新時(shí)期高校辦公室工作若干思考

文/常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 董裕乾

新時(shí)期高校辦公室工作若干思考

文/常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 董裕乾

高校辦公室是黨委和行政的綜合辦事機(jī)構(gòu)，主要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手、學(xué)校的信息樞紐、部門的綜合協(xié)調(diào)、決策的督促檢查等作用。筆者結(jié)合工作實(shí)際，從認(rèn)真學(xué)習(xí)、踏實(shí)做事、加強(qiáng)修養(yǎng)三個(gè)方面對(duì)做好辦公室工作進(jìn)行了探索和思考。

辦公室；工作；思考

習(xí)近平曾在談辦公室工作時(shí)說：“辦公室，是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門。辦公室工作做好了，各項(xiàng)工作的順利開展也就有了可靠保證?！惫P者系常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室人員，通過對(duì)辦公室的工作經(jīng)歷和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，總結(jié)了幾點(diǎn)體會(huì)和思考，僅供參考。

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高政策理論，修煉自身素質(zhì)

“人有知學(xué)，則有力矣”——東漢王充。高校辦公室是一個(gè)特殊的崗位，只有勤學(xué)、善學(xué)，才能不斷適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展和工作崗位的更高要求。學(xué)是手段，用是目的，要不斷提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，扎實(shí)學(xué)習(xí)，做到知行合一，努力達(dá)到三方面學(xué)習(xí)效果。一是學(xué)以立德。筆者通過學(xué)習(xí)王陽明的“知行合一”和“致良知”，收獲很大，“從‘心’出發(fā)，明‘理’行事，心上成就一分，事上成就千百分”；心大了，事就小了，明理了，事就順了；若想獲得能量，就從改變自己開始，以德為先，寬以待人。二是學(xué)以增智。平時(shí)多注重知識(shí)積累，不論多忙，每天都要給自己安排固定的時(shí)間學(xué)習(xí)充電，還要結(jié)合工作需要，鉆研經(jīng)濟(jì)、法律、多媒體、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代知識(shí)，不斷開闊自己的視野，豐富知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高參謀水平、綜合協(xié)調(diào)能力和處置復(fù)雜問題的能力。三是學(xué)以致用。學(xué)的最高境界，是用于指導(dǎo)實(shí)踐。王陽明在《傳習(xí)錄》說“知者行之始，行者知之成：圣學(xué)只一個(gè)功夫，知行不可分作兩事?！币馑际侵切械拈_始，行是知的完成，圣人的學(xué)問只有一個(gè)功夫，知和行不可以分開看作兩樣事情。知與行就其本意來講是互相包含的?！睹鞒桓缤蹶柮鳌返淖髡邊螎槍?duì)“知行合一”有個(gè)更通俗理解：“知道了不去做等于不知道”。

二、踏實(shí)做事，認(rèn)真履行職責(zé)，扎實(shí)做好工作

辦公室具有工作責(zé)任重、任務(wù)急、節(jié)奏快、事情雜等特點(diǎn)，稍有大意，便影響工作。所以，筆者一直堅(jiān)持使用知名企業(yè)家李踐總裁在《行動(dòng)日志》中倡導(dǎo)的“行動(dòng)工作日志”常態(tài)化記錄方法：“每日、每周、每月及時(shí)錄入新工作和任務(wù)，及時(shí)總結(jié)、反思，做到上班補(bǔ)錄，下班查閱，保證不遺漏，工作效果極佳?！蓖谐Ｓ谩吧疥幍郎希瑧?yīng)接不暇”來形容辦公室工作的量，一點(diǎn)都不為過，辦公室這么多工作如何處理好，筆者認(rèn)為，主要是做好這以下三個(gè)方面：

（一）謀好政務(wù)工作。辦公室是學(xué)校的樞紐，做好政務(wù)性工作是辦公室的核心。習(xí)近平曾提出辦公室有“決策的參謀、智囊作用”。校領(lǐng)導(dǎo)的主要任務(wù)是決策，然而領(lǐng)導(dǎo)班子一般都是分管多塊工作，難以對(duì)方方面面的工作做細(xì)致的了解。校領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)受到自身專業(yè)背景、工作閱歷、工作經(jīng)驗(yàn)、工作精力的局限，難以做到對(duì)職責(zé)的工作了如指掌，洞察一切。因此，辦公室要有積極的參政意識(shí)和能力，參在工作的關(guān)鍵點(diǎn)、參在工作的為難點(diǎn)，深入調(diào)查研究，拿到一手資料后，建議要有針對(duì)性，分析要有全面性，措施要有可行性。一是完善建章立制。“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)范是科學(xué)工作的基礎(chǔ)，是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一行動(dòng)的準(zhǔn)繩。所有工作內(nèi)容均需制定一定的規(guī)范和程序，按章辦事，才能高效運(yùn)轉(zhuǎn)。否則，工作極容易受到人為因素的影響，產(chǎn)生不必要的矛盾和內(nèi)耗，這也是為領(lǐng)導(dǎo)提供公正有序的工作環(huán)境。二是推進(jìn)政務(wù)公開。高校辦公室應(yīng)該積極推進(jìn)黨委會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、專項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要等學(xué)校政策、決策、決定及時(shí)公開。這樣做的作用主要體現(xiàn)在：1.貫徹國(guó)務(wù)院辦公廳在2016年印發(fā)了《政務(wù)公開工作要點(diǎn)》的通知要求，有利于讓群眾參與監(jiān)督，并參與權(quán)利行使的過程。2.回應(yīng)干部群眾關(guān)切，也有利于黨風(fēng)廉政建設(shè)。3.明確工作責(zé)任，有利于推進(jìn)工作的執(zhí)行和落實(shí)。三是增強(qiáng)辦文質(zhì)量。辦公室工作無小事，特別體現(xiàn)在辦文上，如起草文件、整理會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告，計(jì)劃總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要協(xié)議、通知簡(jiǎn)報(bào)等文字材料，哪怕一個(gè)標(biāo)點(diǎn)都不能出差錯(cuò)，否則，影響深遠(yuǎn)，責(zé)任重大，辦公室發(fā)出的文件材料代表著單位，必須嚴(yán)格把關(guān)，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成。四是做好日常辦公。辦公室要把握每個(gè)時(shí)段的工作重點(diǎn)分別應(yīng)對(duì)，筆者主要參照管理學(xué)家史蒂芬·科維提出的四個(gè)象限去劃分輕重緩急：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。工作中按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。這樣可以科學(xué)地安排好各類重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)日程、學(xué)校大事等工作。注意提高校領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，盡量避免瑣碎細(xì)雜的小事干擾校領(lǐng)導(dǎo)，他們小事處理多了，勢(shì)必影響謀劃全局和深入調(diào)查研究的精力。新形勢(shì)下，辦公室還應(yīng)積極發(fā)揮OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)規(guī)范化、信息化和無紙化辦公，大大提高工作效率和管理水平。在辦公室工作，特別需要嚴(yán)守政治紀(jì)律和工作紀(jì)律，說話辦事必須保密，遇事深思熟慮，切忌亂發(fā)評(píng)論。

（二）搞好服務(wù)工作。辦公室是高?？偣?，做好服務(wù)是辦公室工作的宗旨。辦公室處于高校管理的重要位置，要充分發(fā)揮橋梁和樞紐作用，在各項(xiàng)活動(dòng)中甘當(dāng)配角，主動(dòng)補(bǔ)臺(tái)，提供全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。一是為高層服務(wù)。高層即校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，辦公室?guī)缀跛泄ぷ鞫际菄@領(lǐng)導(dǎo)展開的，領(lǐng)導(dǎo)“走”到哪里，辦公室就得“跟”到哪里，辦公室工作人員必須有超前的服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)，不能“掉隊(duì)”，領(lǐng)導(dǎo)談到“一”，辦公室就得想到“二”，努力做到比領(lǐng)導(dǎo)查得早、想得多、謀得細(xì)；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事必須件件有著落，事事有回音，即便是沒有辦結(jié)的重要工作，其進(jìn)展過程也要時(shí)常匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)時(shí)刻掌握工作進(jìn)度。二是為中層服務(wù)。中層即部門和中層干部，處于承上啟下，聯(lián)系左右，是高校推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵部位，必須為其提供良好的服務(wù)，以確保整個(gè)學(xué)校有序運(yùn)轉(zhuǎn)。1.搞好部門政務(wù)服務(wù)，對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告和下發(fā)的文件和指示，第一時(shí)間辦理，堅(jiān)決不滯留。2.做好部門咨詢查檔服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確提供各類報(bào)表數(shù)據(jù)、檔案資料。3.強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)，全過程做實(shí)細(xì)節(jié)工作，提升會(huì)務(wù)服務(wù)品質(zhì)、指導(dǎo)下級(jí)處理好公文，文件、檔案工作。4.積極服務(wù)協(xié)調(diào)，幫助相關(guān)部門牽線搭橋，密切合作，解除誤會(huì)，破解隔閡等工作。三是為基層服務(wù)?；鶎蛹磶熒鷨T工。為人民服務(wù)是黨和國(guó)家的宗旨，高校的辦學(xué)核心工作就是人才培養(yǎng)，因此，服務(wù)師生就是服務(wù)學(xué)校中心工作，服務(wù)師生員工分為間接服務(wù)和直接服務(wù)兩種，直接服務(wù)就是通過信訪、接待、蓋章等工作，善于傾聽?zhēng)熒袈?、建議和要求，及時(shí)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門反映，爭(zhēng)取在職責(zé)范圍內(nèi)主動(dòng)幫助解決。間接服務(wù)就是通過為學(xué)校、領(lǐng)導(dǎo)、部門的綜合服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校事業(yè)發(fā)展。

三、做好事務(wù)工作

辦公室是高校的窗口，做好事務(wù)性工作是辦公室的基礎(chǔ)。應(yīng)積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好日常黨政工作和機(jī)關(guān)日常事務(wù)。辦公室的事務(wù)工作主要包含三個(gè)方面：

（一）日常性事務(wù)工作。辦公室的日常工作，無法用具體的數(shù)量計(jì)算，但忙碌的狀態(tài)可以用“天天起早摸黑”來形容，如文書處理、文件收發(fā)、印信管理、機(jī)要通信、公務(wù)接待、會(huì)議安排、督促檢查、信訪接待、車輛安排、工作值班、信息通知等，千頭萬緒，都是幕后工作，不易出成績(jī)，倒易出差錯(cuò)，這要求辦公室工作人員必須具有細(xì)致、勤快、耐勞、穩(wěn)妥的品質(zhì)。要做好此項(xiàng)工作，首先必須依規(guī)辦理，及時(shí)做好登記和臺(tái)賬管理。如，公章審批登記、公務(wù)接待、車輛安排等。其次，“好記性不如爛筆頭”，必須列單備忘，辦結(jié)一項(xiàng)標(biāo)記一項(xiàng)，以防漏辦。最后，明確責(zé)任，做到事事有人管，人人有專職。

（二）突發(fā)性事務(wù)工作。事務(wù)總是變化發(fā)展的，這個(gè)規(guī)律在辦公室工作中的體現(xiàn)最為顯著，因?yàn)槭虑槎啵兓?，集聚效?yīng)突出，這是由辦公室的工作性質(zhì)和統(tǒng)計(jì)概率決定的。如，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦、原計(jì)劃工作突然改變等工作，這需要辦公室工作人員思維敏捷、沉著應(yīng)對(duì)，切忌怨聲載道。“事必有法，然后可成”，首先臨變不懼、勇于承擔(dān)，按照正常工作的程序去處理。其次，預(yù)先備案、留有余地。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作內(nèi)容和性質(zhì)的不同，盡可能控制在不影響正常工作的情況下留有彈性空間，提前預(yù)判其變動(dòng)的概率，善意地延遲執(zhí)行時(shí)間，以防計(jì)劃有變。如，提前2天敲定接待中的座談會(huì)時(shí)間，需要工作人員在落實(shí)人員通知，便可待最后一天上午落實(shí)，因?yàn)榛顒?dòng)時(shí)間常有變數(shù)，否則，在接到任務(wù)后立即執(zhí)行，若產(chǎn)生多次變化，就會(huì)出現(xiàn)反復(fù)通知更新，影響辦公室工作形象。

（三）領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)工作。做好領(lǐng)導(dǎo)交辦工作，注意以下幾點(diǎn)：首先全面弄清任務(wù)要求，做什么，什么時(shí)間完成，工作有何具體要求和注意事項(xiàng)等，在沒弄完全明白要求之前，切忌因擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自己理解能力差而不愿和領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核確認(rèn)，而去推測(cè)和填空沒有聽明白的信息點(diǎn)，這是極其嚴(yán)重的，尤其辦公室新人要注意。其次，把握工作效率節(jié)奏。領(lǐng)取任務(wù)后，迅速根據(jù)急緩程度排序，抓住工作的主要矛盾和矛盾的主要方面，切忌眉毛胡子一把抓，要盡快完成。再次，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展。管理學(xué)理論認(rèn)為，下屬匯報(bào)的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于領(lǐng)導(dǎo)所期盼的。短期不能完成的工作，其進(jìn)度要經(jīng)常匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)知曉，以顯示工作人員辦事穩(wěn)妥。最后，工作遇阻及時(shí)報(bào)告。工作中遇到困難，盡最大努力選擇多條方案嘗試解決，實(shí)在不行，則向領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)匯報(bào)，請(qǐng)求幫助和支持。另外，在工作中也會(huì)有意外導(dǎo)致無法完成的情況，切勿主觀地把困難包裝放大，要如實(shí)匯報(bào)。

四、加強(qiáng)修養(yǎng)，以身作則，時(shí)刻注意自我約束

辦公室工作與上下左右及社會(huì)各界聯(lián)系非常廣泛，辦公室工作人員要始終記牢自己是學(xué)校的一員，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的一兵，多聽、少說、多做，言行舉止必須約束自己。為人表率，清正廉潔，嚴(yán)于律己，努力實(shí)現(xiàn)“清心為治本，直道是身謀”的立身綱領(lǐng)，決不能利用職權(quán)謀取政策法規(guī)以外的任何好處，只要留下種子，早晚會(huì)有開花的一天，所以，務(wù)必給自己劃清底線。

[1]史蒂芬科維.高效能人士的7個(gè)習(xí)慣[M].中國(guó)青年出版社,2008(05).

[2]肖玉梅.高等教育行政管理學(xué)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社,2006.

[3]高偉娜.提升和改進(jìn)高校辦公室工作研究與分析[J].長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào),2012(10).

[4]廖金華.談如何做好辦公室事務(wù)性工作[J].理論導(dǎo)報(bào),2013(11).