高?；n案管理存在的問題與對(duì)策

文/安徽建筑大學(xué) 張良；安徽廣播電視大學(xué) 郭玉娟

高校基建檔案管理存在的問題與對(duì)策

文/安徽建筑大學(xué) 張良；安徽廣播電視大學(xué) 郭玉娟

本文對(duì)高?；n案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，總結(jié)了高?；n案管理中存在的四個(gè)主要問題，并針對(duì)這四個(gè)問題提出了改進(jìn)高?；n案管理，促進(jìn)高?；n案管理科學(xué)化的方法與途徑。

基建檔案；管理；改進(jìn)

近年來，教育教學(xué)的改革與發(fā)展，給我國高等教育事業(yè)帶來了發(fā)展契機(jī)，高?；üこ探ㄔO(shè)也大力開展起來，硬件基礎(chǔ)設(shè)施得到改善的同時(shí)，高校檔案特別是基建檔案管理工作迎來了一系列新的挑戰(zhàn)。

高校基建檔案是檔案管理的重要內(nèi)容之一，它是學(xué)校發(fā)展建設(shè)歷程的真實(shí)歷史記錄。完備的高?；n案為學(xué)校在不同階段的建設(shè)、決策、修繕、拆并、使用和改造等項(xiàng)目提供了原始的憑證和依據(jù)。高校基建檔案對(duì)加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障高校可持續(xù)發(fā)展，增強(qiáng)學(xué)校檔案整體工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

一、高?；n案的特點(diǎn)

基建檔案是按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準(zhǔn)確、成套、系統(tǒng)的基建資料，是在工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中創(chuàng)造的知識(shí)成果。基建檔案分類管理錯(cuò)綜復(fù)雜，形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有專業(yè)性的特點(diǎn)，是工程項(xiàng)目形成的一系列成套性的材料。基建工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收完成需要較長周期。伴隨建筑物的長期存在使得基建檔案的保存具有現(xiàn)實(shí)意義。正是基建檔案自身專業(yè)性、成套性、周期長、現(xiàn)實(shí)性等特征，使得基建檔案管理具有復(fù)雜性，成為高校檔案管理工作的難點(diǎn)與薄弱點(diǎn)。

二、高?；n案現(xiàn)狀

（一）基建檔案收集不齊全，歸檔質(zhì)量不高?；n案的現(xiàn)實(shí)性等特征決定其需要永久保存，亦對(duì)歸檔材料質(zhì)量提出較高要求。由于有些基建部門認(rèn)為材料放在自己的部門查找方便，便于保管利用，不樂意向檔案館移交材料，造成高校檔案收集不齊全，相關(guān)材料缺失嚴(yán)重。從檔案館已歸檔的檔案來看，有些歸檔圖紙被隨意涂寫，有些甚至是復(fù)印件，普遍存在歸檔材料質(zhì)量較差，不符合歸檔要求。

（二）管理方式落后、硬件不達(dá)標(biāo)、制度不健全。許多高校沒有獨(dú)立的檔案館，而是作為學(xué)校輔助部門。因此在一定程度上檔案館建設(shè)不受重視，硬件不達(dá)標(biāo)，制度不健全，亦使基建檔案管理受到了影響。另外基建檔案信息化程度普遍較低，基建檔案的管理效率低，工作強(qiáng)度大，大都沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案資料磨損狀況嚴(yán)重。即便使用檔案信息管理系統(tǒng)也只能檢索到基件檔案的目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。

（三）管理人員基建專業(yè)知識(shí)欠缺。高校檔案工作人員大多不熟悉基建業(yè)務(wù)或缺乏基建專業(yè)知識(shí)。然而，高?；üこ痰臋n案管理工作倘若由基建部門的工程管理人員負(fù)責(zé)，由于工程管理人員主要的工作重心在工程過程管理，沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案培訓(xùn)，檔案工作實(shí)際操作技能較弱，缺乏基建檔案的收集管理經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員主要負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理、立卷、歸檔和利用等一系列管理工作。所以高?；n案管理存在薄弱環(huán)節(jié)就不難理解。這種情況嚴(yán)重影響了基建檔案的利用效果。

三 、提高高校檔案管理科學(xué)化的對(duì)策

（一）加大檔案工作宣傳力度，增強(qiáng)對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)。對(duì)基建、檔案等管理相關(guān)部門人員進(jìn)行主題宣傳，通過各類途徑、各種形式提高包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部及各級(jí)管理工作者對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。讓基建檔案管理的重要性深入人心。依靠主管領(lǐng)導(dǎo)在人力、財(cái)力及資源配置等方面的支持，依靠各級(jí)管理工作者的配合，為基建檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，創(chuàng)造一個(gè)積極健康的環(huán)境。

（二）完善制度與管理體制，制定明確的約束檢查考核機(jī)制。要建立和完善基建檔案管理規(guī)章制度，細(xì)化基建檔案的收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等業(yè)務(wù)工作中的各項(xiàng)制度，明確各檔案管理工作的崗位職責(zé)。完善管理體制，在學(xué)校層面設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)和專職人員，基建工程的參加單位均應(yīng)該建立檔案機(jī)構(gòu)和專兼職檔案人員，構(gòu)建校企一體的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。學(xué)校的紀(jì)律檢查部門也要針對(duì)檔案管理工作制定明確的檢查考核制度，對(duì)檔案工作進(jìn)行專項(xiàng)的監(jiān)督管理、定期考評(píng)，責(zé)任落實(shí)到人，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的整理滯后、遺漏等問題及時(shí)發(fā)出預(yù)警并進(jìn)行處理，基建檔案管理水平才能在制度制約和監(jiān)督下大幅度提升，使基建檔案管理納入學(xué)校系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理中來。

（三）加強(qiáng)建設(shè)單位與檔案管理部門之間銜接。基建部門是基本建設(shè)材料的形成、匯總部門，需注重對(duì)各階段建檔工作實(shí)施有效監(jiān)督?；n案工作要與各項(xiàng)工作做好兩個(gè)同步，即檔案工作一開始就與工程建設(shè)的布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收同步進(jìn)行；基建檔案工作的竣工材料的積累、整編、審定要與施工的進(jìn)展同步進(jìn)行。另外，加強(qiáng)檔案部門與學(xué)?；ú块T，城市城建檔案館與建設(shè)單位之間的配合，有利于高?；n案工作的順利完成。

（四）提高檔案管理的專業(yè)化、數(shù)字化管理水平。各行各業(yè)分工日益精細(xì)化和專業(yè)化。要提高檔案管理水平，很關(guān)鍵的一個(gè)要素就是要引進(jìn)專業(yè)的基建檔案管理人才，或者從基建工程管理隊(duì)伍中抽調(diào)人員作為專職的檔案管理員，這樣才能做到責(zé)任落實(shí)到人，術(shù)業(yè)有專攻，提高基建檔案管理的專業(yè)化水平，才能提升基建檔案的歸檔管理水平?，F(xiàn)代化管理模式對(duì)檔案管理提出新要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理特別是基建檔案也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流。對(duì)掃描儀、傳真機(jī)和服務(wù)器等相應(yīng)的硬件基礎(chǔ)進(jìn)行完備，實(shí)現(xiàn)檔案的全文掃描。使用先進(jìn)的檔案管理軟件，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢、保管和歸檔，這樣充分發(fā)揮了檔案信息的作用，提高了基建檔案的查詢、檢索和應(yīng)用效率。在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，各高校運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)對(duì)學(xué)校的基建檔案進(jìn)行歸檔處理，再將文件上傳到檔案管理軟件，形成數(shù)字檔案，以邏輯化歸檔形式通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)文檔一體化。這樣以電子文件管理基建檔案既節(jié)省了基建檔案實(shí)體的存儲(chǔ)空間，也增進(jìn)了檔案管理數(shù)字化水平。

四、結(jié)語

如上所述，影響高校檔案管理工作的因素很多，只有給予充分的認(rèn)識(shí)、高度重視，對(duì)管理中好的做法及時(shí)總結(jié)、提煉、推廣，才能從基礎(chǔ)上提升基建檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校檔案整體管理水平，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)保駕護(hù)航。

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【該項(xiàng)目是安徽省教育基本建設(shè)學(xué)會(huì)2016-2017一般課題，課題名稱：高?；n案的科學(xué)化管理與應(yīng)用，項(xiàng)目編號(hào)：1612-5；該項(xiàng)目是安徽省高校檔案工作協(xié)會(huì)基金2016年一般研究項(xiàng)目，課題名稱是高校檔案從業(yè)人員培訓(xùn)模式研究，項(xiàng)目編號(hào)：2016yb22】