檔案建設(shè)在醫(yī)院等級評審中的作用分析

文/西安醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院 路小軍 王莉

檔案建設(shè)在醫(yī)院等級評審中的作用分析

文/西安醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院 路小軍 王莉

醫(yī)院等級評審是對醫(yī)院的服務(wù)水平、管理水平、技術(shù)水平等綜合指標(biāo)的大檢驗，醫(yī)院檔案在等級評審中則扮演著至關(guān)重要的角色。本文立足醫(yī)院等級評審中的實際問題，分析了檔案建設(shè)在其中的有關(guān)作用。

醫(yī)院；檔案建設(shè)；等級評審

醫(yī)院等級評審是國際上廣泛采用的醫(yī)療機(jī)構(gòu)綜合水平評核措施，該評核措施具有以下三個方面的意義：其一，確定醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療水平等級，即根據(jù)《醫(yī)療機(jī)構(gòu)基本標(biāo)準(zhǔn)》的要求，對醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療水平進(jìn)行評核，其評核結(jié)果主要分為甲等、乙等、不合格等幾大類。其二，評價具體等級醫(yī)療機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的符合程度，對不符合管理標(biāo)準(zhǔn)的方面提出整改措施。其三，用于醫(yī)療結(jié)構(gòu)自行評核，即不同的醫(yī)療機(jī)構(gòu)可根據(jù)醫(yī)院等級評審的有關(guān)要求進(jìn)行自評，從而矯正管理上的漏洞缺失，促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。在醫(yī)院等級評審過程中，對醫(yī)院各種檔案的檢查是其重要的環(huán)節(jié)之一。我國衛(wèi)生主管部門在制定《醫(yī)院分級管理辦法》時，也將檔案管理情況作為醫(yī)院等級評審的重要標(biāo)準(zhǔn)，由此也就確立了檔案管理工作在醫(yī)院等級評審中的重要作用。本文通過分析醫(yī)院等級評審中檔案收集管理要求，進(jìn)而論述檔案管理在其中的重要作用。

一、醫(yī)院等級評審檔案收集管理要求分析

醫(yī)院等級評審中對檔案建設(shè)情況進(jìn)行全面考核的核心價值體現(xiàn)在：通過檔案材料直觀反映醫(yī)院的管理水平、醫(yī)療水平、服務(wù)水平、技術(shù)水平等綜合指標(biāo)，從而對醫(yī)院的經(jīng)營管理情況作出客觀化的評估。醫(yī)院等級評審中對檔案收集整理情況主要有以下要求：

（一）真實有序性。醫(yī)院等級評審中要求醫(yī)院收集管理的檔案具有真實性、有序性，即要求檔案“成檔即存檔”不可補(bǔ)充、補(bǔ)造；同時也要求檔案的管理保存具有時序性，即橫向按因果順序收集保存，縱向按由B到A的順序收集保存。

（二）關(guān)聯(lián)交叉性。醫(yī)院等級評審中對檔案資料的關(guān)聯(lián)性也有具體的要求，即用追蹤關(guān)聯(lián)法核查醫(yī)院各部門的檔案資料是否具有密切的關(guān)聯(lián)性，譬如A部門的檔案資料顯示某天醫(yī)院發(fā)生過停電事件，那么評審專家則應(yīng)該將其他部門的資料進(jìn)行比對查閱，以核實其他部門的檔案管理情況以及是否存在過停電事件。在此檢查環(huán)節(jié)中，只有醫(yī)院各個科室的檔案資料均同步記載了停電事件，才可證明該醫(yī)院檔案資料具有良好的關(guān)聯(lián)交叉性。

（三）連續(xù)延續(xù)性。為了體現(xiàn)建設(shè)為患者服務(wù)長效機(jī)制的評審標(biāo)準(zhǔn)，在醫(yī)院等級評審中，衛(wèi)生部門通常要求醫(yī)院提供的檔案資料具有連續(xù)延續(xù)性。所謂連續(xù)延續(xù)性實際上是指，檔案記錄過程的有效延續(xù)，簡單地講即要求記錄檔案材料要有事件起因、經(jīng)過、結(jié)果等必要因素，以此凸顯出各個員工檔案資料建設(shè)過程中是否能夠按照各項標(biāo)準(zhǔn)，并體現(xiàn)以標(biāo)準(zhǔn)管事、以制度管人的工作理念。

二、醫(yī)院等級評審中檔案建設(shè)的作用分析

（一）建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度，便于評審活動的開展。醫(yī)院等級評審過程中需要全面檢查醫(yī)院各種類型的檔案資源。如果在評審過程中呈現(xiàn)在評審專家面前的是管理保存不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料，不僅會影響評審結(jié)果，同時也會對評審工作造成極大的不便。然而如果醫(yī)院按照有關(guān)要求，從而建設(shè)其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，那么則會取得良好的評審效果。譬如按照一類、二類、三類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將不同類別的檔案按照項目順序依次進(jìn)行編號、整理、標(biāo)識、組卷，則能夠使評審人員對醫(yī)院的檔案資料一目了然，從而提升評審印象，同時也能提升評審效率。

（二）檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的完整性。醫(yī)院檔案資料的完整性是體現(xiàn)其檔案資料真實性的關(guān)鍵因素，同時也是提高評審等級的元素之一。然而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中存在極大的不便，同時也容易發(fā)生損害甚至丟失等情況，那么這就對醫(yī)院等級評審造成了不利影響。為有效解決上述問題，醫(yī)院應(yīng)該有效加強(qiáng)檔案資料信息化管理建設(shè)，以實現(xiàn)檔案資料系統(tǒng)化、規(guī)范化、安全化管理，并保證醫(yī)院等級評審中能夠提供完整可靠的檔案資料。

（三）各個類型檔案建設(shè)在醫(yī)院等級評審中的作用綜述。醫(yī)院等級評審過程中需要對醫(yī)院各種類型的檔案進(jìn)行全面檢查，下文我們就分別探究。不同類型檔案在等級評審中的作用：第一，文書檔案建設(shè)。文書檔案是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的歷史記錄，反映了醫(yī)院各個時期日常工作的軌跡。醫(yī)院等級評審一類指標(biāo)中：執(zhí)業(yè)執(zhí)法、行風(fēng)建設(shè)、醫(yī)療安全、重大事件。二類指標(biāo)中：醫(yī)院核定床位、主要?？?、科研成果等均由文書檔案提供。文書檔案是衡量醫(yī)院綜合水平的重要依據(jù)，也是等級評審重點考核的因素?？梢?，加強(qiáng)文書檔案資料建設(shè)對于醫(yī)院等級評審具有重要意義。第二，科技檔案建設(shè)，科技檔案包括設(shè)備檔案及基建檔案。完善設(shè)備檔案建設(shè)，凸顯醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)發(fā)展情況。醫(yī)療設(shè)備的建設(shè)情況是反映醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r的標(biāo)準(zhǔn)之一。醫(yī)院應(yīng)對大型醫(yī)療設(shè)備的購置、使用、保養(yǎng)維護(hù)等情況建立檔案；基建檔案反映了醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)情況，基建檔案是醫(yī)院基建工程、地上地下管線的規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、使用和維護(hù)中形成的科技檔案。科技檔案在等級評審中為專家提供可視材料。第三，會計檔案建設(shè)。會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、工資及其他會計核算資料。會計檔案反映了醫(yī)院的財務(wù)狀況，在等級復(fù)審中為專家了解醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動提供直觀材料。第四，人事檔案建設(shè)。人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息來源。將人事檔案作為重要的人才信息資源看待。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，人事檔案在等級評審中為專家提供全院員工花名冊、聘用合同、中層干部人事任免文件、員工年度考核等相關(guān)材料。第五，病歷檔案建設(shè)。醫(yī)院等級評審中病歷是其重點檢查的檔案資料之一，因為病歷檔案作為醫(yī)療服務(wù)信息的第一手資料，其對醫(yī)院的醫(yī)療活動、科研活動、管理活動有著最為直觀的展示。由此可見，在日常病歷檔案資料管理中，實現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員病歷書寫規(guī)范化、檔案管理即時化則能夠有效加強(qiáng)病歷檔案建設(shè)，并為等級評審提供直觀材料。

三、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院等級評審過程中對醫(yī)院檔案資料的考查具有一定的要求。各個醫(yī)院應(yīng)該立足衛(wèi)生主管部門頒布的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，全面加強(qiáng)檔案資源規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，從而為醫(yī)院等級評審奠定基礎(chǔ)、創(chuàng)造條件。

[1]陳暉.等級醫(yī)院評審對醫(yī)院檔案建設(shè)的促進(jìn)作用[J].中醫(yī)藥管理雜志,2006,14(11):49-50.

[2]游嶸.檔案建設(shè)在醫(yī)院等級評審中的作用[J].機(jī)電兵船檔案,2010(5):36-37.