng)該建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)，這樣不僅有利于日常檔案存儲(chǔ)工作的開展，也有利于后續(xù)的檔案維修、更換工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，單位電子檔案的管理工作存在不少值得重視的問題。針對(duì)于這些常見的電子檔案管理問題，我們不僅要建立系統(tǒng)合理的檔案管理規(guī)章制度，加大對(duì)于檔案管理人員你的綜合培養(yǎng)，還要不斷提升更新單位電子檔案管理技術(shù)水平，唯有這樣才能夠切實(shí)解決電子檔案管理中存在的諸多問題，提升單位電子檔案管理水平。

[1]劉玲玲.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].信息技術(shù)與信息化,2014,13(3):79- 81.

[2]楊紅.加強(qiáng)電子檔案的管理.做好電子檔案的利用[J].中國(guó)管理信息化,2014,32(24):124-125.