高校辦公室人員素質提升探析

文/江陰職業(yè)技術學院 蔣敏

高校辦公室人員素質提升探析

文/江陰職業(yè)技術學院 蔣敏

高校辦公室在高校日常工作中起著關鍵性的作用，在新時代背景下，我國高等教育越來越大眾化，信息技術應用越來越廣泛，高校辦公室的工作性質越來越注重系統(tǒng)性、專業(yè)性和綜合性等等，要求辦公室人員具有較高的綜合素質。然而，就目前的情況來看，我國高校辦公室人員由于忙于各種日常事務，加上缺少系統(tǒng)性的培訓，導致能力和素質都得不到提升。高校辦公室人員應該順應時代的發(fā)展潮流，積極提升自身的綜合素質，提高業(yè)務水平，從而推動學校的發(fā)展。

高校；辦公室人員；素質提升

高校辦公室主要工作內容為參與決策、協(xié)調事物、處理信息、接待來訪、督辦檢查等等，關乎著學院是否能正常運轉。在新時代背景下，高校在不斷進行著行政管理改革，高校行政管理服務工作中，越來越重視對外交流、來訪者的滿意度等，提升學校自身的整體形象，因而辦公室人員應該不斷提升自身的能力素質，不僅促進高校的正常運轉，提升學校的整體形象，也有助于實現(xiàn)自我價值，提高自身生活水平。

一、高校辦公室的工作特點

（一）地位重要。辦公室的工作影響著學院的全局工作，作為學院的窗口科室，其影響大、涉及廣。辦公室需要有效聯(lián)系溝通校部機關職能部門，有效聯(lián)系兄弟院校，有效溝通學院師生，因而，辦公室人員代表著學院的形象，對于學院來說，辦公室的作用是非常重要的。

（二）事務繁雜。辦公室工作事無巨細，宏觀來說，辦公室需要參與學院的重大決策、發(fā)展規(guī)劃等。微觀上來說，辦公室需要處理師生矛盾、辦公用房的維修等；往上需要接待院士來賓，往下要關心退休老教師；要了解保密文件，師生輿情等等。另外，對于其他沒有明確相關工作，辦公室都需要兜底負責，必須帶頭貫徹落實。

（三）工作辛苦。辦公室事物繁雜，尤其是突發(fā)事件多，需要及時解決，同時，對質量要求高，這樣就形成了辦公室工作的高強度特點，工作人員是非常辛苦的。和其他職能科室相比，辦公室工作不具有獨立性，相反，對協(xié)調性要求非常高，需要經常性地應對突發(fā)性事件，所以，辦公室人員必須具備較高的反應能力、應激能力。所以，辦公室工作很多時候是無法準時準點下班的，一般需要加班加點，工作非常辛苦。

（四）難度很大。辦公室工作具有開放性、全方位的特點，需要面對領導、師生、同事以及訪客等不同的工作對象，有時候很難分出輕重緩急。因為在同一時間內，不同領導會給出不同的指示，這個時候，就考驗辦公室人員的協(xié)調能力了，不僅要尊重每位領導的意見，又不能產生矛盾。一旦發(fā)生問題，辦公室很容易成為矛盾的焦點，還有可能代人受過。

二、高校辦公室工作人員的素質要求

（一）科學理論素養(yǎng)。高校辦公室在工作中首先要堅守黨性原則，貫徹落實國家的發(fā)展策略，遵守政治紀律，運用科學方法處理各種問題。高校辦公室工作會涉及學院的重大決策，其工作人員會幫助領導人講話起草文稿、擬定黨政工作計劃，或者分析總結年度報告等，做這些工作的時候，都需要按照科學發(fā)展觀的理念，結合黨中央以及政府的相關指示以及高校的發(fā)展特點，從而促進學院的可持續(xù)發(fā)展。如果辦公室人員不具備較高的科學素養(yǎng)，在工作中就可能脫離黨的路線、方針和政策，不利于人才素質的培養(yǎng)。

（二）實事求是的工作作風。高校辦公室工作人員在日常工作中，必須堅持實事求是的原則，在匯報情況、輔助參謀、擬定文件的時候需要堅持科學嚴謹的態(tài)度，一切從實際出發(fā)，不能顛倒黑白，弄虛作假。辦公室的工作特點中已說明，辦公室工作人員有很多機會可以接觸上級領導，因而，在接受領導指示的時候，也要保持實事求是的態(tài)度，如果領導指示確實和實際情況不符，應該及時匯報給領導，并提出相關意見，尤其是關于全局的意見，必須堅持實事求是的原則。辦公室工作人員對于事情應該要敢講真話，既不能夸大，也不能故意縮小，要根據實際事物如實報告，對待上級不卑不亢，對待下級不能盛氣凌人。為了獲得學校師生和領導的信任，高校辦公室人員應該謙虛謹慎，才能發(fā)揮高協(xié)調作用，保證辦公室工作有效地開展。

（三）奉獻精神和較強的事業(yè)心。高校辦公室工作涉及面廣，比較復雜，任務重，比如需要接聽很多電話、接待不同人員、查看很多文件、參加很多會議等，這就需要辦公室工作人員具備奉獻精神和較強的事業(yè)心。這些精神是看不見的，但是在日常工作中可以明顯地體現(xiàn)出來，也體現(xiàn)了辦公室工作人員的思想品質，是提升高校辦公室工作人員的重要推動力。

（四）業(yè)務能力。高校辦公室工作對業(yè)務能力具有較高的要求，辦公室人員的業(yè)務能力直接關系著各項工作的順利開展。在日常工作中，辦公室人員大都通過文字來實現(xiàn)，所以，一個合格的工作人員必須具備較高的公文書寫能力，比如書寫報告和通知等。同時，辦公室人員還需要言語表達清晰和得體。辦公室人員需要面對不同的工作對象，對于領導，需要具備一定的領悟能力，能夠準確傳達領導的思想；對于師生，需要一定的開解能力，幫助師生處理問題。另外，辦公室人員需要學習相關的公關禮儀知識，掌握運用現(xiàn)代化設備的能力，呈現(xiàn)個人的良好素質，提升高校聲譽。

三、高校辦公室人員素質提升的策略

（一）通過自主學習提升思想素質。高校承擔著引領先進文化的責任，高校師生相對來說，具有較高的文化素質和較強的政治敏銳性，而辦公室工作人員的政治覺悟直接關系著政策貫徹落實的力度，直接影響著引領先進文化的實現(xiàn)。思想政治素質不是一蹴而就的，需要進行系統(tǒng)的長期培養(yǎng)。在新時代背景下，信息科學技術不斷發(fā)展，知識更新日益加快，學習是任何年齡段都要堅持的事情。所以，對于高校辦公室人員來說，也要不斷提高自身的自學能力，制定科學合理的學習計劃，利用空余時間進行學習。第一，通過系統(tǒng)地學習馬列主義、毛澤東思想以及我國社會主義建設理論等等，提高自身的政策水平。第二，學習現(xiàn)代科學信息技術，現(xiàn)代法律法規(guī)、教育政策以及高等教育管理知識等。通過加強學習，讓自身的思想符合社會的發(fā)展需求，成為懂政治、經濟、文化的管理者和服務者。同時，在日常工作中，辦公室人員要充分體現(xiàn)政治信念，堅持原則、立場堅定。第一，在日常工作中，運用唯物主義和辯證法處理具體問題。第二，面對大是大非的問題時，要運用全局觀念，保持清醒的頭腦，不畏強權，堅持原則。第三，對于上級的指示和精神，要保持較強的政治敏銳性，準確把握和傳達領導的意圖，做好參謀工作，充分發(fā)揮辦公室職能。

（二）組織專題培訓，促進業(yè)務水平的提高。業(yè)務素質是辦公室人員工作的基礎，關系崗位工作是否能順利完成。由于高校辦公室的重要作用，高校對辦公室人員的業(yè)務素質要求也越來越高。高校辦公室人員需要結合高等教育的規(guī)律以及高校日常工作特點，具備一定的高教管理知識，同時，需要具備較高的組織協(xié)調能力、文字處理能力、現(xiàn)代化辦公設備的運用能力、綜合分析能力等，才能促進高校辦公室服務質量的提高。高校領導應該重視辦公室工作，加強對辦公室人員的培訓力度。在新時代背景下，高校作為新知識、新思想、新文化的引領高地，辦公室服務的對象一般來說都是知識分子，所以，辦公室必須不斷更新和提高管理手段和方法，辦公室的功能和作用才能有效地發(fā)揮，并且提高服務對象對辦公室工作的滿意度。因此，為了提高辦公室人員的業(yè)務素質，提升學院形象，高校應該制定科學合理的培訓計劃，具體來說，包括兩方面：一方面，學?？梢圆扇　白叱鋈ァ钡姆绞?。高校應該組織辦公室人員參加專業(yè)的培訓班等。就目前的情況來看，教育主管部門組織了統(tǒng)計業(yè)務專項培訓等，但總的來說，這樣的專題培訓還是不多，工作人員的培訓大都依靠行業(yè)學會。例如，由中國高等教育學會秘書學專業(yè)委員會對辦公室人員的寫作培訓、管理培訓等。還有其他機構組織的培訓班，但是這類培訓班總體來說，缺乏一定的科學性和權威性，需要進一步規(guī)范管理。所以，教育行政主管部門應該對高校辦公室人員的培訓加強重視，為辦公室人員提供更多專業(yè)性強、層次高的專題培訓機會，切實提高高校辦公室人員的業(yè)務能力。另一方面，學?？梢圆扇　罢堖M來”的方式。高?？梢远ㄆ谘垖＜一蛘哂薪涷灥霓k公室人員，開展專題業(yè)務培訓講座，并且加強辦公室人員和他們的交流，切實解決一些工作上的實際問題，提高工作效率。

（三）強化基層一線工作，提高綜合能力。辦公室人員應該多深入一線了解實際情況，這樣可以收集到第一手信息，為將來的領導決策和問題處理提供科學的依據，可以和師生打成一片，營造和諧的工作氛圍，便于辦公室日常工作的開展，充分發(fā)揮協(xié)調職能。所以，高校辦公室人員應該合理安排工作時間，利用空余時間深入了解各部門、各處室的實際情況，做到知實情。辦公室人員的身份比較特殊，首先，辦公室人員作為離學校領導最近的人，可以將最新的一線情況轉達給相應的領導，提升決策的正確性和可操作性。其次，辦公室人員并非學校領導，對于師生來說，沒有太大的距離感，這樣便于了解到師生的實際問題，獲得第一手資料。在這個過程中，辦公室人員需要面對領導和師生，需要處理好基層師生的關系，也需要向領導匯報梳理過的一線情況，所以，辦公室人員的綜合能力可以得到進一步的提升。

四、結束語

總而言之，提升高校辦公室人員素質不僅是高校發(fā)展的需要，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。所以，高校要給高校辦公室人員提供良好發(fā)展機會，辦公室人員也要加強自身學習，不斷提高思想素質，堅持終身學習的理念，不斷通過學習提高業(yè)務能力，這樣不僅有助于辦公室人員實現(xiàn)自身的價值，也促進了高等院校的可持續(xù)發(fā)展。

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