電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析

文/寧夏水利廳水土保持局 齊曉磊

電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析

文/寧夏水利廳水土保持局 齊曉磊

電子辦公環(huán)境下文書檔案是利用計算機網(wǎng)絡(luò)和通信等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，實現(xiàn)管理自動化、高效化、合理化。現(xiàn)代通信技術(shù)不斷發(fā)展，文書檔案管理手段正在進行深刻的變革，檔案管理如何實現(xiàn)現(xiàn)代化、在電子辦公環(huán)境下合理進行管理，取決于是否能夠認識到電子辦公環(huán)境下文書檔案管理存在的問題，并能夠找出解決問題的相應(yīng)措施。

電子辦公環(huán)境；文書檔案；管理措施

文書檔案信息化是科技信息化時代的新興管理模式。在于把電子技術(shù)融入檔案整體的開發(fā)和利用中，實現(xiàn)檔案管理的時代性和先進性，有效地縮短管理時長，提高管理工作效率。實際上，在檔案管理工作中仍存在著一些問題，它影響著電子辦公的效率，制約著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，體現(xiàn)不出電子辦公的優(yōu)勢，是需要關(guān)注和解決的主要問題。

一、電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)缺點

（一）電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點。1.辦公自動化系統(tǒng)主要通過信息處理實現(xiàn)檔案的高效管理。以往傳統(tǒng)檔案管理工作從收發(fā)、歸檔、分類到編號、入庫等都需要大量人力，花費時間大。而辦公自動化技術(shù)可以使檔案管理流程簡化，使檔案管理變得更方便快捷。2.傳統(tǒng)的文件檔案容易發(fā)生內(nèi)容外泄、遺失等情形，文件因距離、天氣、人員管理等因素，傳送時長較長。而電子辦公環(huán)境下的文書檔案傳遞只需要在線完成即可，可以是電腦，也可以是手機，既快捷又省時。3.傳統(tǒng)的文書檔案保存受環(huán)境、氣候影響，容易造成毀壞，而電子版文書檔案受外因制約較小，保存更加方便，毀壞的可能性降低，具有顯著的穩(wěn)定性。4.傳統(tǒng)的文書檔案經(jīng)過時間的累積會造成資源的浪費，使管理變得十分不易。應(yīng)用辦公自動化技術(shù)實施管理工作，建立完善的管理體系，實現(xiàn)信息共聯(lián)，可以促進檔案的信息共享，文書的合理利用。

（二）電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的缺點。1.電子版文書檔案的保密性問題是一大隱患。電子文書檔案可以被修改，因條件通用，修改者可根據(jù)需求設(shè)置文書檔案的字體顏色和大小，不會留下修改痕跡，遭到破壞難以辨別是原件還是復(fù)印件。因此，電子版文書檔案容易被修改成為檔案管理工作的一大挑戰(zhàn)。2.因受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理員素質(zhì)相對不高，無法完全掌握電子技能，即使引進辦公自動化設(shè)備也不能發(fā)揮作用。所以，提高文書檔案管理者的計算機技能是電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作面臨的另一問題。

二、電子辦公環(huán)境下文書檔案管理存在的問題

（一）未能及時轉(zhuǎn)變觀念。信息時代人們開發(fā)信息的意識很強烈，但在實踐中，電子文書檔案管理起步比較晚，滯后于電子辦公環(huán)境的改造，一直處于封閉及半封閉的狀態(tài)，是個被遺忘的角落。單位對辦公自動化技術(shù)文書檔案管理認識還跟不上信息時代的變化要求，檔案管理員還沒有豐富的電子管理實踐經(jīng)驗，導(dǎo)致電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作得不到及時更新和提升。

（二）未能克服電子信息技術(shù)阻礙。電子信息技術(shù)對文書檔案管理工作的要求很高，需要專業(yè)系統(tǒng)保障，計算機知識涉及面廣、技術(shù)密集和更新速度快給文書檔案的管理工作帶來了一定的難度。所以，為保證文書檔案的真實性和完整性，信息安全技術(shù)是非常重要的，需要相關(guān)法律來保證其電子文件信息的安全。我國的相關(guān)法律法規(guī)尚未確立，因此暫時難以保證電子文書檔案的安全。同時電子文書檔案所涉及的個人隱私問題及信息管理、數(shù)據(jù)壓縮的技術(shù)尚未普及，也成為電子文書檔案管理工作中的阻礙。

（三）未能及時更新?lián)Q代基礎(chǔ)設(shè)備。電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理需要獲得最新計算機等電子設(shè)備的支持。在實際工作中，為順應(yīng)時代的發(fā)展，電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理雖然配置了一些基礎(chǔ)設(shè)施，但因經(jīng)費影響，大多是單位淘汰的陳舊設(shè)備，其他服務(wù)器、終端電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)和使用根本沒有更新?lián)Q代，還停留在紙質(zhì)文書檔案管理時代，從而導(dǎo)致電子辦公環(huán)境下的文書檔案工作難以發(fā)展，管理工作效率低下。

（四）未能更新電子文書檔案管理配套規(guī)章制度。為了確保電子文書檔案管理的規(guī)范統(tǒng)一，國家層面要及時更新出臺相關(guān)配套的電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全等方面的檔案管理規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范。目前，我國雖然已經(jīng)有成熟的文書檔案管理標準，但已遠遠不能適用快速發(fā)展的電子辦公環(huán)境下的電子文書檔案管理模式，所以要通過調(diào)研，結(jié)合實踐總結(jié)的經(jīng)驗，及時制定修改完善各項管理標準和技術(shù)規(guī)范，把電子檔案管理過程的每一環(huán)節(jié)都納入管理標準范圍中，檔案管理就會更具有科學(xué)性。

三、電子辦公環(huán)境下對文書檔案進行高效管理的對策

（一）將文書檔案管理觀念數(shù)字化。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，信息化時代的文書檔案管理需要全面革新，全面升級改版，要樹立信息化、數(shù)字化的文書檔案管理觀念，要適應(yīng)并依托信息化社會日益增長的現(xiàn)代信息技術(shù)，數(shù)字化的文書檔案管理建設(shè)要與電子辦公、區(qū)域電子政務(wù)、單位信息化建設(shè)相銜接，不能脫離。同時，數(shù)字化的文書檔案管理也應(yīng)該是高素質(zhì)的，各級檔案管理部門對檔案管理者應(yīng)加大培訓(xùn)教育力度和頻次，有效融合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進檔案管理方式的改革和技術(shù)創(chuàng)新。

（二）制定適用于文書檔案管理的標準和制度。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使文書檔案管理趨向科學(xué)高效，但同時文書檔案載體的多樣化，為電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理完善相應(yīng)法律法規(guī)創(chuàng)造了條件。首先，嚴格規(guī)范電子檔案建立過程，使其規(guī)范化。其次，修訂完善相關(guān)的制度配合文書檔案管理工作逐漸程序化、制度化，以此來提高管理工作的有效性。

四、結(jié)束語

電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理是新的改革契機，我國相關(guān)部門要牢牢抓住此次機遇，走上信息化管理的新道路，為今后的文書檔案管理工作打開一個新局面。

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