人防工程檔案銷毀鑒定的問題與對策研究
——以杭州市為例

文/杭州市公用人防工程管理維護(hù)中心（杭州市人民防空檔案館） 朱玲

人防工程檔案銷毀鑒定的問題與對策研究
——以杭州市為例

文/杭州市公用人防工程管理維護(hù)中心（杭州市人民防空檔案館） 朱玲

本文以杭州市為例，就人防工程檔案的銷毀鑒定展開研究，以期逐步規(guī)范此項(xiàng)工作，進(jìn)而促進(jìn)人防工程檔案館（室）藏結(jié)構(gòu)更加合理，整合工程檔案信息資源，提高檔案利用效率，推進(jìn)工程檔案開發(fā)利用，服務(wù)人防事業(yè)。

杭州；人防工程；檔案銷毀鑒定

檔案銷毀鑒定，即對到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，研究其繼續(xù)保存的價(jià)值，確定是否需要銷毀。它是判定檔案價(jià)值、確定檔案保管期限、決定檔案命運(yùn)、確保檔案質(zhì)量的重要工作，關(guān)系檔案“生死”和檔案工作全局。杭州市的人防工程檔案管理工作經(jīng)過多年努力，已取得一定進(jìn)步：杭州市人民防空檔案館正式掛牌成立；《杭州市人防工程檔案管理辦法（試行）》作為杭州市首次針對人防工程檔案管理工作出臺的規(guī)范性文件，已由杭州市人防辦、杭州市檔案局聯(lián)合發(fā)布實(shí)施；隨著《杭州市人防工程文件材料歸檔整理操作規(guī)程》（以下簡稱《操作規(guī)程》）的正式印發(fā)，多個(gè)區(qū)、縣（市）人防部門相繼啟動早期工程檔案的歸檔、數(shù)字化工作，杭州市的人防工程檔案工作正呈現(xiàn)出積極、良好的發(fā)展勢頭。

一、杭州市人防工程檔案銷毀鑒定工作現(xiàn)狀

（一）杭州市人防工程檔案館（室）藏現(xiàn)狀。根據(jù)《杭州市人防工程檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）的規(guī)定，杭州市的人防工程檔案主要分為：自建人防工程檔案、結(jié)建審批管理檔案、兼顧人防工程檔案、人防工程規(guī)劃檔案和人防工程管理檔案。各類檔案的館（室）藏情況：1.杭州市人防工程檔案的保管工作主要分市、區(qū)兩級人防部門進(jìn)行，其中，市人防檔案館負(fù)責(zé)保管六城區(qū)（上城區(qū)、下城區(qū)、江干區(qū)、拱墅區(qū)、西湖區(qū)、余杭區(qū)）、杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的結(jié)建審批管理檔案和兼顧人防工程檔案，及市本級自建人防工程檔案，其余檔案由各部門和各區(qū)、縣（市）人防主管部門按職責(zé)自行管理，部分地區(qū)已進(jìn)行了檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理。2.截至2017年6月，市人防檔案館人防工程檔案總量已突破5萬卷（件），約占全市人防工程檔案總量的45%。3.為便于文件材料的收集和利用，杭州市采用“年度—類別—文件”的方法對占總量最大的結(jié)建審批管理檔案進(jìn)行歸檔，其優(yōu)點(diǎn)是各類別檔案收集時(shí)間跨度小，便于歸檔，后期利用方便；缺點(diǎn)是文件材料重復(fù)歸檔的情況比較多。

（二）杭州市人防工程檔案銷毀鑒定工作現(xiàn)狀。經(jīng)過努力，隨著《管理辦法》和《操作規(guī)程》的出臺，杭州市已形成了相對固化的人防工程檔案保管期限和歸檔范圍表，有關(guān)規(guī)定已較為完善、成熟。但人防工程檔案的銷毀鑒定工作還不成體系，檔案價(jià)值研究還較為零散。在工程檔案的銷毀鑒定工作上，機(jī)構(gòu)還不健全，缺少明確的管理制度和規(guī)章，沒有系統(tǒng)性地開展人防工程檔案價(jià)值研究，有個(gè)別單位認(rèn)為鑒定工作“吃力不討好”，對工程檔案持“寧多勿少”的態(tài)度，到保管期限的檔案“留著總是沒錯的”，在檔案銷毀上往往把“暫緩執(zhí)行”變成了“不執(zhí)行”，以致工程檔案沒人鑒定、不敢鑒定，浪費(fèi)了人力、物力，特別是占用了有限的庫房資源，與標(biāo)準(zhǔn)化管理的目標(biāo)不相符合。目前，杭州市急需組織銷毀鑒定的人防工程檔案主要集中在結(jié)建審批管理檔案中。這批檔案大多為2000年以前，保管期限為長期，總量約占全市人防工程檔案總量的10%，已有20多年“高齡”，部分工程隨著城市基礎(chǔ)建設(shè)已改建或拆除，檔案中記載的工程信息已與實(shí)際不符。因此，急需盡快建立健全人防工程檔案的銷毀鑒定制度，對這些檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，避免使人防工程檔案陷入不知“何去何從”的尷尬境地。

二、杭州市人防工程檔案銷毀鑒定問題的對策分析

（一）將檔案價(jià)值作為檔案銷毀鑒定的核心標(biāo)準(zhǔn)。檔案的銷毀鑒定是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，檔案價(jià)值是檔案工作重要性的核心表現(xiàn)，是檔案在歷史長河中始終占有一席之地的根本原因。人防工程檔案的銷毀鑒定工作應(yīng)當(dāng)將檔案價(jià)值列為此項(xiàng)工作的重要依據(jù)，以之為標(biāo)尺，使之為館藏建設(shè)、檔案利用、檔案信息化等各項(xiàng)工作提供便捷，避免在實(shí)際工作中因研究方向和目的不同，造成對檔案價(jià)值認(rèn)識的偏差，“過度保留”已到保管期限的檔案，或者輕率拋棄具有保存價(jià)值的檔案。

（二）系統(tǒng)開展人防工程檔案價(jià)值研究。應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)開展人防工程檔案價(jià)值研究，根據(jù)人防實(shí)際，確立人防工程檔案保存價(jià)值的鑒定原則：1.融合原則。應(yīng)當(dāng)與杭州市社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、城市基礎(chǔ)建設(shè)結(jié)合起來，重點(diǎn)關(guān)注涉及人防規(guī)劃、人防工程平戰(zhàn)轉(zhuǎn)換、人防工程維護(hù)管理等方面的檔案數(shù)據(jù)信息，圍繞人防工程的特殊屬性，分類別展開研究。對于具有保存價(jià)值的人防工程檔案，應(yīng)當(dāng)積極挖掘其數(shù)據(jù)資源潛力，加快建設(shè)人防工程基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺，以電子地圖為載體，融合各類數(shù)據(jù)信息，為規(guī)劃、審批、監(jiān)管、維護(hù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)。2.系統(tǒng)原則。應(yīng)當(dāng)改“個(gè)體勞動”為“系統(tǒng)合作”，組織檔案和相關(guān)管理部門一道，多方面、深入開展各類人防工程檔案的核心價(jià)值研究，將其作為檔案鑒定的核心標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。3.實(shí)用原則。檔案鑒定人員只有深入檔案利用中去，才能知道“什么檔案”對“什么工作”有用以及“有多大用”，才能充分了解人防業(yè)務(wù)工作“需要什么”，制定出更符合實(shí)際工作需要的工程檔案銷毀鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

（三）規(guī)范組織人防工程檔案銷毀鑒定工作。檔案鑒定工作“無力”的根本原因是檔案銷毀的責(zé)任重大和不可逆性，在“銷毀”面前，“留存”成為不少單位“更好”的選擇。應(yīng)當(dāng)著力“減輕”有關(guān)部門和人員的工作壓力，將人防工程檔案銷毀鑒定工作擺上議事日程，列入工作計(jì)劃，設(shè)立鑒定聯(lián)席議事機(jī)構(gòu)，制定年度計(jì)劃，完善工作制度和流程，提高檔案管理人員，特別是鑒定人員的檔案專業(yè)水平，定期組織銷毀鑒定工作，擺脫檔案日常管理中“遇到鑒定繞道走”的尷尬境地，走出停滯不前的低谷。