試論提高辦公室檔案管理工作效率的幾點思考

文/內(nèi)蒙古興安盟行政公署辦公室 劉洋

試論提高辦公室檔案管理工作效率的幾點思考

文/內(nèi)蒙古興安盟行政公署辦公室 劉洋

辦公室檔案的管理在如今快節(jié)奏的生活中顯得越來越重要，充分運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對其管理顯得尤為重要。為了提高辦公室檔案的管理效率，就需要不斷改革管理模式和辦法。

辦公室檔案；工作效率；思考

隨著信息時代的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，企業(yè)工作也對辦公管理的高效性和嚴(yán)密性提出了更高層次的要求。做好檔案工作，是辦公室的一項重要職責(zé)。檔案管理情況對提高內(nèi)部工作質(zhì)量有著密切的影響。文章分析了辦公室檔案管理工作對管理人員工作效率的影響，并闡述幾點解決辦法。

一、辦公室檔案管理工作的現(xiàn)況

辦公室檔案管理工作最大的職責(zé)就是使檔案保持完整，有利于辦公人員查詢和檢索。為了加強辦公室管理的建設(shè)，當(dāng)下企業(yè)單位不斷擴大對辦公室檔案的管理，提升檔案管理服務(wù)的水準(zhǔn)，逐步實現(xiàn)對辦公室工作的優(yōu)化目標(biāo)。但是企業(yè)內(nèi)部仍然存在一些問題，例如管理制度不健全、管理方式落后、工作人員素質(zhì)低下等，工作人員對加強檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有把檔案管理工作作為辦公室的重要工作對待。部分檔案管理人員工作觀念存在意識淡薄的問題。企業(yè)一心注重自己的業(yè)務(wù)，忽視了后勤及管理工作，沒有單獨建立檔案管理的資料室，造成在其發(fā)展過程中存在一些問題，需要采取一些相應(yīng)措施進行解決，提高企業(yè)的管理工作效率。

二、提升辦公室檔案管理工作效率的幾點思考

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，我們了解到辦公室檔案管理工作的重要性。我們通過查詢檔案，可以了解到企業(yè)管理者面對一些特別情況時制定的相關(guān)決策，對后來企業(yè)的管理和發(fā)展具有極大的參考價值，為其他部門的管理工作，提供了一定的保障。為了解決企業(yè)內(nèi)部辦公室管理檔案的部分問題，我們需要采取相關(guān)措施，以便于更好地開展辦公室管理工作。

（一）改正思想觀念。辦公室檔案的管理不能一直跟不上時代前進的步伐，要想讓企業(yè)的發(fā)展充滿生命力和積極性，就應(yīng)該對辦公室檔案管理工作重視起來。單位領(lǐng)導(dǎo)人員在謀劃和實施工作部署的同時，應(yīng)改正思想觀念，通過教育宣傳等工作，強調(diào)檔案管理的重要性，重視管理人員的工作。要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核，完善獎懲制度，重視管理人員的工作，多多鼓勵他們，使他們改變思想觀念，對辦公室檔案管理工作更加重視起來，這樣，工作效率也能得到極大的提升。

（二）加強管理手段。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)多學(xué)習(xí)先進的技術(shù)手段和管理技巧，定期對辦公室管理工作進行督察和指導(dǎo)。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案工作更加系統(tǒng)化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化。使用信息化管理手段進行管理，管理方式更加與時俱進。學(xué)會用現(xiàn)代化技術(shù)進行管理革新，提高企業(yè)內(nèi)部自身的技術(shù)含量和技術(shù)支持，用科學(xué)技術(shù)武裝自己，充分發(fā)揮電子檔案室的方便、快捷、大數(shù)據(jù)的優(yōu)良特點，整合內(nèi)部數(shù)據(jù)，減少工作失誤，大大提高了辦事效率。

（三）完善管理制度。檔案管理制度同其他管理制度共同支撐企業(yè)內(nèi)部管理框架，所以檔案管理制度應(yīng)當(dāng)被重視。制定檔案管理制度時，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，聯(lián)系各部門工作的實際情況，切實做到檔案管理符合推進業(yè)務(wù)開展和完善內(nèi)部管理的實際需要。建立健全的檔案管理制度，能夠協(xié)調(diào)各部門管理工作，約束管理工作人員的工作。使管理檔案工作能夠有條不紊，目標(biāo)明確地進行。管理工作的完善代表著監(jiān)督工作的完善，管理人員也更加細(xì)心地工作，管理工作的效率也得到很大提高。

（四）培養(yǎng)專業(yè)人員。企業(yè)應(yīng)該培養(yǎng)員工的專業(yè)水準(zhǔn)，使檔案管理人員之間相互配合，共同努力做好本職工作。企業(yè)應(yīng)該重視引進專門的技術(shù)人才，作為檔案管理工作的骨干力量。加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的法律意識和責(zé)任意識，減少錯誤的出現(xiàn)。要及時對檔案管理工作進行評估和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時要對檔案管理人員的實際進行客觀的實際考核。對于檔案管理人員來說，也要樹立良好的服務(wù)意識，要不斷更新自己的思想，建立正確的檔案服務(wù)目標(biāo)，通過學(xué)習(xí)提高自己的檔案專業(yè)技能。

（五）建立反饋機制。在完善檔案管理的期間，在強化各類制度的基礎(chǔ)上，要建立管理工作意見反饋機制。這種管理機制主要是在管理檔案過程中，根據(jù)實際情況提出意見，再反饋給管理人員，管理人員根據(jù)意見反饋及時進行改進。將意見及時反饋，能夠使管理工作更加完善，同時這種反饋機制能積極調(diào)動管理工作人員的積極性，從而提高管理人員工作的效率。

三、總結(jié)

總之，辦公檔案管理工作，需要信息技術(shù)管理系統(tǒng)以及完善的保障制度作為基礎(chǔ)，才能更好地提高檔案管理的工作質(zhì)量。辦公室檔案管理與其他工作密切相關(guān)，在企業(yè)的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。辦公室檔案涉及面廣，需要其他各部門人員的共同配合，多聽從工作人員的建議，逐層進行完善。只有不斷提高辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室管理的需求，才能使企業(yè)穩(wěn)定地發(fā)展。相信在企業(yè)人員的共同努力下，辦公室管理檔案管理的水平會得到很大的提升，有力推動各項事業(yè)快速健康地發(fā)展。

[1]陳艷云.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(02).

[2]許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業(yè)務(wù),2012.

[3]張曉光.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息,2013.