基于檔案記憶觀的企業(yè)檔案管理探究

文/國網(wǎng)江西省電力公司經(jīng)濟技術(shù)研究院 杜琴

基于檔案記憶觀的企業(yè)檔案管理探究

文/國網(wǎng)江西省電力公司經(jīng)濟技術(shù)研究院 杜琴

本文闡述了企業(yè)檔案是企業(yè)組織記憶的載體，從構(gòu)建企業(yè)記憶的視角分析了企業(yè)檔案工作的意義，提出了通過提高檔案意識、加強檔案收集工作、深化檔案利用工作等途徑來構(gòu)建、挖掘企業(yè)記憶。

檔案工作；企業(yè)記憶；構(gòu)建

隨著社會記憶理論的發(fā)展，檔案記憶觀逐步興起。從檔案記憶觀的視角來看，檔案是真實的原始記錄，同時也是社會記憶的載體，記憶屬性是檔案與生俱來的天然屬性，從甲骨金石、簡牘縑帛、鐵卷金冊、紙墨文書到當今的聲像檔案、電子檔案，雖載體形式各異，但它承載社會記憶的功能屬性始終沒有改變。因此，檔案的記憶屬性和信息屬性、知識屬性一樣，是檔案的一般屬性。基于此，本文試從檔案記憶觀出發(fā)，從如何構(gòu)建、發(fā)掘企業(yè)記憶對企業(yè)檔案管理進行探討，以期促進企業(yè)檔案管理工作，提升企業(yè)檔案工作價值。

一、企業(yè)檔案是企業(yè)組織記憶的載體

每個社會組織在產(chǎn)生發(fā)展過程中都會形成其特定的組織記憶，企業(yè)也不例外。具有利用價值的企業(yè)組織記憶經(jīng)收集并系統(tǒng)整理通過一定載體保存下來，就是企業(yè)檔案，從這個意義上說，企業(yè)檔案是企業(yè)組織記憶的固化和主要載體。它反映了企業(yè)工作的概貌，記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，體現(xiàn)了企業(yè)的功能定位、宗旨目標、發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營理念和價值觀，折射出企業(yè)特有的精神和文化氛圍。

企業(yè)檔案工作對企業(yè)記憶構(gòu)建具有重要意義。一方面企業(yè)檔案直接記錄企業(yè)歷史，啟示企業(yè)未來?！皼]有企業(yè)的歷史無法描述來路，更無法傳遞關(guān)于未來的信息”，一位民營企業(yè)家的這句話很好地詮釋了企業(yè)檔案工作對企業(yè)記憶建構(gòu)的意義。另一方面，通過促進推動其他業(yè)務工作來間接影響企業(yè)記憶的構(gòu)建。實際上，企業(yè)檔案工作不僅能為企業(yè)各項工作服務，同時對企業(yè)各項工作具有推動作用。例如，歸檔范圍中企業(yè)及內(nèi)部職能部門的年度總結(jié)或?qū)ｍ椆ぷ骺偨Y(jié)的收集，無疑能推動企業(yè)對其年度各項工作或?qū)ｍ椆ぷ鬟M行反思，通過反思可促進企業(yè)各崗位理清工作思路，總結(jié)經(jīng)驗教訓；工作計劃的收集也能推動企業(yè)及其職能部門深入思考，理清工作思路和目標，從而更好地開展各項工作。因此，企業(yè)檔案工作通過在無形中服務并促進企業(yè)其他各項工作的方式參與了企業(yè)記憶的構(gòu)建。對于企業(yè)組織記憶的構(gòu)建，企業(yè)檔案有其基礎(chǔ)性作用。

二、重視加強檔案收集，構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶

企業(yè)檔案是企業(yè)組織記憶的固化和主要載體，企業(yè)檔案的完整程度決定了企業(yè)記憶的完整性，企業(yè)應立足構(gòu)建完整的企業(yè)記憶來開展檔案收集工作。在實際工作中，一定程度上存在因缺乏檔案意識和相關(guān)知識導致應歸檔材料收集不全、質(zhì)量不高的問題，這將直接導致企業(yè)記憶的遺失。影響企業(yè)記憶的完整構(gòu)建。企業(yè)應著力解決企業(yè)檔案實際收集工作中存在的問題，一是通過廣泛的宣傳活動提高企業(yè)各級人員檔案意識，使每一個管理者和企業(yè)員工認識到檔案對維護企業(yè)記憶的作用和功能以及對企業(yè)發(fā)展的意義，從而自覺履行歸檔職責，做好本崗位歸檔材料的積累和收集，自覺參與企業(yè)組織記憶的構(gòu)建。二是構(gòu)建貫通各層級、覆蓋各專業(yè)的責任網(wǎng)絡與管控網(wǎng)絡，健全完善管控機制，將歸檔制度落到實處，提高收集工作成效。全方位、多維度開展檔案收集工作，構(gòu)建完整的企業(yè)記憶。企業(yè)記憶的完整性要求企業(yè)全方位、多維度地構(gòu)建其組織記憶。企業(yè)記憶應充分體現(xiàn)以人為本，準確記錄資產(chǎn)關(guān)系、全面保存權(quán)益證據(jù)，展示企業(yè)文化建設、履行社會責任的成果和工作面貌，因此，企業(yè)檔案對工作應緊緊圍繞上述方面展開。另外，要重視收集不同載體形式材料的收集，特別是聲像檔案的形成和收集工作。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案的記憶功能日益強化，聲像檔案承載的記憶能夠突破時空的限制，彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因文字水平欠佳導致的信息衰減或失真，真實地呈現(xiàn)歷史原貌，因此，收集保存好企業(yè)形成的各項聲像檔案，才能完整留存企業(yè)記憶。

三、深化利用工作，挖掘、激活企業(yè)記憶

利用檔案存儲的企業(yè)記憶為企業(yè)各項工作服務是企業(yè)檔案工作的根本目的。企業(yè)檔案部門應不斷拓展豐富檔案利用服務，挖掘企業(yè)記憶，發(fā)揮其在激活與傳承企業(yè)記憶中的作用。最大限度發(fā)揮檔案價值，在發(fā)揮工具性價值的同時，還應大力開展深化利用，開發(fā)檔案信息資源，從不同視角和切入點來對檔案信息進行二次加工，形成深層次編研成果并提供利用，發(fā)揮其參考咨詢作用，實現(xiàn)檔案的情報價值。在編研過程中，還需注重發(fā)掘企業(yè)檔案的文化價值，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供知識信息保障，推動企業(yè)的長遠發(fā)展。

[1]曲春梅,王靜,王寧.近年來我國檔案與記憶研究綜述[J].檔案學研究,2017(1):18.

[2]紀方超.用檔案描繪企業(yè)更美好的未來[J].中國檔案,2015(2):36.