淺談特殊載體檔案對院前急救檔案工作的影響及對策

文/南寧急救醫(yī)療中心 唐夢雅

淺談特殊載體檔案對院前急救檔案工作的影響及對策

文/南寧急救醫(yī)療中心 唐夢雅

隨著社會主義現(xiàn)代化進程的進一步發(fā)展，檔案載體形式也日漸豐富，不再是單純的紙質(zhì)檔案，并出現(xiàn)了獎狀、印章、聲像等新的檔案記述載體形式，本文從檔案的概念及其特點、對院前急救檔案工作的影響、相應(yīng)措施等幾方面進行分析，旨在探索院前急救檔案管理信息化的新思維、新路徑。

特殊載體；檔案工作；影響及對策

甲骨文是可追溯的最早檔案記錄，以龜甲、獸骨為載體，記述了商王朝的諸如天文、地理、禮制、歷法、醫(yī)學(xué)、藝術(shù)等內(nèi)容，為后世印證歷史文獻提供了重要的參考依據(jù)。早期檔案載體形態(tài)五花八門，有甲骨、竹木、金石、貝葉等形式，漢后逐步演變成簡、帛、紙并用。

伴隨現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，數(shù)字信息化時代已經(jīng)悄然到來，為檔案事業(yè)的發(fā)展提出了新的要求。簡單的紙質(zhì)檔案載體形式已經(jīng)無法完全詮釋院前急救檔案工作，這就形成了獎狀、印章、聲像等新的檔案載體記述形式，它們的產(chǎn)生豐富了檔案貯存形式，深化了檔案工作內(nèi)涵，便于檔案工作的有利開展。

一、特殊檔案載體的概念及特點

特殊載體檔案就是19世紀技術(shù)革命以來所出現(xiàn)的照片、影片、幻燈片、縮微制品、磁性材料、光盤、激光卡等，它不僅在檔案材料上，而且在檔案的種類、內(nèi)容、格式和記錄方式上產(chǎn)生了飛躍。特殊檔案具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)點，存儲介質(zhì)的范圍極其廣泛，貯存包括圖像、音頻、文字、背景等內(nèi)容，立體彩色圖像替代平面的黑白圖像，飽滿的色彩和高保真的畫質(zhì)，都等同于向人們發(fā)出信號，新的檔案貯存方式讓檢索檔案變得更為直觀，在增添了人們對事物理解的廣度和深度的同時，更易提供給閱檔人便捷優(yōu)質(zhì)的視聽服務(wù)。

二、對于院前急救檔案工作的影響

院前急救檔案形成于院前急救業(yè)務(wù)工作，它對領(lǐng)導(dǎo)決策和推動業(yè)務(wù)發(fā)展具有一定的指導(dǎo)作用。由于歷史原因，院前急救檔案只拘泥于紙質(zhì)材料，形式單一，特殊載體檔案不僅增加了檔案內(nèi)容，擴大檔案的館藏，完善各門類檔案，同時為各部門提供全方位的服務(wù)，加大了檔案的使用和利用價值，促進檔案工作與院前急救業(yè)務(wù)的同步發(fā)展。

（一）擴寬了檔案的收集渠道。在科技信息化背景下，檔案收集不止在于紙質(zhì)材料，要收集涵蓋聲像、實物、電子等特殊載體檔案。在收集照片、錦旗和榮譽證書時，與紙質(zhì)材料比對，發(fā)現(xiàn)是否存在漏收缺收現(xiàn)象，保證檔案材料的完整性。在收集電子文件時將各科室需要立卷歸檔的材料存貯在介質(zhì)中，拷貝到計算機后進行歸檔處理并科學(xué)分類，分別轉(zhuǎn)化為光盤、磁帶、照片來收藏，或在計算機存貯。對年代久遠的檔案電子化問題，首先在計算機建立數(shù)據(jù)，通過用儀器一份一份進行文件掃描，然后存入計算機經(jīng)過分類排列，進行歸檔處理并存貯。

（二）激活了檔案的利用力度。特殊檔案載體的運用是極其廣泛的，不僅僅停留在歸檔查閱方面，它還在編寫檔案匯編材料、組織沿革、大事記等方面都具有一定的參考價值，在迎接上級各種檢查、日常業(yè)務(wù)等工作中提供幫助和支持。并且比紙質(zhì)檔案的運用更方便，可以直接在電腦上將所需要的資料復(fù)制、粘貼到所編寫的文章上，減少重復(fù)勞動，縮短編寫時間。能夠依靠分析檔案圖像大數(shù)據(jù)，整合檔案資料知識。利用檔案信息網(wǎng)格化，為使用者及時提供檔案信息，提高檔案的使用效率。

三、解決院前急救特殊檔案載體的有效途徑

加強特殊檔案管理工作，推動院前急救特殊檔案載體更上一個臺階，務(wù)必采取拓寬收集力度、建立相應(yīng)的制度、明確歸檔范圍、統(tǒng)一思想認識等一系列措施。

（一）積極收集資料，完善特殊檔案。1.實物檔案要注重收集受到上級部門表彰的榮譽、獎杯、獎狀等；已經(jīng)作廢的公章；友好人士來訪贈予的紀念品；上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士來中心訪問指導(dǎo)時的簽名、題詞、留言等實物材料。2.聲像檔案主要收集在重大公務(wù)活動中形成的照片、影音等影像資料，如上級領(lǐng)導(dǎo)視察、各種急救演練、重要醫(yī)療保健、重大院前搶救、公共衛(wèi)生突發(fā)事件、各種培訓(xùn)等照片。加強與老黨員、老同志的聯(lián)系，收集中心建立之初等不同時間段形成的珍貴相片，能生動還原當年院前急救的歷史風貌，再現(xiàn)院前急救的發(fā)展歷程，保證檔案材料的延續(xù)性。3.隨著辦公系統(tǒng)自動化的普及，工作中產(chǎn)生的大量電子文件、照片等資料，在收集紙質(zhì)材料時應(yīng)與所有的電子文件、照片等一起歸檔，杜絕漏收現(xiàn)象，保證檔案各門類齊全。

（二）加強宣傳力度，提高管檔意識。1.樹立身邊的先進榜樣，號召檔案員學(xué)習先進人物的理想信念，弘揚先進人物奮發(fā)向上、愛崗敬業(yè)、任勞任怨的精神，改變工作作風，轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案意識和歷史責任感。2.積極為檔案員訂閱檔案期刊、雜志，定期舉行檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們不但要學(xué)習檔案理論知識，還要熟悉計算機操作技術(shù)程序，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、影像技術(shù)等現(xiàn)代工作技能，提升整體素質(zhì)和管檔水準。

（三）完善制度建設(shè)，統(tǒng)一管檔標準。1.根據(jù)檔案法律法規(guī)以及現(xiàn)行院前急救行業(yè)工作特點分別制訂了《聲像檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》《電子檔案數(shù)字化管理辦法》，并依據(jù)市檔案局批復(fù)的《歸檔范圍和保管期限表》收集檔案，從源頭上確保特殊檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性管理。通過完善檔案流程，豐富管檔媒介，使檔案遵循章法，有法可依，從而不斷提高檔案法制化管理水平。2.規(guī)范檔案室的建設(shè)，檔案室除了配備“三鐵八防”，應(yīng)按規(guī)定完善管理設(shè)備，一方面邀請技術(shù)成熟的技術(shù)公司安裝監(jiān)控設(shè)備，充分保障檔案的安全，另一方面添置防磁柜、實物檔案柜、消毒柜、掃描儀器等，營造符合特殊檔案載體的保管條件。

（四）拓展利用途徑，創(chuàng)新查檔手段。1.完善檢索工具，提高檔案檢索速度。通過制定檔案的案卷目錄、卷內(nèi)目錄兩種手工檢索工具，能夠有效實現(xiàn)檔案目錄快速檢索，更好地為利用者服務(wù)。2.在信息飛速運轉(zhuǎn)的當下，運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)軟件進行計算機檢索已經(jīng)成為必然，把可供查考的檔案資料掃描后掛接到檔案查詢系統(tǒng)目錄上，在充分滿足檔案利用者需求的基礎(chǔ)上，使其更為直觀地看到檔案信息，為醫(yī)療體制改革、院前急救業(yè)務(wù)、科學(xué)研究的發(fā)展提供意見，最大程度實現(xiàn)信息溝通和資源共享。只有不斷改變檔案服務(wù)方式，創(chuàng)新利用理念，才能為檔案信息資源提供一個立體交互式的舞臺，提高檔案依存度，真正實現(xiàn)檔案價值。

[1]蔡曄.論新型檔案載體對檔案工作的影響[J].檔案與建設(shè),1997(11).

[2]朱紅俊,聶佳.談當前如何做好急救中心檔案管理工作[J].云南檔案,2007(7).