試論醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

文/連云港市中醫(yī)院 顧豪

試論醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

文/連云港市中醫(yī)院 顧豪

在新形勢(shì)下，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革日漸深入，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理已提出全新的要求，需要在加大管理力度的基礎(chǔ)上，提高辦公自動(dòng)化水平。因此，本文從不同角度客觀闡述了醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用。

醫(yī)院；文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

在醫(yī)院檔案方面，文書檔案是不可忽視的重要組成部分，傳統(tǒng)管理模式已無法滿足新時(shí)期醫(yī)院文書檔案客觀要求，急需進(jìn)一步優(yōu)化完善。在文書檔案管理過程中，醫(yī)院要客觀分析存在的問題，多層次正確認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化，科學(xué)管理文書檔案，提高文書檔案信息的利用價(jià)值，提高醫(yī)院文書檔案管理的工作質(zhì)量。

一、醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用的重要性

在醫(yī)院文書檔案管理過程中，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用利于彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的缺陷，降低文書檔案管理難度，簡化管理流程，利于檔案管理人員科學(xué)分散工作量，避免出現(xiàn)積存大量文書檔案的現(xiàn)象，提高文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用利于降低醫(yī)院文書檔案檢索查找方面的難度，促使海量的文書檔案得到合理化利用，充分展現(xiàn)文書檔案多樣化價(jià)值，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。同時(shí)，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用利于實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享。在新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案體現(xiàn)在多個(gè)方面，會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案等，文書檔案是重要組成元素之一，檔案資源共享顯得尤為重要。在辦公自動(dòng)化作用下，醫(yī)院檔案卷級(jí)進(jìn)一步細(xì)化，檔案管理得以優(yōu)化，系統(tǒng)化管理順利實(shí)現(xiàn)，文書檔案可以和其他各類檔案相互作用，科學(xué)整合的基礎(chǔ)上，共享檔案信息資源，檔案管理人員能夠隨時(shí)了解文書檔案及其檔案管理中存在的問題，采取針對(duì)性措施科學(xué)解決，科學(xué)管理文書檔案。

二、醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用的有效途徑

（一）優(yōu)化文書檔案管理制度。在日常運(yùn)營過程中，醫(yī)院要根據(jù)文書檔案性質(zhì)、特征、作用等，結(jié)合辦公自動(dòng)化具體要求，優(yōu)化完善文書檔案管理過程中制定的制度，將辦公自動(dòng)化內(nèi)容融入其中，比如，文書檔案的收集制度、編目鑒定制度、統(tǒng)計(jì)檢索制度，使其相互作用，處于統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系中，確保辦公自動(dòng)化作用到文書檔案管理，有重要的制度保障，促使文書檔案管理更加規(guī)范、合理。醫(yī)院要根據(jù)文書檔案管理制度，明確辦公自動(dòng)化要求，科學(xué)調(diào)整相關(guān)崗位工作內(nèi)容，優(yōu)化文書檔案管理方法、手段等，堅(jiān)持相關(guān)管理原則，科學(xué)開展文書檔案管理工作，對(duì)各類文書檔案進(jìn)行自動(dòng)化、系統(tǒng)化管理，最大化提高文書檔案管理水平。

（二）構(gòu)建全新的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。從某種角度來說，在醫(yī)院文書檔案管理過程中，辦公自動(dòng)化水平的提高和管理信息系統(tǒng)緊密相連。醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展方向等，客觀分析文書檔案管理中出現(xiàn)的各類問題，加大信息化管理力度，要優(yōu)化利用先進(jìn)的技術(shù)，構(gòu)建全新的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息數(shù)字化采集，在掃描儀器的作用下，科學(xué)掃描并識(shí)別文書檔案，以數(shù)字化形式呈現(xiàn)出來，出現(xiàn)在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)中。同時(shí)，醫(yī)院要借助構(gòu)建的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，優(yōu)化文書檔案管理流程，促使文書檔案分類鑒定、排序、歸檔等合理化，促使文書檔案檢索以及辦公輸入具有鮮明的信息化特征，為信息使用者檢索并使用文書檔案信息提供便利。在實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享的基礎(chǔ)上，提高文書檔案信息利用率，巧妙利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，優(yōu)化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，構(gòu)建全新的信息集中處理系統(tǒng)，對(duì)文書檔案進(jìn)行合理化歸類，并對(duì)其進(jìn)行合理化處理，確保文書檔案歸檔、保管等一系列工作順利開展。此外，在構(gòu)建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，醫(yī)院要根據(jù)內(nèi)外網(wǎng)運(yùn)行情況，合理設(shè)置物理隔離，以路由器為核心，將屏蔽的IP地址、IP服務(wù)過濾掉，科學(xué)保護(hù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，要巧妙利用防火墻技術(shù)，動(dòng)態(tài)監(jiān)督辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容，禁止非法訪問，促使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處于安全、穩(wěn)定的運(yùn)行中，充分發(fā)揮自身多樣化作用，科學(xué)管理醫(yī)院文書檔案。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。在應(yīng)用辦公自動(dòng)化方面，醫(yī)院文書檔案管理已被提出更高的要求，檔案管理人員已有的綜合素養(yǎng)已無法滿足其客觀要求。醫(yī)院必須高度重視檔案管理人員培訓(xùn)工作，將其落到實(shí)處，根據(jù)文書檔案辦公自動(dòng)化要求，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，掌握必要的文書檔案辦公自動(dòng)化理論知識(shí)，掌握多樣化技巧，比如采集、整理、歸檔，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，在多樣化實(shí)踐中不斷提高檔案管理人員辦公自動(dòng)化能力，科學(xué)管理文書檔案，具有較高的自動(dòng)化管理水平。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院要注重先進(jìn)檔案管理人才的引進(jìn)，借助多樣化形式，留住優(yōu)秀人才，科學(xué)調(diào)整檔案管理人才結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)化管理，提高文書檔案管理工作效率以及質(zhì)量。

三、結(jié)語

總而言之，在日常運(yùn)行過程中，醫(yī)院要高度重視檔案管理，將文書檔案自動(dòng)化管理放在關(guān)鍵性位置。醫(yī)院要客觀分析文書檔案管理中出現(xiàn)的各類問題，根據(jù)新時(shí)期辦公自動(dòng)化要求、功能作用等，優(yōu)化完善文書檔案管理制度，科學(xué)構(gòu)建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等。以此確保在辦公自動(dòng)化作用下，醫(yī)院文書檔案處于高效管理狀態(tài)，提高醫(yī)院文書檔案管理效率與質(zhì)量，具有較高的自動(dòng)化管理水平，將文書檔案靈活應(yīng)用到實(shí)踐中，確保日常相關(guān)工作的順利開展，促使醫(yī)院不斷向前發(fā)展，走上長遠(yuǎn)發(fā)展的道路。

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