針對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理論與實踐的三點思考

文/青島大學附屬醫(yī)院 唐春蕾

針對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理論與實踐的三點思考

文/青島大學附屬醫(yī)院 唐春蕾

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展帶來了檔案信息存儲、查詢的便利。企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理體制，大大促進了檔案的管理。本文從互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的聯(lián)系出發(fā)，闡述目前“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”存在的部分問題，探索解決的實踐策略，希望對部分企業(yè)有參考意義。

互聯(lián)網(wǎng)+檔案；檔案管理；信息互聯(lián)網(wǎng)

企業(yè)檔案作為企業(yè)重要的文化建設資料，在企業(yè)文化建設過程中發(fā)揮著重要的作用，它是在企業(yè)各項活動中形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻載體，是企業(yè)寶貴的不可再生性資源。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”將檔案的信息電子化，易存儲，檢索方便，大大簡化了人工管理紙質(zhì)檔案的繁瑣流程。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的應用推廣，有助于企業(yè)解放勞動力，有助于建設和完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，有助于企業(yè)快速查找檔案信息，快速了解企業(yè)內(nèi)部信息。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的理論基礎(chǔ)和管理模式

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理方式是計算機技術(shù)應用在企業(yè)管理中的體現(xiàn)，該模式以互聯(lián)網(wǎng)硬件、軟件的發(fā)展為基礎(chǔ)，建立包括企業(yè)員工、企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)大事件等方面的檔案記載和存儲，通過電子信息化的方式，將音響、文檔、圖片、錄音等形式的檔案內(nèi)容存儲于網(wǎng)絡中。方便企業(yè)后期進行的檔案模式、檔案工作、檔案管理、檔案宣傳、檔案館、圖書與檔案融合等環(huán)節(jié)的管理。

2001年，國務院辦公廳制訂了全國政府系統(tǒng)政務信息化建設的五年計劃，檔案界開始了電子文件管理的熱潮，并在10年間逐步影響了企業(yè)的檔案管理。2015年李克強總理提出的“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略計劃，成為引領(lǐng)我國傳統(tǒng)行業(yè)改革的重要戰(zhàn)略。我國學者張照余的著作《檔案信息網(wǎng)絡建設研究》及傅容校的著作《檔案管理現(xiàn)代化》逐漸從重視檔案的數(shù)字化到技術(shù)應用轉(zhuǎn)變，對企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的引導也是革命性的。

二、企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”實踐中存在的問題

企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理實踐是一個逐漸完善、積累的長期過程，檔案的信息隨著企業(yè)的發(fā)展逐漸變得豐富化，形成企業(yè)的發(fā)展史。在檔案管理中，企業(yè)常見的問題存在于對檔案變更的信息不能及時更新、補充，造成檔案有錯誤的地方，忽視了定期核查，長期缺乏核查導致檔案的失真。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，存儲逐漸積累成企業(yè)的寶貴財富，但是缺乏傳輸?shù)淖詣踊驼?，各部門都有不同的檔案，但是無法匯總和正確歸類，導致檔案的提取和檢索費時費力，企業(yè)管理者不能獲得檔案的準確資料。企業(yè)檔案的應用管理上缺乏內(nèi)部的文化傳承，過多關(guān)注檔案的信息堆積和分類管理，忽視檔案的延續(xù)性。

三、完善企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”應用的有效策略

（一）及時更正、替換信息，補全檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)檔案管理工作是對企業(yè)形成的各個門類、各種載體的檔案進行綜合管理，即收集、整理、保管和開發(fā)利用。企業(yè)在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營等各項活動中形成和積累的全部檔案的總和，是企業(yè)發(fā)展全過程的真實的原始記錄，是企業(yè)文化的積淀。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理實踐中，需要盡可能地實現(xiàn)檔案資料的電子化，每周核實一次檔案信息，將近期補充的檔案歸類，對更正的部門進行改正并告知其他部門。為了健全檔案數(shù)據(jù)庫，企業(yè)的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理中應當注重《員工暖心事集冊》檔案的編寫，將普通員工的一些小事載入企業(yè)檔案冊，注重員工對企業(yè)作出的貢獻。在后勤部門默默付出的各崗位員工，將該部分員工教導新人、學習新技術(shù)、兢兢業(yè)業(yè)的一面記錄在企業(yè)的檔案中，形成企業(yè)不斷創(chuàng)新、不斷開拓、不斷進取的文化理念，由建設到逐漸完善。

（二）完善檔案管理信息化和自動化。企業(yè)檔案管理隨著計算機的普及要求信息化和自動化，數(shù)字化的檔案管理能加強企業(yè)檔案信息管理模型的建設，方便檔案管理從多個角度檢索檔案，達到檔案檢索全自動化，實現(xiàn)檔案接收、存儲與提供利用信息一體化服務。對部分發(fā)展時間較長的企業(yè)，編寫紙質(zhì)企業(yè)、員工檔案，規(guī)整檔案照片，同樣是檔案工作部門健全企業(yè)文化的流程。完善檔案管理信息化和自動化在人工必須的檔案工作環(huán)節(jié)上主要表現(xiàn)為提高檔案工作操作人員的素質(zhì)及操作水平。企業(yè)可以定期舉行員工培訓，講解檔案管理工作的管理方法，如在檔案的組卷、裝訂上仔細核對，將各崗位的檔案按照時間順序排列規(guī)整，不影響日后的調(diào)檔利用，盡可能縮減歸檔程序。

（三）重視電子檔案企業(yè)文化的內(nèi)部傳承?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”管理將企業(yè)檔案作為一種精神文化，需要獲得內(nèi)部的傳承。企業(yè)內(nèi)一代代員工的優(yōu)良傳統(tǒng)和品格在新員工身上發(fā)揚光大，推動企業(yè)文化這棵大樹枝繁葉茂、碩果累累。企業(yè)系統(tǒng)注重老員工的“傳幫帶”作用和新員工培訓。在很多企業(yè)中，“師帶徒”、黨員結(jié)對子幫扶等已成為一種常態(tài)，通過老員工的傳幫帶，將先進的技藝和服務舉措發(fā)揚傳承下去。每年，新員工都要接受入職培訓，了解企業(yè)發(fā)展概況、企業(yè)文化、電力工業(yè)基礎(chǔ)知識、員工職業(yè)素養(yǎng)等。檔案管理是企業(yè)文化、企業(yè)精神、企業(yè)形象的體現(xiàn)，檔案工作是個長期、細致而且具有延續(xù)性和連貫性的工作，不能因為企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)程序繁瑣而忽視。例如企業(yè)內(nèi)部設立精神層面的榮譽獎勵，檔案工作過程中組織學習企業(yè)發(fā)展史，感受企業(yè)發(fā)展過程中的經(jīng)驗積累和傳承氛圍，重視文化的種子在企業(yè)生根發(fā)芽，企業(yè)的文化在企業(yè)內(nèi)部所有員工中得到傳承。

四、總結(jié)

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”在企業(yè)內(nèi)的應用實踐，要求企業(yè)逐步完善檔案的管理系統(tǒng)，多個部門溝通協(xié)調(diào)積極補全檔案信息，定期維護?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”與紙質(zhì)檔案手冊結(jié)合，形成企業(yè)的重要發(fā)展文化，加強檔案信息的安全建設和維護，保障企業(yè)的檔案在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)下，成為企業(yè)領(lǐng)導者正確決策的良好基礎(chǔ)。

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