大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策探討

文/南京工業(yè)大學(xué) 張繼紅

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策探討

文/南京工業(yè)大學(xué) 張繼紅

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及讓信息化成為當(dāng)今時(shí)代的特征，各類數(shù)據(jù)信息逐漸演變?yōu)橹匾男畔①Y源，開始在各個(gè)領(lǐng)域的生產(chǎn)、工作中發(fā)揮重要作用，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然來臨。檔案資源是重要的信息資源，關(guān)于學(xué)生的檔案管理工作也一直是高校的重點(diǎn)工作，但是信息化技術(shù)的逐漸普及與大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨讓高校學(xué)生檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)。面對(duì)著全新的工作形勢(shì)與外部環(huán)境，高校學(xué)生檔案管理者需要積極面對(duì)挑戰(zhàn)，并且就工作問題制定相關(guān)對(duì)策，保證大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理工作的正常進(jìn)行，使高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效果。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校學(xué)生檔案管理；挑戰(zhàn)；對(duì)策

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理面對(duì)的挑戰(zhàn)

（一）檔案信息預(yù)測(cè)前瞻方面。在以往高校的學(xué)生檔案管理工作中，工作內(nèi)容較少，僅為對(duì)檔案資料的存放與歸檔，難以為高校對(duì)學(xué)生的管理工作提供決策依據(jù)，導(dǎo)致檔案信息無法發(fā)揮實(shí)際作用。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，與檔案資源相關(guān)的計(jì)算技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)全部出現(xiàn)較大的變化，這將極大地提升高校學(xué)生檔案的實(shí)用性，而且為高校對(duì)學(xué)生思想行為變化的判斷、決策提供了依據(jù)，這為高校學(xué)生工作的全面性與合理性奠定了基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予了高校學(xué)生檔案管理工作更多的意義，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的特性，高校學(xué)生檔案的功能逐漸豐富，高校學(xué)生檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯。但是很多高校沒有對(duì)這一點(diǎn)保持清醒的認(rèn)識(shí)，不注重對(duì)學(xué)生信息的收集以及檔案的管理，導(dǎo)致自身工作存在一定偏差。

（二）檔案儲(chǔ)存方面。在以往的高校學(xué)生檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案是最為普遍的檔案儲(chǔ)存方式，但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，這一傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方法面臨著挑戰(zhàn)。高校學(xué)生檔案包含以下幾個(gè)方面內(nèi)容：首先，學(xué)生基本信息，這些信息指學(xué)生姓名、性別、籍貫等，隨學(xué)生入學(xué)轉(zhuǎn)入高校。其次，學(xué)生獎(jiǎng)懲情況，這些信息指高校學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所受獎(jiǎng)懲。再次，學(xué)生信用檔案，這部分內(nèi)容是素質(zhì)教育提出以來新設(shè)內(nèi)容，用來記錄學(xué)生信用情況與誠(chéng)信情況。最后，學(xué)生心理情況以及自身個(gè)性，這些信息由開學(xué)后多次測(cè)試而得出。檔案的每一部分內(nèi)容都與學(xué)生有著十分密切的聯(lián)系，但是隨著檔案內(nèi)容的增多，紙質(zhì)化檔案的儲(chǔ)存開始面臨較多問題，例如檔案儲(chǔ)存、檔案搜索等，這導(dǎo)致高校的檔案儲(chǔ)存方式難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校學(xué)生檔案管理的要求。

（三）檔案管理技術(shù)方面。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理工作面臨著諸多變化。首先，一切包含數(shù)據(jù)信息的內(nèi)容都可以被稱之為檔案，這些數(shù)據(jù)信息在錄入計(jì)算機(jī)后將以電子檔案的形式而存在。其次，檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì)。這一方面的工作將以用戶的實(shí)際需求作為依據(jù)，為用戶提供先進(jìn)、多樣的檔案服務(wù)。這樣的檔案管理工作對(duì)于高校學(xué)生檔案管理而言無疑是一個(gè)沖擊，很多高校仍舊堅(jiān)持紙質(zhì)化檔案管理，沒有使用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)。部分高校開始使用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，但是所具有的功能仍舊是將學(xué)生檔案電子化，同時(shí)為使用者提供查詢服務(wù)。這樣的檔案管理無疑與大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求、服務(wù)功能有著較多的出入，直接影響了高校學(xué)生檔案管理工作的效果。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的策略

（一）完善自身檔案管理工作。各個(gè)高校在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作時(shí)，需要具備大數(shù)據(jù)意識(shí)，以此為基礎(chǔ)，對(duì)自身檔案管理工作進(jìn)行完善。當(dāng)前，我國(guó)各個(gè)高校的學(xué)生檔案管理方式屬于分散化管理，即不同的管理部門分別對(duì)與自身職能相對(duì)應(yīng)的檔案進(jìn)行管理。這樣的管理過于碎片化，無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的要求。因此，高校需要對(duì)各個(gè)部分的檔案進(jìn)行整合，使其成為一個(gè)整體，以此作為完善自身檔案管理工作的基礎(chǔ)。高校需要構(gòu)建學(xué)生檔案庫(kù)，將學(xué)生個(gè)人信息、獎(jiǎng)懲記錄、心理狀態(tài)、自身個(gè)性以及誠(chéng)信記錄等列入學(xué)生檔案庫(kù)之中，并且對(duì)學(xué)生各個(gè)時(shí)期的信息進(jìn)行收錄，保證信息的實(shí)時(shí)更新，使檔案具有真實(shí)性。同時(shí)，檔案管理部門需要與高校教師、高校寢室工作人員以及高校教務(wù)處保持聯(lián)系，方便自身對(duì)各類信息的收集，使檔案管理工作得到完善。

（二）開發(fā)相關(guān)分析工具。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求高校對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行信息挖掘，保證高校學(xué)生檔案管理工作更加適應(yīng)時(shí)代。這對(duì)各個(gè)高校的學(xué)生檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)分析工具進(jìn)行開發(fā)。信息化管理系統(tǒng)可以被認(rèn)為是分析工作的一種，而且這一工具已經(jīng)在眾多管理工作中得到應(yīng)用。因此，檔案管理人員可以信息化管理系統(tǒng)為依據(jù)，對(duì)其他類型的分析工具進(jìn)行研究與開發(fā)，讓高校學(xué)生檔案能夠體現(xiàn)出更多的信息，為高校學(xué)生檔案管理工作人員提供便利，提升高校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際效果。

（三）樹立檔案管理目標(biāo)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校學(xué)生檔案管理工作，需要檔案管理部門樹立明確的管理目標(biāo)，讓存在于高校學(xué)生檔案管理工作中的問題逐漸改善，使高校學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，發(fā)揮出更為重要的作用。就目前的學(xué)生檔案管理工作而言，仍舊存在一定缺陷，例如心理健康檔案。很多高校在記錄此類檔案時(shí)缺乏較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致學(xué)生的心理狀態(tài)被不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，而這一方面工作的健全與完善是高校學(xué)生檔案管理的目標(biāo)。目標(biāo)的樹立是為了實(shí)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校學(xué)生管理工作帶來了諸多變化，為了適應(yīng)這些變化，高校學(xué)生檔案管理工作自身需要進(jìn)行調(diào)整與改變，相關(guān)工作人員可以此為依據(jù)，樹立管理目標(biāo)，逐步完成實(shí)現(xiàn)，在這一過程中，自身工作也能夠得到完善。

[1]張冉妮,楊松平.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)世界,2015(02):21-22.

[2]徐琨.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理:機(jī)遇、挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)[J].蘭臺(tái)世界,2017(15):51-53.