加強檔案的管理工作 促進檔案管理的規(guī)范化

文/中國太平洋人壽保險股份有限公司河北分公司 張曉莉

加強檔案的管理工作 促進檔案管理的規(guī)范化

文/中國太平洋人壽保險股份有限公司河北分公司 張曉莉

作為一項服務性、政治性的工作，檔案在現(xiàn)代化的今天扮演著越來越重要的角色，為企業(yè)制定工作計劃、人事變動、經(jīng)營策略制定等提供依據(jù)。對此，應當加強檔案管理工作，使檔案管理更加規(guī)范、標準、合理地落實，充分發(fā)揮管理作用，提高檔案的使用價值。基于此，本文將著重分析和探討如何強化檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化。

檔案管理；規(guī)范化；使用價值

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作的重要性逐漸凸現(xiàn)出來，尤其是在人力資源配置與優(yōu)化的過程中，需要通過評定、晉級及提拔等一系列程序。為了保證檔案具有較高的使用價值，保險公司應當將目光落在檔案管理上，通過加強檔案管理，使其能夠根據(jù)企業(yè)檔案應用需要及檔案工作實際情況，有針對性地管控檔案工作的各個環(huán)節(jié)，保證檔案的真實性、有效性、完善性，以便公司能夠參考檔案，合理配置人力資源或制定經(jīng)營戰(zhàn)略，為公司長足發(fā)展奠定基礎。

一、重視檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化

回顧分析以往保險公司檔案管理工作的實際情況，確定因檔案管理與業(yè)務之間并不存在實質性的聯(lián)系，加之信息利用程度不高，致使公司領導對檔案管理的認識存在一定誤區(qū)，認為檔案管理僅是對材料的收集，保證檔案信息完好，滿足外調(diào)和查檔需要即可。也正是因為此種認識，才使得領導沒有親自參與檔案管理工作，相應的檔案管理人員不足、資金緊缺、基礎設施不配套等問題未能有效解決，嚴重影響檔案管理的有效性。

而在公司檔案工作越來越重要的今天，應當注意改變檔案管理現(xiàn)狀，促進其規(guī)范化發(fā)展。當然，要想做到這一點，首先就要提高公司領導對檔案管理的重視程度。也就是公司領導及檔案管理負責人應當深入了解檔案管理的相關理論，重新認識檔案管理及其重要性，進而根據(jù)檔案管理實際情況，樹立正確的、與時俱進的管理理念，并且制定檔案管理目標，以便合理規(guī)劃檔案管理工作，實施檔案管理責任制，真正將檔案管理落到實處。

二、完善管理制度，促進檔案管理規(guī)范化

考慮到保險公司無論是業(yè)務發(fā)展還是人才任用都需要有檔案信息的支持，所以，為了保證檔案信息的使用價值，在促進檔案管理規(guī)范化之際，還要注意進一步完善檔案管理制度。也就是對檔案管理工作落實的實際情況予以分析，確定檔案管理存在的問題，對比分析檔案管理制度是否有效執(zhí)行，以此來明確檔案管理制度的不足之處。在此基礎上，遵循“有法可依，有章可循”的原則，對檔案管理制度予以完善，如檔案歸檔制度、檔案工作人員職責、檔案保管制度等，進一步明確檔案管理的方法、原則、范圍、標準等，從而有效約束和強化檔案管理工作，使之能夠貼近公司檔案信息應用需要，科學合理地管控檔案信息收集、檔案信息整理、檔案信息分類、檔案信息保存等環(huán)節(jié)，提高檔案信息的使用價值。

三、培訓檔案人員，促進檔案管理規(guī)范化

作為檔案工作的主體，檔案人員的專業(yè)水平、職業(yè)素質、工作能力等方面的高低在一定程度上決定檔案工作質量的高低。為了保證檔案信息真實、準確、完善，能夠滿足保險公司的應用需求，在促進檔案管理規(guī)范化之際，還要注意加強對檔案人員的管理，也就是詳細了解檔案工作人員的工作績效、工作狀況，指出檔案工作人員的不足，進而樹立終身學習的觀念，積極開展繼續(xù)教育，如專業(yè)知識培訓、先進設備操作技能培訓、素質教育等，以便檔案管理人員整體水平得以提高，能夠在崗位工作中靈活、有效地利用基礎設施展開檔案收集、分析、分類、整理、保存等工作，挖掘并且保持有價值的檔案信息。

四、加強基礎建設，促進檔案管理規(guī)范化

檔案管理是一項具有機密性、復雜性、繁瑣性等特點的工作，在具體實施的過程中容易受到某些因素的影響，導致檔案管理效果不佳。為了改變現(xiàn)狀，促進檔案管理規(guī)范化發(fā)展，還要注意加強基礎建設，也就是立足于現(xiàn)代化檔案管理，積極引用先進技術，如計算機技術、信息技術、網(wǎng)絡技術等，根據(jù)檔案管理實際情況及管理需要，合理規(guī)劃檔案管理平臺，并且劃分管理模塊，如人員管理、設備管理、環(huán)境管理等模塊，以便在此平臺運作下，能夠系統(tǒng)跟蹤、分析檔案管理，提出有效的管理意見，以此來優(yōu)化檔案管理工作，使保險公司檔案管理規(guī)范化、有效化地開展。另外，還要對檔案管理相關的基礎設施予以檢查，如計算機、掃描儀等，對存在故障的設備予以維修維護處理、對老化損壞嚴重的設備予以更新，對需要系統(tǒng)升級的設備予以系統(tǒng)更新處理等，以此來加強基礎設施，滿足檔案管理應用需要。

五、結束語

基于本文一系列分析，確定在信息流通和應用越來越廣泛的今天，檔案管理對保險公司的發(fā)展越來越重要。所以，保險公司應當注意促進檔案管理規(guī)范化，提高檔案信息的使用價值，滿足企業(yè)人力資源配置或戰(zhàn)略制定需要。而要想促進檔案管理規(guī)范化，應當在重視檔案管理、完善管理制度、培訓檔案人員及加強基礎建設這幾方面下功夫。

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