淺議高速公路建設(shè)管理公司檔案管理

文/杭州都市高速公路有限公司 胡瓊秀

淺議高速公路建設(shè)管理公司檔案管理

文/杭州都市高速公路有限公司 胡瓊秀

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是保存人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)真實(shí)歷史的工作，是“今世賴之以古，后世賴之以知今”的“萬年百世之事”，有很強(qiáng)的政治性、文化性和服務(wù)性。本文分析高速公路公司檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，提出做好檔案管理要把握的幾個(gè)重點(diǎn)。

高速公路；檔案管理；問題；重點(diǎn)

高速公路公司雖以收取通行費(fèi)為主營，但形成的檔案類目眾多，如在建設(shè)期間形成的大量工程管理、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等文字、表格、聲像、圖紙檔案，不僅是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記載，更是新建工程的借鑒和參考，而日常管理中形成的文書、科研檔案也是寶貴的信息資源，是企業(yè)管理的重要組成部分。

一、檔案管理工作中存在的共性問題

（一）重視程度不夠。對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存有誤區(qū)，認(rèn)為檔案不是主要工作，不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案工作干好干壞一個(gè)樣，干與不干一個(gè)樣。

（二）管理制度不健全。在管理中雖然制定了健全的營運(yùn)管理制度和各級(jí)各類員工工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度和職責(zé)就很少，沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。由于管理制度不嚴(yán)格、不健全，使得檔案在收集過程中困難重重，檔案缺失嚴(yán)重。

（三）檔案收集整理不規(guī)范。在鑒定文件價(jià)值時(shí)有偏差，往往有價(jià)值的文件未歸檔，而一般性普發(fā)文件卻存檔。在立卷過程中未按卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符。在立卷時(shí)間上，存有累積起來一次立卷現(xiàn)象，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。檔案管理人員或缺少檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，或無暇顧及檔案工作，或人員更換相對(duì)頻繁，直接影響檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

（五）實(shí)物檔案管理薄弱。對(duì)照片、榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、印章等未能及時(shí)收集、移交、保管，難以保證其安全性和完整性，造成今后利用困難。

二、做好檔案管理要把握的幾個(gè)重點(diǎn)

自杭州都市公司成立以來，就十分重視檔案管理工作，設(shè)置機(jī)構(gòu)，健全制度，不斷加強(qiáng)管理力度，提高檔案利用率，使檔案管理工作日趨完善，在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)等方面都有了新的突破。通過近年的檔案工作實(shí)踐，認(rèn)為做好檔案管理工作應(yīng)把握好以下幾個(gè)重點(diǎn)：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與。檔案管理工作涉及部門范圍廣泛，形成檔案類別眾多，需調(diào)動(dòng)全員共同配合，沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持和關(guān)注，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。要使檔案工作有所作為，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都應(yīng)重視檔案工作?？梢哉f，領(lǐng)導(dǎo)重視是外因，檔案人員的工作態(tài)度、效率、質(zhì)量是內(nèi)因，檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展是內(nèi)因和外因共同作用的結(jié)果。

（二）建章立制規(guī)范管理。重視固然重要，但制度建設(shè)是關(guān)鍵，規(guī)范的制度對(duì)檔案工作具有約束和導(dǎo)向作用，能推動(dòng)檔案管理工作良性運(yùn)行。應(yīng)當(dāng)建立健全立卷歸檔、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用及檔案保密等規(guī)章制度，制定檔案人員崗位責(zé)任制，明確文件的歸檔范圍、保管期限、分類方案、檢索目錄格式、檔案移交時(shí)間、銷毀等內(nèi)容與程序，明確歸檔部門、歸檔環(huán)節(jié)和各環(huán)節(jié)的工作職責(zé)，使檔案工作做到有據(jù)可依，有章可循。

（三）嚴(yán)把收集整理關(guān)。檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，必須扎扎實(shí)實(shí)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。要明確收集資料的范圍和類型，使檔案人員在收集檔案材料時(shí)，有較強(qiáng)的針對(duì)性，提高檔案材料的收準(zhǔn)率和收全率；要認(rèn)真做好鑒定工作，對(duì)于查出的問題應(yīng)予以改正，保證歸檔質(zhì)量。

（四）建立二級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)是按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，對(duì)各類檔案實(shí)行系統(tǒng)化管理的一種很好的方法。以杭州都市為例，公司為第一級(jí)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)組織全公司檔案工作，制定統(tǒng)一的規(guī)章制度和工作計(jì)劃，并對(duì)部門、項(xiàng)目指揮部進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。項(xiàng)目指揮部為第二級(jí)，負(fù)責(zé)各自資料的形成、積累、保管和收集。各級(jí)層層落實(shí)責(zé)任，嚴(yán)格把關(guān)，做到組織同步建立、制度同步建設(shè)、工作同步部署、檢查同步開展、考核同步進(jìn)行，是一個(gè)分工明確、職責(zé)清晰、監(jiān)督有力、運(yùn)行順暢的二級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，很好地保證了檔案工作的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。

（五）提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。檔案工作管理的好與否很大程度上取決于檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員不僅要綜合素質(zhì)好，保密意識(shí)強(qiáng)，還要熟練掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，要有服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。

（六）加強(qiáng)實(shí)物檔案管理。實(shí)物檔案種類繁多，載體形態(tài)各異，大的有獎(jiǎng)杯、錦旗，小的有獎(jiǎng)?wù)?、照片、證書，容易造成實(shí)物檔案管理混亂。針對(duì)實(shí)物檔案的重要性和載體的特殊性，應(yīng)歸檔的實(shí)物一般在形成后三個(gè)月內(nèi)移交單位檔案管理部門，確實(shí)需要保留一段時(shí)間的，也要先移交檔案管理部門拍照登記后再辦理借用手續(xù)，任何部門和個(gè)人不能隨意將應(yīng)歸檔的實(shí)物據(jù)為己有或轉(zhuǎn)送他人。歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理。

（七）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房。任何工作都離不開合適、合理的工作環(huán)境，檔案工作也一樣，在合適的檔案存放環(huán)境下，才能確保檔案實(shí)體的完整與安全，公司在多方努力下即將配備密集架、計(jì)算機(jī)、防磁柜、除濕機(jī)等硬件設(shè)施，建成容納檔案的標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房，做到庫房、辦公、閱覽“三室分開”。檔案信息資源得到了很好的開發(fā)和利用。

三、結(jié)語

檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，在項(xiàng)目建設(shè)過程做好提前介入、事中控制是確保檔案工作準(zhǔn)確完成的關(guān)鍵，隨著建設(shè)管理水平的提高，對(duì)檔案工作愈加重視，管理好建設(shè)工程檔案對(duì)今后類似工程的建設(shè)有著很好的參考價(jià)值，能為集團(tuán)公司“十三五”開好頭起好步、做大做強(qiáng)作優(yōu)做足準(zhǔn)備。

[1]周昕.如何做好公路工程檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2014,18(5):76-77.

[2]吳會(huì)福.關(guān)于進(jìn)一步強(qiáng)化地名檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].中國地名,2011.