淺談固投項目設(shè)備儀器檔案管理的舉一反三

文/中國工程物理研究院材料研究所 陳鐵漢 王爽

淺談固投項目設(shè)備儀器檔案管理的舉一反三

文/中國工程物理研究院材料研究所 陳鐵漢 王爽

設(shè)備儀器檔案是在設(shè)備儀器論證、采購、使用、維修及銷毀過程中產(chǎn)生的，忠實地反映了設(shè)備儀器管理的全過程。為解決設(shè)備儀器檔案管理中存在的問題，需對設(shè)備儀器檔案的形成過程進行分析，對此，筆者結(jié)合單位工作實際，對設(shè)備儀器檔案的形成過程進行梳理。

設(shè)備；檔案；專業(yè)

一、固投項目設(shè)備儀器檔案的形成過程及問題表現(xiàn)

（一）項目前期規(guī)劃階段。在規(guī)劃階段，根據(jù)固定資產(chǎn)投資規(guī)劃，項目管理部門編制項目建議書并報上級部門審批，待批復后，需在3—6個月內(nèi)完成綜合論證，為項目可行性研究報告做準備。

（二）采購實施階段。設(shè)備儀器采購過程中，依據(jù)不同的采購方式，會產(chǎn)生不同的程序文件。通過采購過程檔案進行檢查時，常見的問題如：簽署不齊全，記錄有誤，復印件無有效性簽署等。

（三）到貨驗收。設(shè)備到貨后，經(jīng)過一段時間的安裝調(diào)試，具備驗收條件后，由職能部門牽頭組織驗收。檔案部門作為驗收組一員，以合同、技術(shù)協(xié)議裝箱單為依據(jù)，檢查核實隨機資料是否齊全完整。這要求使用單位與廠家簽訂技術(shù)協(xié)議時，務(wù)必實事求是，確保技術(shù)協(xié)議中約定的技術(shù)資料確實能提供。實際檢查中發(fā)現(xiàn)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)由于技術(shù)協(xié)議簽署不嚴謹而導致部分約定的技術(shù)資料無法提供的情況。

（四）使用及報廢。設(shè)備使用過程中，如果涉及重大維修或技術(shù)改造、升級時，所產(chǎn)生的文件應及時收集歸檔，以確保設(shè)備儀器檔案的完整、系統(tǒng)。設(shè)備儀器報廢后，應及時向檔案部門通報，檔案部門應會同相關(guān)職能部門依法依規(guī)將其檔案進行銷毀鑒定。

二、固投項目設(shè)備儀器檔案管理中存在問題的原因

（一）項目檔案管理實施方案執(zhí)行不到位。就所在單位而言，項目檔案管理方案是實現(xiàn)項目檔案過程質(zhì)量控制的依據(jù)性文件，其對項目檔案管理的組織、人員及職責，對項目檔案實施計劃，對歸檔范圍、歸檔要求和控制措施均提出了明確要求，但在實際工作中并沒有得到有效落實，影響了檔案過程管理的效果。

（二）檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系運行不暢。單位檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系對基層單位分管領(lǐng)導、兼職檔案員、設(shè)備員的檔案職責進行了明確。但在實際執(zhí)行過程中，部分體系內(nèi)成員未對歸檔文件從源頭上進行質(zhì)量把關(guān)，仍存在有職無責的現(xiàn)象。

（三）歸檔人員的執(zhí)行力不足。歸檔人員執(zhí)行力不足可歸納為兩方面原因：一是思想上對檔案工作不重視、檔案意識薄弱。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)有所欠缺，體現(xiàn)在對制度的學習理解不夠，對檔案專業(yè)技能的掌握不夠。

三、提升固投項目設(shè)備儀器檔案管理水平的應對之策

（一）提升檔案工作獎懲的執(zhí)行力度。獎懲不是目的，但有效的獎懲無疑是提升檔案管理水平的重要手段。一方面，檔案行政管理部門應強化對檔案工作的獎懲力度，對設(shè)備儀器歸檔不及時或歸檔質(zhì)量不合格以及項目檔案驗收中發(fā)現(xiàn)問題未按要求及時整改的，及時采取通報批評、扣發(fā)檔案獎勵、扣發(fā)績效等懲罰措施；對歸檔數(shù)量多、質(zhì)量高的單位或個人給予物質(zhì)和精神獎勵。另一方面，固投項目主管部門應根據(jù)實際制定切實可行的項目檔案實施方案，明確相關(guān)人員職責及獎懲措施。再一方面，檔案部門應充分依托信息化手段，實現(xiàn)歸檔檢查的流程化、可視化管理，為檔案工作獎懲提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

（二）抓住設(shè)備采購的關(guān)鍵節(jié)點。在設(shè)備儀器檔案全過程管理的基礎(chǔ)上，應加強關(guān)鍵節(jié)點的質(zhì)量把關(guān)。前期立項階段，檔案部門應參加相關(guān)重要會議，以確保掌握整個項目所購設(shè)備的數(shù)量及實施進度。采購實施階段，設(shè)備采購合同簽署前，采購實施部門應嚴格按照相關(guān)規(guī)定要求，對自身在采購過程中產(chǎn)生的文件質(zhì)量進行把關(guān)，必要時可請檔案部門進行指導。開箱驗收階段，設(shè)備使用單位應對照技術(shù)協(xié)議、裝箱單進行核實，未提供的資料應及時提供，簽署不齊全的及時補簽署，確保其真實有效。

（三）持續(xù)開展有針對性的培訓。要做好固投項目設(shè)備儀器檔案管理工作，從業(yè)人員必須具備一定的檔案專業(yè)知識和技能，要讓每個部門都有檔案業(yè)務(wù)專家來指導本單位檔案工作。對此，檔案行政管理部門應組織開展有針對性的培訓，以提高職工的檔案業(yè)務(wù)知識和技能。固投項目管理部門應定期組織有關(guān)單位開展項目檔案培訓。采購部門、設(shè)備需求部門要在單位內(nèi)部定期開展設(shè)備儀器檔案知識和技能培訓，必要時可邀請相關(guān)專家進行指導?？傊?，應建立多措并舉、多部門協(xié)同、多層次互動的檔案培訓體系，以確保培訓效果。

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