企業(yè)檔案管理對(duì)策研究

文/寶雞廣電網(wǎng)絡(luò)傳媒有限責(zé)任公司 薛娜

企業(yè)檔案管理對(duì)策研究

文/寶雞廣電網(wǎng)絡(luò)傳媒有限責(zé)任公司 薛娜

企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，如何做到讓該工作在新形勢(shì)下對(duì)企業(yè)有著很好的幫助作用，更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出一定的貢獻(xiàn)，是每個(gè)檔案工作者需要認(rèn)真研究的問(wèn)題。在對(duì)其進(jìn)行研究的時(shí)候，既要與時(shí)俱進(jìn)，又要更好地為企業(yè)的發(fā)展作出一定的貢獻(xiàn)。

存在問(wèn)題；管理對(duì)策

現(xiàn)如今，我國(guó)在國(guó)際市場(chǎng)上占有著重要地位。為了使我國(guó)能夠在國(guó)際市場(chǎng)上更具有競(jìng)爭(zhēng)力，與世界經(jīng)濟(jì)區(qū)進(jìn)行緊密的聯(lián)系。這就需要從企業(yè)內(nèi)部去進(jìn)行一定的發(fā)展和改變，特別是企業(yè)中的檔案管理方面的工作。它對(duì)于企業(yè)的發(fā)展主要有兩個(gè)重要的影響：第一個(gè)影響是由于它存在著一定的變數(shù)，而且內(nèi)容十分龐雜，在現(xiàn)如今的社會(huì)中，檔案變得越來(lái)越重要。第二個(gè)作用，就是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展。檔案資料方面的管理也面臨著一定的挑戰(zhàn)，如果與現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)結(jié)合得好，將會(huì)為企業(yè)帶來(lái)巨大的效益。

一、現(xiàn)如今企業(yè)檔案管理方面存在的問(wèn)題

檔案在企業(yè)內(nèi)部有著重要的作用，它主要是連接過(guò)去與現(xiàn)在的一個(gè)媒介，也可以給未來(lái)企業(yè)發(fā)展中所面臨的一些問(wèn)題提出借鑒意義。檔案可以使用圖書(shū)文字、各種報(bào)表等形式呈現(xiàn)出來(lái)。由于它的內(nèi)容和所包含的方面是十分廣闊的，所以存在著一系列的問(wèn)題，我們要積極去解決這些存在的問(wèn)題，要從檔案的本身和員工方面入手。

（一）創(chuàng)新問(wèn)題。檔案，如果結(jié)合了現(xiàn)如今信息時(shí)代的一些技術(shù)，可能會(huì)形成無(wú)紙化的狀態(tài)，這種狀態(tài)能夠滿足人們對(duì)于文字的一些追求。對(duì)于檔案的管理是在快速查詢上面有所作為，還是要把處理大量的冗雜資料作為重點(diǎn)，這兩個(gè)方面也存在一定的矛盾。傳統(tǒng)模式下對(duì)檔案管理和新形勢(shì)下的檔案管理之間也存在一定的問(wèn)題。

（二）程序問(wèn)題。檔案數(shù)據(jù)方面在標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題上存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題：檔案自身的一些復(fù)雜性。需要企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)去形成一個(gè)統(tǒng)一的管理的方式，但是由于企業(yè)內(nèi)部有很多的分支，所以對(duì)于檔案信息的管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的制度，就造成了在實(shí)際的實(shí)踐過(guò)程中存在一系列的問(wèn)題。在實(shí)際操作的一些細(xì)節(jié)方面，企業(yè)內(nèi)部如果沒(méi)有一個(gè)能夠去協(xié)調(diào)細(xì)節(jié)的專門(mén)機(jī)構(gòu)，就會(huì)使管理出現(xiàn)一些困難。現(xiàn)如今的企業(yè)檔案管理不斷地與信息技術(shù)相結(jié)合，不光存在著信息量大的問(wèn)題，而且還存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。加大了對(duì)于企業(yè)內(nèi)部檔案管理的難度。

（三）檔案處理的問(wèn)題。檔案人員在處理企業(yè)內(nèi)部檔案資料的過(guò)程中，面對(duì)如此內(nèi)容廣泛的資料，有可能會(huì)產(chǎn)生懈怠的心理。處理方案如果態(tài)度消極，缺乏一定的責(zé)任感，就會(huì)造成檔案資料缺失、檔案分類不清晰等情況，這些都會(huì)使檔案在進(jìn)行信息傳遞的過(guò)程中出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，不利于企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，也不利于企業(yè)與過(guò)去的一些信息去進(jìn)行對(duì)接。

二、針對(duì)問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。要努力學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外一些優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理方面的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)。并且針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的一些檔案資料，去進(jìn)行動(dòng)態(tài)的監(jiān)測(cè)，進(jìn)行一系列的分析。能夠發(fā)生問(wèn)題的時(shí)候，及時(shí)地去解決。

（二）通過(guò)創(chuàng)新與改革來(lái)進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和水平。檔案管理過(guò)程當(dāng)中，檔案管理的質(zhì)量和水平是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的關(guān)鍵所在。所以只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的質(zhì)量和水平。首先，要通過(guò)對(duì)檔案管理的加強(qiáng)來(lái)對(duì)其進(jìn)行控制。通過(guò)對(duì)檔案的整理、分類、立卷等方面的準(zhǔn)確管理，保證檔案資料的應(yīng)用更加高效。第二，對(duì)于檔案的管理，要運(yùn)用綜合性的方法來(lái)提高檔案管理的科學(xué)性。最后一定要對(duì)檔案管理的工作模式進(jìn)行改革，采用更加先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件作用之下，各種關(guān)于檔案管理的知識(shí)、信息等等也會(huì)相互滲透、相互作用，因此，檔案管理只有將工作的模式進(jìn)行改進(jìn)，采用更加科學(xué)先進(jìn)的信息技術(shù)，同時(shí)建立企業(yè)內(nèi)部分級(jí)管理的局域網(wǎng)絡(luò)，才能提高檔案資料傳遞速度和查閱的共享，從而提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

（三）遵循檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與發(fā)展。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，常常遇到管理方式不可更改的情況。這種管理方式實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化，拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法。僅僅依靠經(jīng)驗(yàn)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，雖然也很有成效，但無(wú)法讓更多的人高效率地使用。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理健康發(fā)展的根本保證，只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的控制，才能促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)與創(chuàng)新。檔案管理工作是知識(shí)密集的綜合性工作，這就要求工作人員必須具有很高的個(gè)人素質(zhì)和工作水平。因此，企業(yè)要通過(guò)培訓(xùn)使工作人員熟練地掌握和運(yùn)用檔案管理技能和方法，提高自身素質(zhì)和能力。目前在我國(guó)，大多企業(yè)檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)較低，因此企業(yè)只有加強(qiáng)對(duì)年輕人才的培養(yǎng)，才能為企業(yè)檔案管理的提高與發(fā)展帶來(lái)保障。企業(yè)一定要招聘?jìng)€(gè)人能力與責(zé)任心突出的年輕科技人員，并對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們不斷提高業(yè)務(wù)水平、積累經(jīng)驗(yàn)，以保證檔案管理的質(zhì)量。

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