新醫(yī)改形勢(shì)下的知識(shí)管理對(duì)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

文/聊城市傳染病醫(yī)院 蘇海英

新醫(yī)改形勢(shì)下的知識(shí)管理對(duì)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

文/聊城市傳染病醫(yī)院 蘇海英

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代和新醫(yī)改形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理將成為知識(shí)管理，知識(shí)管理能夠?qū)崿F(xiàn)保管過(guò)程的細(xì)化，而且使得醫(yī)院檔案管理的業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了再造，通過(guò)流程更新的方式幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)存儲(chǔ)、共享和檔案創(chuàng)新。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案知識(shí)管理，必須將知識(shí)服務(wù)的理念融入組織文化中，以知識(shí)共享為目標(biāo)廣泛開(kāi)展合作，建立以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐的管理模式。

醫(yī)院檔案；知識(shí)管理；知識(shí)共享

21世紀(jì)是一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在知識(shí)的基礎(chǔ)上重新分配和運(yùn)用知識(shí)，從而有效地將知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的重要“資本”，進(jìn)而使得知識(shí)成為生產(chǎn)要素中最重要的組成成分。尤其在知識(shí)信息時(shí)代，資源的占有量越來(lái)越重要，結(jié)合新醫(yī)改背景，醫(yī)院檔案工作需要作出調(diào)整，進(jìn)而更好地服務(wù)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。檔案記載著醫(yī)院社會(huì)活動(dòng)中大量有知識(shí)價(jià)值的事實(shí)、技術(shù)成果和科學(xué)理論等。檔案的整理、編目、編研、開(kāi)發(fā)利用等工作都屬于知識(shí)勞動(dòng)，因此，對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的開(kāi)發(fā)也是一種知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)。有人曾說(shuō)：“知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理將成為知識(shí)管理，檔案服務(wù)成為知識(shí)服務(wù)，檔案機(jī)構(gòu)的核心功能將是檔案服務(wù)與開(kāi)發(fā)能力。”

與此同時(shí)，醫(yī)院檔案事業(yè)也將隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以及新醫(yī)改的到來(lái)發(fā)生深刻的變革。首先，醫(yī)院檔案文獻(xiàn)信息數(shù)量會(huì)出現(xiàn)激增，其次，醫(yī)院檔案載體的種類也趨于多樣化，更多的會(huì)以電子文件（主要包括光盤(pán)、視盤(pán)等）形式出現(xiàn)。然而電子文件管理方式有效地改變了傳統(tǒng)檔案模式，如更加重視檔案的特征、特性以及意義。在電子文件管理的幫助下，檔案信息的產(chǎn)生、形成以及歸檔、傳遞等都提高了效率，同時(shí)對(duì)人們運(yùn)用檔案也提供了極大的幫助。因此，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代及新醫(yī)改形勢(shì)下，要想使醫(yī)院檔案資源發(fā)揮作用，就需要對(duì)醫(yī)院中的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的科學(xué)管理，變硬性管理為一種軟性管理，即知識(shí)管理。

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的醫(yī)院檔案知識(shí)管理內(nèi)涵

醫(yī)院的檔案管理和我國(guó)檔案管理一樣劃分為三個(gè)階段：實(shí)體管理階段、信息管理階段和知識(shí)管理階段。知識(shí)管理是醫(yī)院檔案管理的高級(jí)階段。知識(shí)管理是以知識(shí)為核心，對(duì)知識(shí)本身及與其相關(guān)的各種資源進(jìn)行有效管理。知識(shí)管理的目的是形成知識(shí)共享，能夠及時(shí)滿足醫(yī)院對(duì)有關(guān)知識(shí)的需求，同時(shí)能夠協(xié)助醫(yī)院形成知識(shí)優(yōu)勢(shì)和產(chǎn)生價(jià)值。醫(yī)院檔案管理本身就是對(duì)知識(shí)的一種管理活動(dòng)和過(guò)程。因此，在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展新趨勢(shì)背景下，只有充分利用醫(yī)院檔案知識(shí)管理，才能推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新。

（一）醫(yī)院檔案知識(shí)管理使得醫(yī)院檔案保管過(guò)程實(shí)現(xiàn)了細(xì)化。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷普及和網(wǎng)絡(luò)信息傳遞及存取技術(shù)的應(yīng)用。醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)了從保管單位到知識(shí)元的細(xì)化。知識(shí)元是知識(shí)管理的基本單位，它是表達(dá)技術(shù)訣竅、管理要素、基本原理及思想方法等的基本單元，它是經(jīng)過(guò)專家研究、評(píng)價(jià)、提取、篩選以及測(cè)試通過(guò)后知識(shí)的“濃縮”。對(duì)電子文件以及數(shù)字化檔案來(lái)說(shuō)，采用以知識(shí)元為基礎(chǔ)的知識(shí)組織方式更能滿足用戶需要。

（二）醫(yī)院檔案知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)了知識(shí)共享。知識(shí)管理打破了知識(shí)的局限性，讓人們?cè)谛枰獧n案的時(shí)候便可以隨時(shí)利用，并且沒(méi)有地域限制，這更符合檔案利用開(kāi)放的初衷。從封閉到開(kāi)放，再到主動(dòng)提供服務(wù)，知識(shí)共享下的醫(yī)院檔案管理過(guò)程將更加有助于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案室等服務(wù)機(jī)構(gòu)的價(jià)值，改變以前故步自封的守舊狀態(tài)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息資源合作開(kāi)發(fā)模式是一種以“資源”為導(dǎo)向的開(kāi)發(fā)模式，它強(qiáng)調(diào)通過(guò)合作來(lái)促進(jìn)資源的利用與共享。主要包括各種科室合作、醫(yī)院檔案館與個(gè)人的合作、醫(yī)院檔案室與史志部門(mén)的合作等形式。知識(shí)管理視閾下的醫(yī)院檔案信息資源合作開(kāi)發(fā)模式則以隱藏在醫(yī)院檔案資源中的知識(shí)成分為基礎(chǔ)，通過(guò)知識(shí)的積累、組織、發(fā)現(xiàn)等流程，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案知識(shí)的最大開(kāi)發(fā)，以滿足知識(shí)服務(wù)的要求。它強(qiáng)調(diào)通過(guò)合作來(lái)促進(jìn)開(kāi)發(fā)方式、技術(shù)、產(chǎn)品以及宣傳利用手段的創(chuàng)新。知識(shí)管理視閾下的醫(yī)院檔案信息資源合作的最終目的是滿足深層次的開(kāi)發(fā)要求，以提供主動(dòng)滿足客戶需求的服務(wù)。

（三）醫(yī)院檔案實(shí)施知識(shí)管理是對(duì)醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)流程的再造。對(duì)醫(yī)院檔案知識(shí)的管理流程進(jìn)行優(yōu)化，這不僅可以促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的知識(shí)得到有序的開(kāi)發(fā)、傳播，同時(shí)還可以便于醫(yī)院最大化地應(yīng)用檔案知識(shí)，進(jìn)而更好地推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。圍繞醫(yī)院檔案中相關(guān)知識(shí)所具有的四點(diǎn)要素，即醫(yī)院檔案知識(shí)采集、存儲(chǔ)、共享和創(chuàng)新構(gòu)建檔案資產(chǎn)流程。1.檔案知識(shí)資產(chǎn)的采集。這主要是從知識(shí)視角角度分析，該文檔主要形成在于積累，特別強(qiáng)調(diào)知識(shí)收集以及建檔，同時(shí)也需要對(duì)醫(yī)院相關(guān)部分的知識(shí)作出評(píng)估、分析以及科學(xué)規(guī)劃，進(jìn)而能夠在全面建設(shè)知識(shí)管理體系的過(guò)程中，有效保障知識(shí)能夠被運(yùn)用、儲(chǔ)存和共享。2.檔案知識(shí)資產(chǎn)的存儲(chǔ)。在知識(shí)管理中，主要是按照知識(shí)管理特點(diǎn)而劃分不同資產(chǎn)管理的具體策略，即醫(yī)院檔案資源中的有形資源，主要的內(nèi)容包括：文獻(xiàn)、資料、檔案、公文以及圖檔等。因此，這就需要建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而可以更好地保障數(shù)據(jù)資源，同時(shí)也促進(jìn)數(shù)據(jù)資源能夠得到合理存儲(chǔ)。3.檔案知識(shí)資產(chǎn)的共享。這是知識(shí)管理中一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，一般在個(gè)人或者是小團(tuán)體中將知識(shí)有計(jì)劃地轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織知識(shí)之后，從而能夠?qū)⒅R(shí)實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)而也能夠創(chuàng)造新知識(shí)，同時(shí)也有效地實(shí)現(xiàn)知識(shí)生產(chǎn)循環(huán)的目標(biāo)。4.檔案知識(shí)資產(chǎn)創(chuàng)新。檔案知識(shí)創(chuàng)新主要指的是利用醫(yī)院?jiǎn)T工所采集、掌握以及吸收的知識(shí)而創(chuàng)新性地應(yīng)用在具體工作中，這能夠有效地解決實(shí)際工作中的具體問(wèn)題，而知識(shí)創(chuàng)新則主要是從外部有效掌握知識(shí)，并能夠結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部的情況，如個(gè)人、群體和整體等渠道進(jìn)行方法增進(jìn)，強(qiáng)化醫(yī)院之前所包含的知識(shí)，進(jìn)而能夠在各個(gè)不同的環(huán)節(jié)中有效實(shí)現(xiàn)資源的創(chuàng)新服務(wù)，使得知識(shí)共享能夠早日實(shí)現(xiàn)。

二、分析知識(shí)管理運(yùn)用在醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)中的具體策略

將知識(shí)管理的方式運(yùn)用在醫(yī)院檔案的管理工作中，主要的目的就是可以更好地提升檔案機(jī)構(gòu)中工作人員的效率，同時(shí)也能夠更好地優(yōu)化資源配置，因此，醫(yī)院檔案如何運(yùn)用知識(shí)管理就是一個(gè)十分重要的問(wèn)題，下文將作出具體分析：

（一）將知識(shí)服務(wù)理念和組織文化融合在一起。這主要是由于組織文化可以有效發(fā)揮其導(dǎo)向、激勵(lì)、凝聚以及約束的作用，這就使得知識(shí)服務(wù)可以在組織文化中更好地融入其中，此時(shí)醫(yī)院中的檔案資源就可以在崇尚知識(shí)、創(chuàng)新服務(wù)以及倡導(dǎo)學(xué)習(xí)中更好地提升醫(yī)院檔案工作人員的積極性，通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)更好地向檔案利用者提供服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享的目標(biāo)。

（二）將知識(shí)共享視為重要的目標(biāo)開(kāi)展合作。在醫(yī)院檔案室的工作人員需要不斷加強(qiáng)和其他各個(gè)部門(mén)的交流以及溝通，這是有效培養(yǎng)大家合作能力以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)的重要方式，同時(shí)在團(tuán)隊(duì)中分享知識(shí)以及管理經(jīng)驗(yàn)。由于醫(yī)院檔案所服務(wù)的對(duì)象具有一定的固定性，即內(nèi)部人員，其主要追求知識(shí)的共享，滿足組織工作的需求、此外，通過(guò)廣泛合作的方式而有效將檔案信息中所包含的資源合理地提供給用戶。

（三）將技術(shù)支持作為管理的重要方式。在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的環(huán)境下，醫(yī)院檔案的實(shí)體管理有重要作用，同時(shí)實(shí)施虛擬管理就需要發(fā)揮信息技術(shù)的支撐作用，這是知識(shí)管理所必不可少的條件。如數(shù)字檔案館以及檔案網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合等方式，都是依靠相關(guān)技術(shù)才得以實(shí)現(xiàn)，有時(shí)可以將信息技術(shù)視為其重要的生存之本。例如在辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)中，醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)運(yùn)用現(xiàn)代的技術(shù)能夠更好地提升工作人員的工作效率，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)資源節(jié)約的目的。因?yàn)樵谥R(shí)管理的系統(tǒng)中，海量數(shù)據(jù)能夠在存儲(chǔ)以及利用方面發(fā)揮重要作用，而技術(shù)支持則可以為知識(shí)共享提供幫助，檔案機(jī)構(gòu)中的知識(shí)需要進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

三、結(jié)語(yǔ)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)和新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院檔案事業(yè)的殷切期待，與我們醫(yī)院檔案管理落后的現(xiàn)狀之間的反差是巨大的。應(yīng)該看到，由于對(duì)自身資源開(kāi)發(fā)不夠，醫(yī)院檔案工作發(fā)展的相對(duì)滯后現(xiàn)象非常嚴(yán)重。因此，在新醫(yī)改形式下醫(yī)院檔案管理工作必須進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理觀念的更新、醫(yī)院檔案管理方法和手段的創(chuàng)新以及知識(shí)管理型人才的培養(yǎng)，是我們新形勢(shì)下面臨的緊迫任務(wù)。

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