加強電子檔案管理 確保檔案的安全利用

文/河北省任丘市華北油田公司數(shù)據(jù)中心（檔案中心） 王洪蕊

加強電子檔案管理 確保檔案的安全利用

文/河北省任丘市華北油田公司數(shù)據(jù)中心（檔案中心） 王洪蕊

伴隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)水平得到了進一步的提升，我們已經(jīng)進入到了電子信息時代。由于電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個行業(yè)中不斷融入，企業(yè)或者單位中的各種文件檔案存儲方式逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式。本論文通過對電子檔案的優(yōu)勢以及不足進行論述，列舉了加強電子檔案管理，確保檔案安全利用的相關(guān)措施，以供廣大研究人員參考。

安全利用；優(yōu)勢；不足

一、電子檔案的優(yōu)勢

（一）易于內(nèi)容保管。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔資料相比較，電子檔案解決了紙質(zhì)檔案在存儲階段中容易遇到的各種問題。例如，紙質(zhì)檔案非常容易受到外部環(huán)境的影響，溫度過高或者濕度過大都會對紙質(zhì)資料造成一定的損害。而隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)以及單位在存儲文檔階段，逐漸舍棄了紙質(zhì)的資料存儲方式，而采用電子文檔的方式存儲各種資料。通過將電子檔案放置到互聯(lián)網(wǎng)中，更加容易地實現(xiàn)了對資料內(nèi)容的保存，當(dāng)然也不會因為存儲時間過長而導(dǎo)致出現(xiàn)內(nèi)容缺失的現(xiàn)象。

（二）易于傳送查閱。因為電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具備互聯(lián)的特征，這就意味著電子檔案在保存到電子網(wǎng)絡(luò)之后，企業(yè)或者單位的各個部門都能夠通過訪問互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對該檔案的使用，較大程度地解決了檔案在傳輸過程中受到各個部門之間空間環(huán)境的影響，而造成傳輸速率低下的問題。不同部門在使用檔案時，可以直接在網(wǎng)上下載打印，提高了部門員工的工作效率。

（三）保證傳輸安全。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料來說，其在各個部門之間的傳送過程中，需要各個部門員工手動借閱，然后到打印室打印之后再到相關(guān)部門蓋章，整個過程較為麻煩，不利于提高員工的工作效率。而通過電子檔案的形式進行資料的傳輸查閱，則只需要兩臺電腦進行信息文檔的傳輸，而后在自身的部門中完成打印蓋章，不會造成檔案資料在傳輸階段出現(xiàn)丟失或者延誤的情況。

二、電子檔案的不足

（一）缺乏真實性。由于電子檔案在上傳至互聯(lián)網(wǎng)的過程中，并不帶有電子公章。當(dāng)需要上傳的文件是掃描文件時，因為掃描文件需要占據(jù)的空間比較大，并且在掃描的過程中會受到外部環(huán)境的影響而造成內(nèi)容出現(xiàn)缺失或者多次掃描的情況。電子文檔在傳輸?shù)倪^程中，也會受到不同工作人員根據(jù)自身需要而進行修改，因此不能保證上傳的電子文檔內(nèi)容的真實有效。

（二）缺乏安全性。近年來，科技的高速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及，為電腦黑客提供了更加便利的環(huán)境。黑客通過傳輸病毒等手段，能夠通過互聯(lián)網(wǎng)竊取企業(yè)或者單位中的各種電子檔案信息，同時將這些信息作為商品公然在網(wǎng)絡(luò)上叫賣，對于電子檔案的安全性造成了嚴重的威脅。

（三）要求專業(yè)性。當(dāng)今時代，電子檔案的興起對檔案管理人員提出了更高的要求，需要其不僅要掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)資料文檔的分類、錄入等操作，也需要具備相關(guān)的計算機軟件處理能力。為適應(yīng)時代的發(fā)展，需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新的知識，提高自身的專業(yè)素質(zhì)，進而提高其工作效率。

三、加強電子檔案管理，確保檔案的安全利用

（一）制定電子檔案使用制度。企業(yè)或者單位為保證內(nèi)部電子檔案在使用過程中的安全性，規(guī)范企業(yè)員工對于電子檔案的使用行為，需要制定科學(xué)、合理的電子檔案審批制度。即企業(yè)員工因工作任務(wù)的內(nèi)容需要查閱或者利用相關(guān)電子檔案的時候，需要向檔案管理人員進行報備，并且在獲得上級領(lǐng)導(dǎo)審批的情況下，才能完成該電子檔案的獲取。另外，需要結(jié)合企業(yè)自身的特點，建立電子檔案的管理制度，加強對企業(yè)員工檔案使用階段的管理，保證檔案內(nèi)容的保密性以及安全性。通過檔案管理制度，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理內(nèi)容相結(jié)合，提高企業(yè)或者單位的檔案管理效率。

（二）規(guī)范電子檔案保存原則。企業(yè)或者單位針對一些非常重要的檔案文件進行保存時，為了避免檔案在保存過程中出現(xiàn)丟失或者內(nèi)容缺少的情況，可采用電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存的方式進行檔案的提交管理。伴隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案為企業(yè)存儲資料信息系帶來便利的同時，也存在一些網(wǎng)絡(luò)方面的安全問題。因此，為最大限度地降低電子檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全風(fēng)險，可采用紙質(zhì)記錄的方式對相關(guān)資料進行二次存儲。通過將電子檔案以及紙質(zhì)檔案共同存儲的方式，確保檔案保存的資料更加安全、有效。

（三）提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。隨著企業(yè)或者單位對于資料的利用方式逐漸復(fù)雜化，為保證企業(yè)的檔案管理人員能夠正常地管理企業(yè)或者單位的電子檔案以及紙質(zhì)檔案，需要及時提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。一方面，需要檔案管理人員樹立正確的人生價值觀，認識到檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性。另一方面，需要檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)計算機技術(shù)，從而滿足日常電子檔案的相關(guān)處理工作。對于一些專業(yè)素質(zhì)較高的人員，企業(yè)可以培養(yǎng)其相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全知識，從而保證電子檔案在存儲階段的安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著科技的不斷進步，電子檔案的出現(xiàn)以及使用順應(yīng)了時代發(fā)展的潮流。相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案來說，電子檔案有使用方便、易于傳輸、易于保存的優(yōu)點，當(dāng)然也存在網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險等不足之處。企業(yè)或單位為保證電子檔案的高效管理以及安全使用，需要制定電子檔案管理制度以及電子檔案使用制度，規(guī)范企業(yè)員工電子檔案的使用行為，保證電子檔案的真實性。另外，加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)新的計算機技術(shù)，從而滿足企業(yè)或者單位日常工作的需要。

[1]于建光.淺議電子檔案的安全管理與利用[J/OL].企業(yè)改革與管理,2016(08):48.