談?wù)劵鶎訖n案工作中的集中整檔

文/中共新泰市委黨校 陳梅

談?wù)劵鶎訖n案工作中的集中整檔

文/中共新泰市委黨校 陳梅

集中整檔是指基層檔案行政管理部門按系統(tǒng)、分部門，每年集中時間，集中檔案人員，并派出專業(yè)人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，把本單位上年度的歸檔材料按要求、標準集中規(guī)范整理歸檔。經(jīng)過多年的實踐，充分證明了集中整檔是基層檔案工作中一種行之有效的方法，有效促進了各單位檔案工作正常、規(guī)范開展，推動了基層檔案工作水平的整體提高。

基層檔案；集中整檔；基層工作

一、集中整檔在基層檔案工作中的實效性

（一）集中整檔提高了基層檔案的案卷質(zhì)量和歸檔率。在集中整檔過程中，檔案行政管理部門派出業(yè)務(wù)能力強、工作經(jīng)驗豐富的業(yè)務(wù)人員，到各系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時解決各單位整檔工作中出現(xiàn)的一些具體業(yè)務(wù)問題，使案卷質(zhì)量不斷提高。同時，保證了各單位歸檔材料及時整理歸檔，防止了歸檔材料的堆積、散失，使歸檔率不斷提高。

（二）集中整檔減輕了檔案業(yè)務(wù)部門的負擔(dān)，調(diào)動了基層檔案員的積極性。集中整檔過程，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員到各系統(tǒng)蹲點進行監(jiān)督指導(dǎo)，變過去的“一指導(dǎo)一”為現(xiàn)在的“一指導(dǎo)若干”，由點擴大到面，提高了業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的工作效率，減少了重復(fù)勞動，減輕了工作壓力。同時，及時面對面監(jiān)督指導(dǎo)，調(diào)動了檔案員參加集中整檔的積極性、主動性，保證了集中時間內(nèi)，能集中精力及時完成本單位年度立卷歸檔工作，確保了各單位入庫檔案的齊全完整及連續(xù)性。

（三）集中整檔加強了各單位檔案人員之間的交流，擴大了檔案工作的影響面。集中整檔，人員集中，時間集中，地點集中，形成了一個團體，為檔案工作人員提供了一個相互交流、互為促進的工作平臺，增加了相互接觸學(xué)習(xí)的機會，有利于傳遞檔案工作的新理念，有利于思想解放和觀念創(chuàng)新。同時集中整檔不僅有一定的規(guī)模，且具有一定的聲勢，無形中成了一種沒有文字的宣傳，極易引起社會各界、單位部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，從而擴大檔案工作的影響面，促進了各單位檔案工作扎實有效地開展。

二、基層檔案工作中開展集中整檔的困難

集中整檔在基層檔案工作中發(fā)揮著重要的作用，但在開展集中整檔工作中存在著一些困難，主要有以幾方面的因素：

（一）意識因素。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)思想重視程度不夠，對集中整檔工作的關(guān)注度和支持力度相對不高。而部分檔案員集中整檔的意識不強，致使一些檔案材料較少的單位，認為沒必要參加集中整檔；而一些檔案材料很多的單位覺得太麻煩，參加集中整檔的積極性不高；有些繁忙的兼職檔案員無暇顧及錯過了集中整檔時間等等，造成集中整檔有組織、無落實，從而影響了集中整檔工作的全面順利開展。

（二）人力因素。目前，一些基層單位檔案管理人員配備不足，隊伍不穩(wěn)定，人員素質(zhì)參差不齊；部分基層單位受人員不足的局限，往往未能配備專職的檔案管理人員，他們往往身兼數(shù)職，工作任務(wù)較重，無法一門心思搞好檔案管理工作。此外，除個別檔案管理優(yōu)秀單位外，許多基層單位的檔案管理人員還更換頻繁，缺乏檔案管理工作的專業(yè)知識，其業(yè)務(wù)知識只能依靠上級業(yè)務(wù)部門的培訓(xùn)和自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢積累，從而使集中整檔工作的質(zhì)量和效率受到影響。

（三）部門因素。業(yè)務(wù)主管部門指導(dǎo)力度有待加強。各業(yè)務(wù)主管部門對基層單位集中檔工作有一定的組織、指導(dǎo)制度和措施，但力度不夠，而且大多指導(dǎo)不夠深入，其做法主要是“三看”。一看立卷歸案的速度快不快；二看歸檔的材料全不全；三看裝訂成冊的檔案是否符合要求。對集中整檔的效果和作用，缺乏深層長期的關(guān)注和檢查，集中整檔工作變成一項突擊性、階段性的工作，有重過程、輕效果的傾向，集中整檔工作的影響力受到局限。

三、如何有效開展集中整檔工作

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)。集中整檔工作堅持“主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，檔案局統(tǒng)一組織，各協(xié)作組具體管理，業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督到位”的原則，及時調(diào)整充實集中整檔領(lǐng)導(dǎo)小組，采取集中管理，責(zé)任到人的辦法，加強領(lǐng)導(dǎo)、組織、管理、指導(dǎo)各個環(huán)節(jié)的力度，形成黨委政府關(guān)心支持檔案事業(yè)，各部門重視支持檔案工作的新格局，確保各項管理措施落實到位。

（二）提高宣傳力度。注重發(fā)揮媒體、網(wǎng)絡(luò)作用，利用建立基層檔案員群、各種培訓(xùn)班、年度檔案工作會議等多種渠道加強集中整檔工作重要性的宣傳，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、部門支持、檔案員積極參與的集中整檔新局面，提升檔案工作的影響力，充分調(diào)動廣大基層檔案員的積極性，進一步增強他們的責(zé)任感、使命感，切實提高集中整檔實效性的發(fā)揮。

（三）強化培訓(xùn)指導(dǎo)，提高基層檔案人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員必須具備扎實的檔案專業(yè)知識，熟練掌握具體操作方法。因此對檔案人員特別是對檔案新手和兼職檔案員要及時進行專業(yè)培訓(xùn)，集中學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識。通過專題業(yè)務(wù)講座、現(xiàn)場實際操作講解等方式，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，熟練掌握整理歸檔的操作方法，切實提高業(yè)務(wù)技能，確保集中整檔工作高質(zhì)量完成。

四、總結(jié)

總之，集中整檔工作關(guān)系到基層檔案工作的質(zhì)量和水平，必須扎實有效地開展，營造“社會關(guān)注、國家重視、人人關(guān)心”的檔案氛圍，推進集中整檔工作進一步規(guī)范化、科學(xué)化、常態(tài)化，推動基層檔案工作整體水平不斷提高。

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