淺議高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策

文/湖北工業(yè)大學(xué)檔案館 余琦

淺議高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策

文/湖北工業(yè)大學(xué)檔案館 余琦

目前高校教學(xué)檔案管理過程中存在較為嚴(yán)重的管理問題，這些管理問題的出現(xiàn)嚴(yán)重阻礙著高校教學(xué)檔案的管理質(zhì)量及水平，因此有效的管理對策顯得尤為重要。為了分析高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)管理對策及方式，筆者針對高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問題進(jìn)行了分析。

高校教學(xué)檔案；數(shù)字化管理；問題；對策

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校教學(xué)檔案呈現(xiàn)急劇增加的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理發(fā)生了較為重大的變化，這種變化使得高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理方式應(yīng)運(yùn)而生，但在實(shí)際的高校教學(xué)檔案管理過程中，由于環(huán)境因素、人為因素、管理方式等導(dǎo)致高校教學(xué)檔案的管理問題越來越明顯及突出。

一、現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理過程中存在的問題

（一）教學(xué)檔案的內(nèi)容不完善。由于高校課程較多且文理學(xué)科的差異較大，教學(xué)效果由于各種因素可能存在一定的動態(tài)變化、分散現(xiàn)象及多樣性等，這些不定因素會導(dǎo)致教學(xué)檔案出現(xiàn)變化，教學(xué)檔案屬于教師教學(xué)成果的反映，因此部分教學(xué)會出現(xiàn)交教學(xué)檔案不積極、材料不齊全及漏交等現(xiàn)象，導(dǎo)致高校的教學(xué)檔案缺乏真實(shí)性及完整性。

（二）教學(xué)檔案數(shù)字化管理受到教學(xué)檔案特點(diǎn)的影響。高校的教學(xué)檔案由于涉及面廣、檔案數(shù)量多及周期性、專業(yè)性較強(qiáng)，導(dǎo)致在管理的過程中會出現(xiàn)較多的問題，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重阻礙著數(shù)字化管理建設(shè)的進(jìn)程，在教學(xué)檔案的管理過程中對于教學(xué)檔案的收集、分類及動態(tài)變化等較難掌握，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理方式受到檔案特點(diǎn)的嚴(yán)重影響。

（三）高校教學(xué)檔案管理方式較為落后。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理過程中擁有性能較好的硬件設(shè)備及技術(shù)，但由于教學(xué)檔案數(shù)字化管理工作人員的計算機(jī)操作水平較低等原因，在管理過程中還會出現(xiàn)手工操作代替計算機(jī)操作的現(xiàn)象，原有的以案卷及紙張為檔案收集、整理手段的管理方式依舊存在，不僅在一定程度上加重了檔案管理人員的工作量及工作強(qiáng)度，還影響了高校教學(xué)檔案管理工作水平的提高。且在教學(xué)過程中教師依舊沿襲利用自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行教學(xué)，使用教學(xué)檔案教學(xué)的實(shí)施較少，一定程度上阻礙了高校教學(xué)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

二、高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在問題的相關(guān)對策

（一）對教學(xué)檔案的鑒定方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高教學(xué)檔案的可信度。將連續(xù)性較強(qiáng)的教學(xué)檔案相關(guān)信息進(jìn)行適度的公開，針對教科書的采購、編寫及教學(xué)經(jīng)費(fèi)的各項(xiàng)支出等進(jìn)行適度的公開，針對教師團(tuán)隊(duì)的實(shí)習(xí)總結(jié)等進(jìn)行公開，學(xué)校應(yīng)對教師的實(shí)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)及監(jiān)督、判定，在管理的過程中一旦發(fā)現(xiàn)異常及造假現(xiàn)象及時給予指出并更正，深入挖掘教學(xué)過程中存在的問題，督促教師進(jìn)行改進(jìn)，提高教師的教學(xué)責(zé)任感，促使教師規(guī)范自己的教學(xué)活動及教學(xué)方式。將學(xué)生作為教學(xué)檔案管理的監(jiān)督人員，針對教學(xué)計劃、教學(xué)總結(jié)及師生談話記錄等內(nèi)容實(shí)施學(xué)生的參與及監(jiān)督，讓學(xué)生對教學(xué)檔案的內(nèi)容是否符合真實(shí)情況進(jìn)行審核及檢驗(yàn)，防止出現(xiàn)教師隨意填寫教學(xué)檔案及沒有將課堂教學(xué)過程中真實(shí)的教學(xué)活動反映出來的現(xiàn)象。采用不記名的方式讓學(xué)生對教學(xué)檔案內(nèi)容進(jìn)行反饋及評價，規(guī)范教師的教學(xué)行為，促進(jìn)教師創(chuàng)新教學(xué)方式，提高教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平，防止出現(xiàn)隨意填寫教學(xué)檔案的現(xiàn)象。

（二）完善及優(yōu)化信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。針對高校內(nèi)進(jìn)行教學(xué)檔案數(shù)字化管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善及優(yōu)化，主要針對檔案管理室的計算機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器、交換機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全管理系統(tǒng)、操作平臺等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面的檢查后，將一些已經(jīng)無法使用的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新，針對軟件及硬件設(shè)施較為落后的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化及升級。只有不斷將教學(xué)檔案的數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善及優(yōu)化，才能保障教學(xué)檔案數(shù)字化管理水平的提高，高校教學(xué)檔案的相關(guān)工作人員還應(yīng)根據(jù)計算機(jī)的優(yōu)化及更新進(jìn)行相關(guān)使用方式、技術(shù)及操作技術(shù)等技能的學(xué)習(xí)及強(qiáng)化，從根本上提高教學(xué)檔案數(shù)字化管理的水平。

（三）建立及完善教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。在高校內(nèi)部網(wǎng)站將學(xué)校的教學(xué)管理通知內(nèi)容、下發(fā)文件的內(nèi)容及教學(xué)管理相關(guān)規(guī)章制度等信息進(jìn)行發(fā)布，全校的師生及管理人員能通過網(wǎng)站對學(xué)校相關(guān)事宜及管理方面的內(nèi)容進(jìn)行了解及知曉，提高了教學(xué)管理的效率。針對教學(xué)管理系統(tǒng)開設(shè)網(wǎng)絡(luò)交流平臺，增加教師與學(xué)生之間的交流及互動的機(jī)會，賦予學(xué)生一定的知情權(quán)，讓學(xué)生針對學(xué)校管理過程中存在的一些漏洞、不足之處及不完善的地方提出意見，并由學(xué)生進(jìn)行監(jiān)督是否按時完成，促進(jìn)教學(xué)管理的個性化及透明化。建立相應(yīng)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，在進(jìn)行教學(xué)檔案的查閱過程中能根據(jù)相關(guān)的專業(yè)、課程、計劃、實(shí)習(xí)及總結(jié)等內(nèi)容查詢相關(guān)的教學(xué)檔案信息，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案統(tǒng)計、鑒定、查閱及編研的完整化及系統(tǒng)化。

三、結(jié)語

綜上，針對教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程中存在著較多的問題，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重制約及阻礙著教學(xué)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展及進(jìn)步，因此在實(shí)際的高校檔案數(shù)字化管理過程中，應(yīng)實(shí)施針對性的對策將存在的問題進(jìn)行解決。針對高校教學(xué)檔案實(shí)施數(shù)字化管理主要是健全高校的教學(xué)檔案管理制度、對教學(xué)檔案的鑒定方式進(jìn)行創(chuàng)新、完善及優(yōu)化信息基礎(chǔ)設(shè)施、建立及完善教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)庫，提高高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量及水平，促進(jìn)數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展。

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