提高醫(yī)院人事檔案管理效率的途徑分析

文/山西省臨汾市人民醫(yī)院人事科 任吉芳

提高醫(yī)院人事檔案管理效率的途徑分析

文/山西省臨汾市人民醫(yī)院人事科 任吉芳

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要組成部分，醫(yī)院人事檔案管理工作的效率十分重要。提高醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，意義重大。

醫(yī)院人事檔案；信息化建設(shè)；策略；研究

人事檔案，主要是指對一個人的專業(yè)特長、學(xué)歷背景、政治面貌以及社會經(jīng)歷等信息的真實(shí)而又詳細(xì)的記錄，有效地實(shí)現(xiàn)資源的整合，既是對個人基本情況的反映，也是單位在人才選聘和考核過程中的重要參考。

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，缺乏資金支持，人手不足等問題限制了人事檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展，缺乏專業(yè)化的管理意識及知識，落后的管理方式及體系，不合理的管理架構(gòu)，使管理工作中的問題不斷顯露出來，因此，提高醫(yī)院人事檔案管理水平及效率已成為迫在眉睫的問題，對醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化管理，才能使醫(yī)院人事檔案管理的水平以及效率得到提高。

二、提高醫(yī)院人事檔案管理水平及效率的途徑分析

（一）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案是重要的知識財富，涉及黨和國家、單位以及個人的秘密，一旦泄露會造成人財損失。作為人事檔案管理人員，首先要提高自己的政治意識，堅定自己的政治立場，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的十八大、十八大三中、四中、五中、六中全會、十九大和習(xí)近平總書記系列講話重要精神。其次，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任心和積極的工作態(tài)度以及敬業(yè)精神，將人事檔案管理視為重要并且崇高的事業(yè)。最后，不斷學(xué)習(xí)，提高自己的專業(yè)知識理論，并將理論與實(shí)踐相結(jié)合，用檔案管理的基本方法和技能，指導(dǎo)實(shí)際工作，合理收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用檔案，為需求者提供全方位的服務(wù)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資料系統(tǒng)化管理。進(jìn)一步對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行梳理和分類，結(jié)合實(shí)際，逐步理順檔案的歸屬關(guān)系，抓住重點(diǎn)，突破難點(diǎn)，找準(zhǔn)方向，循序漸進(jìn)。實(shí)際管理中，在檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段上需找革新點(diǎn)。一方面立足制度創(chuàng)新、工作手段改進(jìn)，盡量簡化檔案管理長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。另一方面，從只整理保管紙質(zhì)檔案中解脫出來，實(shí)現(xiàn)由封閉的以實(shí)體管理為主向開放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，由重管輕用向重用促管轉(zhuǎn)變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉(zhuǎn)變。同時建立結(jié)構(gòu)合理、種類齊全、質(zhì)量優(yōu)化的檔案體系，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

（三）建立健全長效管理機(jī)制。首先建立人事檔案管理人員績效考核機(jī)制，對工作人員的工作情況進(jìn)行定期及不定期抽查、考核，追蹤人事檔案管理人員的任務(wù)完成情況并予以評價、反饋，將人事檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)利益同效率進(jìn)行掛鉤，進(jìn)行按勞分配，有助于提高工作人員的積極性，以提高其工作效率。其次，對人事檔案進(jìn)行分類管理，全方位收集每一個工作人員的素質(zhì)水平、個人業(yè)績及道德素養(yǎng)等資料，如技能水平、學(xué)術(shù)貢獻(xiàn)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評、滿意度、新技術(shù)新項(xiàng)目及等資料。再次，強(qiáng)化甄別檔案的能力，在涉及經(jīng)濟(jì)利益的情況時，不可避免會出現(xiàn)一些虛假信息，在資料保管之前將虛假信息及過時信息篩查出來，可以節(jié)省人力、物力，有效地降低管理成本，提高效率。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對檔案管理人員進(jìn)行管理素養(yǎng)及管理能力的培訓(xùn)，建立長期培訓(xùn)制度，并通過派出學(xué)習(xí)及邀請檔案局的專業(yè)講師進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)的方式，使檔案管理人員的管理能力及業(yè)務(wù)水平得到提升。

（四）對人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，信息化越來越普遍，醫(yī)院的人事檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，符合社會發(fā)展的趨勢。目前檔案管理的軟件市場很成熟，對于醫(yī)院而言，利用信息化的存儲方式及大數(shù)據(jù)的挖掘功能對現(xiàn)有檔案進(jìn)行分析、統(tǒng)計，提供個性化檔案服務(wù)，由粗放服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化服務(wù)，減少了搜索檔案信息的時間，避免了人力、物力等資源的浪費(fèi)，并且能夠幫助用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中，快速找到所需的檔案數(shù)據(jù)信息，顯著提升檔案管理的工作效率及管理水平，降低人力、物力等資源的投入。

（五）做好人事檔案的保密工作。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)在日常工作中認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及《保密法》等法律，做到學(xué)法、守法、懂法、用法，增強(qiáng)法律意識及保密意識，落實(shí)檔案保密工作的有關(guān)規(guī)定、制度，杜絕泄露人事檔案的情況，確保人事檔案的安全性。此外，還應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案庫房，專人看管，從而加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的保密工作。

（六）樹立人事檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案工作人員想要做好這項(xiàng)工作，必須樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識，甘于奉獻(xiàn)，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)人民，服務(wù)單位，服務(wù)社會。并且對服務(wù)手段進(jìn)行更新，通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等來提高服務(wù)效率。此外，還可以通過學(xué)術(shù)交流等多種方式，推動本單位的人事檔案管理工作不斷創(chuàng)新發(fā)展，提高人事檔案管理水平及效率。

三、結(jié)束語

隨著人力資源在企事業(yè)單位中所起到的作用不斷提升，人事檔案管理工作也受到越來越多的重視。人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中起到重要作用，是提高醫(yī)院綜合水平和競爭力的有力保證和根本支撐，醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理工作中首先要重視人事檔案的重要性，并采取有效措施提高醫(yī)院人事檔案管理的工作質(zhì)量及效率，進(jìn)一步提高人事檔案在醫(yī)院運(yùn)行中的實(shí)用價值。

[1]蘇荃.試論事業(yè)單位改革與人事檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)(上旬刊),2017(03):132.