檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

文/壽光市史志辦公室 楊娟

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

文/壽光市史志辦公室 楊娟

隨著信息化時代的全面發(fā)展，社會各行各業(yè)都充分運用著網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)，這同樣也不排除事業(yè)單位的檔案信息建設(shè)。由于傳統(tǒng)的檔案信息建設(shè)與管理比較繁雜和老舊，并且在個人信息的查找上耗時耗力，所以運用信息化來加強檔案的管理工作是非常有必要的。因此，本文將從檔案信息化建設(shè)的特征出發(fā)，探究其在事業(yè)單位檔案管理中的運用現(xiàn)狀，并思考如何提升其有效運用的力度，保證檔案管理工作的順利進行。

檔案信息化；檔案管理；思考

一、檔案管理信息化的主要特征

檔案管理信息化相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式有很大的區(qū)別，所以也就逐漸形成了自身獨有的特點，主要可以表現(xiàn)在以下幾點：

（一）數(shù)字化。與傳統(tǒng)的檔案資料管理不同，信息化檔案管理都是將這些檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化電子信息，不再以單純的紙質(zhì)材料作為查找的唯一方式。數(shù)字化的檔案管理主要是將相關(guān)信息都建立在一個數(shù)據(jù)庫中，并對這些信息進行有效的分類和整理，最后只需通過簡單的搜索就可以查到與之相關(guān)的所有信息。

（二）網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理信息化建設(shè)中最關(guān)鍵的一環(huán)，因為檔案中的所有信息都是通過網(wǎng)絡(luò)這一載體進行傳輸?shù)?，讓人可以隨時隨地獲取所需的信息材料。這種管理模式可以幫助事業(yè)單位提高檔案信息管理的工作效率，讓需求者和檔案工作人員可以順利地交接信息資料，發(fā)揮出檔案管理信息化的價值。

（三）智能化。智能化是檔案管理信息化的附加特征，因為信息化檔案管理具有數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，這就讓其也具有更為人工智能的搜索能力和篩選能力。對比傳統(tǒng)的人工查找和檢索會更加的快速便利。例如，想要查找某份文件，只需將幾個關(guān)鍵詞輸入進去，就會出現(xiàn)想要查詢的檔案內(nèi)容。這樣有助于檔案管理者節(jié)約工作時間，提高效率。

（四）簡易化。檔案管理信息化還有一個突出的特點則是簡易化。在以前的檔案管理中，人員更新較快，通過人工進行資料的查找會比較浪費時間，并且也不方便管理。而通過信息化的管理后，在網(wǎng)絡(luò)平臺上只需簡單地檢索就可以查到與之相連的信息，快捷迅速，不需要在大量的紙質(zhì)資料中去逐一尋找。

二、檔案管理信息化的運用現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠。雖然目前很多的事業(yè)單位跟隨互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢，引進了檔案信息化管理模式，但是實際運用效果非常不理想。最關(guān)鍵的是單位領(lǐng)導和檔案管理者意識上的缺乏，對其運用不夠重視，同時也沒有清楚地了解其對檔案管理的重要性和便利性，很多檔案信息都沒有及時地進行歸檔處理，導致信息的遺漏。并且由于很多事業(yè)單位的檔案管理人員不是青年人群，其思維觀念比較老舊，對檔案的管理依然采取紙質(zhì)的方法，并沒有意識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實效性，也就無法談及信息化的檔案管理模式了。

（二）管理員綜合素質(zhì)不高。部分事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理的工作沒有很深入的了解，所以整體檔案管理操作只是按部就班地通過最傳統(tǒng)的方法進行。而不像專業(yè)的檔案管理人員，有豐富的理論知識和實踐能力，學習過較為先進的檔案管理方法，明確檔案信息化建設(shè)的重要性。此外，還有部分檔案管理員對于工作并沒有太多的熱情，安于現(xiàn)狀，不思進取，不主動學習新的檔案管理方式。由此看來，目前很多管理員的綜合素質(zhì)不強。

（三）檔案檢索效率不高。從目前的檔案管理信息化運用情況來看，大多數(shù)事業(yè)單位還是采取傳統(tǒng)的檢索摸索，即通過人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經(jīng)驗豐富的檔案管理員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調(diào)整和改進，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

三、檔案管理信息化的完善措施

（一）高度重視檔案管理的信息化建設(shè)。要想全面地實施檔案管理信息化，就需要向所有的檔案管理員普及信息化管理檔案的重要性和優(yōu)勢，重視意識培養(yǎng)，建設(shè)好檔案信息化管理工作。檔案室需要投入一定的資金成本，購買先進的設(shè)備設(shè)施，建設(shè)綜合化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好硬件設(shè)施的準備工作，這也是檔案信息化建設(shè)的前提條件。只有塑造了這一層次的意識形態(tài)，才能夠讓檔案管理工作順利地開展和實施。

（二）提升檔案管理員的綜合素質(zhì)。檔案管理信息化同樣也是需要人工控制和操作的，而由于目前很多檔案管理員并沒有掌握計算機操作內(nèi)容，影響著檔案信息化的開展。因此，檔案室可以定時定期組織開展檔案管理員的業(yè)務(wù)水平提升培訓公開課，并結(jié)合課程知識，考核管理員的掌握程度。另外，還需要檢測管理員的實踐操作能力，保證檔案管理和檢索的質(zhì)量和速度成正比。

（三）提高檔案檢索效率。對很多檔案管理人員來說，檢索是日常工作內(nèi)容之一，而檢索工作效果的好壞與否主要涉及兩個方面：一是做好檔案信息的收集工作，保證信息資料的全面性。二是提高檢索的效率，快速獲得檔案信息。只有做好這兩個方面，才能有效地提升檢索的實際效率。

四、結(jié)語

綜上所述，通過對檔案信息化建設(shè)和完善措施的探究，發(fā)現(xiàn)其遠比傳統(tǒng)的檔案管理方式更加高效，可以節(jié)省人力和物力，減少不必要的經(jīng)濟支出。雖然目前檔案信息化管理的運用現(xiàn)狀不太理想，但是隨著網(wǎng)絡(luò)化的全面覆蓋，這將會是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。而且檔案信息化確實具有傳統(tǒng)手工檢索等方面不可比擬的優(yōu)勢，有助于檔案管理的正確、安全和高效。

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014.