淺談醫(yī)院文書檔案管理與利用

文/泰州靖江市第二人民醫(yī)院 宣琴劍

淺談醫(yī)院文書檔案管理與利用

文/泰州靖江市第二人民醫(yī)院 宣琴劍

在當今中國，對于醫(yī)院文書檔案的相關(guān)管理水平，從另一個角度表現(xiàn)出醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。在平時醫(yī)院的日常運作當中，國家和政府制定了嚴格的檔案管理規(guī)范，所以說從醫(yī)院角度來講應(yīng)當嚴格遵守相關(guān)的規(guī)定，管理好、利用好醫(yī)院的文書檔案，從而為患者負責(zé)，為醫(yī)院的發(fā)展提供真實有效的檔案信息。

醫(yī)院；文書檔案；管理；利用

伴隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展，醫(yī)院文書檔案的相關(guān)管理在醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷進步的過程中扮演著至關(guān)重要的角色。從某種意義上講，一家醫(yī)院對于文書檔案的管理水平可以展現(xiàn)出來這家醫(yī)院平時的管理水平。所以說對于醫(yī)院來講，一定要重視檔案文書的管理，從而不斷提高自身的管理水平，推動醫(yī)院的發(fā)展。本文從醫(yī)院文書檔案管理的實踐出發(fā)，探討如何加強醫(yī)院文書檔案的管理和利用，從而提高醫(yī)院的管理水平。

一、加強醫(yī)院文書檔案管理意識

要想加強醫(yī)院文書檔案的管理和利用，首先要做到的一點就是要加強對于文書檔案的認識，充分認識到文書檔案管理對于一家醫(yī)院的重要性，同時也要在平時的工作當中提高自己的意識，應(yīng)當時刻把加強醫(yī)院文書檔案的管理和利用放在心上。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的角度來看，應(yīng)當發(fā)揮模范帶頭作用，一定要改變原來不重視文書檔案的工作習(xí)慣，而是加強對于文書檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。對于醫(yī)院的普通員工而言，在平時的工作當中，也不能把文書檔案看作可有可無的東西，而是應(yīng)當給予文書檔案足夠的重視。

另外，提高認識加強意識絕對不是在口頭上談一談，或者開一個會講一講就可以實現(xiàn)的，對于醫(yī)院而言，是需要下功夫去實踐的。從醫(yī)院角度來看，在平時對于文書檔案的管理和利用的時候應(yīng)當給予足夠的關(guān)注，醫(yī)院應(yīng)當加大人力、物力的投入，從資金、人員、制度等多個角度來切實保障管理好利用好醫(yī)院的文書檔案，醫(yī)院也應(yīng)當加大對相關(guān)文書檔案管理設(shè)備的投入，為文書檔案管理配備必要的硬件設(shè)備。如果有必要的話，醫(yī)院也應(yīng)當安排專業(yè)的文書檔案的管理人員進行專人管理，在選擇管理人員的時候，醫(yī)院應(yīng)當遵循業(yè)務(wù)技術(shù)強、政治思想好、綜合素質(zhì)好的挑選原則，然后在備選人員當中選派工作細心、耐心、有責(zé)任心的同志進行管理。

二、創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理方法

要想更好地利用和管理文書檔案就一定要創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案的管理方法。首先一點就是要求對于文書檔案的管理人員的綜合素質(zhì)有一個全方位的提高。在上文當中已經(jīng)論述了如何選拔或者挑選專門的文書檔案管理人員，但是僅僅做好選拔工作是遠遠不夠的，更要在平時加強對于這些檔案管理人員的培訓(xùn)，一方面提高他們的專業(yè)素質(zhì)，使其具備現(xiàn)代文書檔案管理所必需的專業(yè)知識，醫(yī)院可以通過組織相關(guān)檔案管理人員參與培訓(xùn)，或者邀請專家進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式來做好這一個工作，同時也應(yīng)當重視檔案管理人員的思想政治素質(zhì)，要求文書檔案管理人員在平時的工作當中愛崗敬業(yè)，應(yīng)當具有奉獻意識和奉獻精神，在平時的工作當中積極努力，進而推動文書檔案和醫(yī)院的整體發(fā)展。

另外，創(chuàng)新文書檔案的管理方法除了要求提高文書檔案的管理人員的綜合素質(zhì)以外，醫(yī)院也要加強相關(guān)的制度建設(shè)。在平時的工作當中，醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)國家和主管部門關(guān)于文書檔案規(guī)范管理指導(dǎo)各科室認真按文書檔案規(guī)范行文，進一步細化相關(guān)的制度。同時在平時針對文書檔案的管理和利用的過程當中，醫(yī)院應(yīng)當要求各個科室之間、各個部門之間在文書檔案的移交的過程當中遵守相關(guān)的制度規(guī)定，做到嚴格把關(guān)，唯有這樣才能更加充分地對檔案文書進行管理和利用。另外醫(yī)院方面也要做到相關(guān)的監(jiān)督，醫(yī)院可以安排相關(guān)機構(gòu)，根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，逐一檢查各個科室、各個部門每年所進行的文書檔案的管理工作，對于管理工作做得好的部門進行表揚，對于管理工作做得不好的部門進行批評，并且要求他們及時改正。另外也要提高文書檔案及檔案管理機構(gòu)的安全管理的方式方法，在平時對于文書的管理和利用的時候要做到歸檔管理，并且對于文書檔案要規(guī)定查閱權(quán)限，不能任意傳播，同時也應(yīng)當認真做好查閱記錄和保密工作。對于檔案室來講，在平時也要掌握調(diào)控好環(huán)境因素，做好防火、防盜、防蟲蛀等安全管理工作。

三、重視醫(yī)院文書檔案的開發(fā)利用

要想合理管理和利用醫(yī)院的文書檔案，就需要加強對于文書檔案的開發(fā)和利用，在平時的工作當中，需要文書檔案的管理人員認真編輯檔案信息資料。通過這些資料的編輯來展示在黨和國家英明的領(lǐng)導(dǎo)和支持下，醫(yī)院全體工作人員共同努力的發(fā)展歷程。通過對于文書檔案的開發(fā)和利用，可以通過利用文書檔案的信息來幫助醫(yī)院進行管理方面的決策，同時也可以幫助醫(yī)院制定進一步的規(guī)劃和計劃，另外也可以為醫(yī)院的工作總結(jié)和實施措施提供一定的幫助。

通過加強對于檔案信息的開發(fā)和利用，可以幫助醫(yī)院進行工作質(zhì)量的評價，利用文書檔案，為醫(yī)院當中各個科室開展科研、論文撰寫等重要的工作準備或者說提供了豐富的信息資料。通過對文書檔案的管理和利用，來幫助醫(yī)院進行重大課題的開展和學(xué)科帶頭人的選拔。

四、總結(jié)

綜上所述，我們可以看出，在醫(yī)院加強對于文書檔案的管理和利用是有百利而無一弊的。所以說無論是對于醫(yī)院文書檔案的管理人員而言，還是對于普通的醫(yī)護人員而言，都應(yīng)當通過轉(zhuǎn)變認識，增強意識，創(chuàng)新文書檔案的管理方式，重視檔案文書的開發(fā)利用，以此推動醫(yī)院文書檔案管理和利用的發(fā)展。

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